Abmahnung für die Personalakte als Muster

Aktualisiert am 12. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher

Die folgende Vorlage für eine Abmahnung zur Aufnahme in die Personalakte wurde rechtlich geprüft und gründlich von Fachleuten gegengelesen, um ihre Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Diese Mustervorlage stellt sicher, dass alle wesentlichen rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Abmahnung zur Aufnahme in die Personalakte

Name und Anschrift des Arbeitgebers
Name und Anschrift des Arbeitnehmers

Ort, Datum

Betreff: Abmahnung und Aufnahme in die Personalakte

Sehr geehrte/r Frau/Herr _______,

hiermit sprechen wir Ihnen eine Abmahnung aus. Anlass hierfür ist folgendes Fehlverhalten:

Beschreibung des Fehlverhaltens: Am [Datum des Vorfalls] haben Sie [genaue Beschreibung des Vorfalls, z.B. unentschuldigtes Fehlen, wiederholtes Zuspätkommen, Verstoß gegen betriebliche Anweisungen etc.].

Dieses Verhalten stellt eine erhebliche Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten dar. Wir weisen Sie darauf hin, dass ein derartiges Verhalten nicht toleriert werden kann und fordern Sie hiermit auf, dieses zukünftig zu unterlassen.

Diese Abmahnung wird in Ihre Personalakte aufgenommen. Wir erwarten von Ihnen, dass Sie Ihr Verhalten zukünftig den arbeitsvertraglichen Pflichten anpassen und derartige Verstöße unterlassen.

Falls sich Ihr Verhalten nicht bessert, behalten wir uns weitere arbeitsrechtliche Schritte vor, die bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können.

Bitte bestätigen Sie uns den Erhalt dieser Abmahnung schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift des Arbeitgebers
Name des Arbeitgebers
Position

Durch eine Abmahnung rügt der Arbeitgeber ein bestimmtes Fehlverhalten des Arbeitnehmers und fordert ihn dazu auf, dieses Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen und seinen arbeitsvertraglichen Pflichten ordnungsgemäß nachzukommen. Zudem warnt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor drohenden Konsequenzen, die bis zur Kündigung reichen können, falls sich das Fehlverhalten in einer vergleichbaren Form wiederholen sollte. Rein formell verzichtet der Arbeitgeber durch die Abmahnung auf eine Kündigung. Er signalisiert dem Arbeitnehmer also, dass er zunächst noch nicht kündigen möchte, sich diese Möglichkeit bei einem erneuten Fehlverhalten aber vorbehält.

Hidden

Sehr geehrte/r Frau / Herr (Name),

das nachstehend aufgeführte Fehlverhalten veranlasst mich dazu, eine Abmahnung gegen Sie auszusprechen.

Am (Datum) und am (Datum) (detaillierte Darstellung des Sachverhalts, z.B. haben Sie sich zum wiederholten Male deutlich verspätet. Anstatt um ____ Uhr sind Sie erst um ____ Uhr zur Arbeit erschienen. Durch Ihre Verspätungen haben Sie die Betriebsabläufe insofern gestört, als dass ein reibungsloser Schichtwechsel nicht möglich war.)

Ich sehe mich gezwungen, Sie auf die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer Vertragspflichten hinzuweisen, zu denen auch gehört, ein pünktliches Erscheinen am Arbeitsplatz und eine pünktliche Aufnahme Ihrer Tätigkeit sicherzustellen. Ich fordere Sie ausdrücklich dazu auf, Ihren Vertragspflichten in Zukunft ordnungsgemäß nachzukommen. In Zukunft kann und werde ich ein derartiges Fehlverhalten nicht mehr dulden.

Sollte es erneut zu einer vergleichbaren Pflichtverletzung kommen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen, die bis zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können.

Diese Abmahnung wird Ihrer Personalakte hinzugefügt.

Mit freundlichen Grüßen,

Das ist eine Mustervorlage. So könnte Ihr Schreiben aussehen.

Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.

Die Rechtsprechung sieht vor, dass mindestens eine Abmahnung in den meisten Fällen erforderliche Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung ist. Durch die Abmahnung erhält der Arbeitnehmer nämlich die Chance, sein Fehlverhalten zu korrigieren. Der Arbeitnehmer sollte die Abmahnung jedoch als ernstzunehmende Warnung verstehen, denn entgegen der weit verbreiteten Annahme sind nicht unbedingt drei Abmahnungen notwendig. Je nach Einzelfall kann schon eine Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen und rechtlich absichern.

Die Abmahnung wird in die Personalakte eingetragen

Hat der Arbeitgeber eine Abmahnung ausgesprochen, wird die Abmahnung der Personalakte hinzugefügt. Wie lange die Abmahnung in der Personalakte verbleibt, hängt immer vom jeweiligen Einzelfall ab. Grundsätzlich hat die Abmahnung eine Hinweis- und eine Warnfunktion. Die Abmahnung weist den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten hin und warnt ihn vor drohenden Konsequenzen. Hat sich der Arbeitnehmer die Abmahnung zu Herzen genommen, seine Verhaltensweise korrigiert und sich keine Fehltritte mehr geleistet, hat die Abmahnung ihr Ziel erreicht. Damit verliert sie zeitgleich auch an Wirksamkeit und sollte aus der Personalakte entfernt werden. Es gibt in diesem Zusammenhang allerdings keine verbindlichen Fristen und der Arbeitnehmer hat grundsätzlich auch keinen gesetzlichen Anspruch auf die Löschung einer berechtigten Abmahnung aus der Personalakte. Als grobe Richtlinie gilt zwar, dass die meisten Abmahnungen nach spätestens zwei bis drei Jahren unwirksam sind, sofern es keine weiteren Beanstandungen gab, allerdings bleibt dies immer eine Frage des jeweiligen Einzelfalls. Der Arbeitnehmer hat aber jederzeit die Möglichkeit, den Arbeitgeber in einem persönlichen Gespräch oder durch ein Schreiben darum zu bitten, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.

Eine fehlerhafte Abmahnung muss unmittelbar aus der Personalakte entfernt werden

Anders sieht es aus, wenn die Abmahnung in der vorliegenden Form nicht berechtigt ist, denn in diesem Fall kann der Arbeitnehmer die sofortige Löschung beantragen. Der Arbeitgeber kann in einer Abmahnung mehrere Vorwürfe zusammenfassen. Stellt sich jedoch später heraus, dass einer der Vorwürfe falsch ist, muss die gesamte Abmahnung zurückgenommen und aus der Personalakte entfernt werden. Ob die anderen Vorwürfe richtig sind oder nicht, spielt in diesem Fall keine Rolle. Allerdings hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, eine neue, korrigierte Abmahnung auszusprechen und diese dann in der Personalakte aufzubewahren. Neben der Löschung kann der Arbeitnehmer außerdem immer eine Gegendarstellung verfassen. In dieser Gegendarstellung kann er zu den Vorwürfen Stellung nehmen und die Stellungnahme wird dann zusammen mit der Abmahnung in der Personalakte aufbewahrt. Hat die Abmahnung ihre Wirksamkeit verloren oder war sie in der vorliegenden Form nicht berechtigt, muss sie aus der Personalakte entfernt werden. Geschieht dies nicht oder wird sie in einer Art Geheimakte weiterhin aufbewahrt, kann der Arbeitgeber sie in einem Gerichtsverfahren nicht mehr gegen den Arbeitnehmer einsetzen. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Kündigungsgrund in einem Fehlverhalten liegt, für das der Arbeitnehmer bereits in der Vergangenheit abgemahnt worden war.