Urlaubsantrag Vorlage: Alle Infos & gute Tipps

Aktualisiert am 2. Juli 2020 von Ömer Bekar

Infos zu Urlaubsantrag mit Vorlage
Für den Urlaubsantrag gibt es in vielen Firmen ein eigenes Formular.

Sie sind urlaubsreif und haben auch schon geplant, wann Sie sich wo eine Auszeit gönnen möchten. Aber: Antreten können Sie Ihren Urlaub erst und auch nur dann, wenn Sie die Genehmigung des Arbeitgebers haben. Das wiederum setzt voraus, dass Sie Urlaub beantragen. Doch gerade wenn es um den Urlaub geht, tauchen mitunter Fragen auf. Wie viel Urlaub Ihnen zusteht, ob der Arbeitgeber Ihrem Urlaubswunsch eine Absage erteilen darf oder was bei einem Jobwechsel aus Ihrem Urlaub wird, zum Beispiel. In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Punkte rund um den Urlaubsantrag – und zeigen Ihnen eine Vorlage für Ihren Antrag.

Nicht nur Sie selbst möchten sicherlich hin und wieder pausieren und sich vom Arbeitsalltag erholen. Auch dem Gesetzgeber ist wichtig, dass sich Arbeitnehmer ausruhen können, um ihre Gesundheit zu schonen und ihre Leistungsfähigkeit zu erhalten. Deshalb ist der Urlaub, der offiziell Erholungsurlaub heißt, sogar gesetzlich geregelt.

Im Betrieb kann der Urlaub aber durchaus zu Unstimmigkeiten führen. Zum Beispiel dann, wenn Ihnen der Arbeitgeber keinen Urlaub gibt. Oder wenn Sie anderen Mitarbeitern den Vortritt lassen müssen. Vielleicht haben Sie aber auch zum Urlaub selbst offene Fragen.

Um Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir die wichtigsten Infos und Tipps zum Urlaub zusammengestellt. Und für Ihren Urlaubsantrag helfen wir Ihnen mit einer Vorlage weiter.

►Urlaubsantrag – Vorlage als Muster

Name
Personalnummer
Abteilung

Urlaubsantrag

Hiermit beantrage ich … Tage Urlaub in der Zeit ab dem … bis einschließlich dem …

Den Urlaub beantrage ich als

__ bezahlten Urlaub __ Freizeitausgleich __ Sonderurlaub __ unbezahlten Urlaub.

Begründung bei Sonderurlaub / unbezahlten Urlaub:

Ort, Datum Unterschrift

So viel Urlaub steht Ihnen zu

§ 3 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) besagt, dass Sie Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr haben. Als Werktage zählen alle Kalendertage, die weder Sonntage noch gesetzliche Feiertage sind.

Allerdings legt das Gesetz für den Urlaubsanspruch eine Sechs-Tage-Woche zugrunde. Wenn Sie nur an fünf Tagen pro Woche arbeiten, was heutzutage die Regel ist, reduziert sich Ihr gesetzlicher Anspruch auf 20 Werktage Urlaub. Sind Sie schwerbehindert, gibt es fünf Urlaubstage zusätzlich.

Der Urlaubsanspruch richtet sich ausschließlich nach Ihren Arbeitstagen pro Woche. Denn das Gesetz kennt weder halbe Arbeitstage noch halbe Urlaubstage. Wenn Sie eine Teilzeitstelle haben und an fünf Tagen die Woche für zwei Stunden in die Firma kommen, haben Sie deshalb den gleichen Urlaubsanspruch wie Ihre Kollegen in Vollzeit. Arbeiten Sie aber an zwei Tagen pro Woche fünf Stunden lang, reduziert sich Ihr Urlaubsanspruch entsprechend.

Das Gesetz legt nur den Mindesturlaub fest. So viel Urlaub steht Ihnen also auf jeden Fall zu. Ihr Arbeitgeber kann Ihnen auf freiwilliger Basis aber auch mehr Urlaub gewähren.

Und sehr viele Unternehmen legen ein paar Urlaubstage drauf. Ihr tatsächlicher Anspruch ist in Ihrem Arbeitsvertrag angegeben oder im geltenden Tarifvertrag festgelegt.

Besucher lasen auch ⇨  Vordruck Urlaubsantrag: Tipps & Muster Vorlagen

Neben dem normalen Urlaub gibt es dann noch den Sonderurlaub. Er ist zum Beispiel bei einer Hochzeit, Nachwuchs, einem Umzug oder bei Todesfällen im nahen Verwandtenkreis vorgesehen. Die Regelungen zum Sonderurlaub finden sich ebenfalls im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.

Ab wann Sie einen Urlaubsanspruch haben

Für jeden Monat, den Sie gearbeitet haben, erwerben Sie gemäß § 5 BUrlG den Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Haben Sie zum Beispiel 24 Tage Urlaub pro Jahr und sind Sie seit drei Monaten für Ihren Arbeitgeber tätig, beläuft sich Ihr Urlaubsanspruch auf sechs Tage.

Allerdings ist der volle Urlaubsanspruch erst gegeben, wenn Ihr Arbeitsverhältnis seit mindestens sechs Monaten besteht. Diese Wartezeit ist in § 4 BUrlG geregelt. Weil die Probezeit oft auch sechs Monate beträgt, verbinden einige Arbeitgeber die Probezeit mit einer Urlaubssperre.

Auf der anderen Seite denken viele Arbeitnehmer, dass sie im ersten halben Jahr keinen Urlaub nehmen dürfen. Wenn aber mehrere Mitarbeiter ihren Urlaub über einen längeren Zeitraum ansammeln, kann es später eng werden. Deshalb sind viele Arbeitgeber auch schon vor Ablauf von sechs Monaten mit Urlaub einverstanden.

Für die Praxis heißt das: Besteht Ihr Arbeitsverhältnis noch kein halbes Jahr, muss Ihr Chef Ihren Urlaubsantrag nicht genehmigen. Einen rechtlichen Anspruch auf Urlaub haben Sie dann noch nicht. Aber Ihr Chef kann Ihnen Urlaub geben. Sie können also guten Gewissens nachfragen.

So stellen Sie einen Urlaubsantrag

In welcher Form Sie Urlaub beantragen müssen, richtet sich nach der üblichen Praxis bei Ihrem Arbeitgeber. Bei einigen Firmen reicht es aus, wenn Sie mündlich mit Ihrem Chef absprechen, dass und wann Sie Urlaub möchten. In anderen Betrieben müssen Sie einen schriftlichen Urlaubsantrag einreichen.

Müssen Sie den Urlaub schriftlich beantragen, gibt es meist ein Formular dafür. Das Formular bekommen Sie von Ihrem Chef oder in der Personalabteilung. Manchmal ist im EDV-System unter den Vorlagen für firmeninterne Schreiben auch ein entsprechendes Dokument gespeichert.

Gibt es in Ihrem Betrieb für den Urlaubsantrag keinen Vordruck, helfen wir Ihnen mit einer Vorlage aus.

Wann Ihr Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen darf

Generell gilt, dass Ihr Arbeitgeber Ihre Urlaubswünsche beachten muss. Allerdings räumt ihm das Gesetz die Möglichkeit ein, Ihren Urlaubsantrag abzulehnen. Gemäß § 7 Abs. 1 BUrlG ist das in zwei Fällen möglich.

1. Wegen dringender betrieblicher Belange

Üben Sie einen Beruf aus, der sehr saisonal geprägt ist, kann Ihr Arbeitgeber Ihren Urlaubsantrag ablehnen. Gleiches gilt, wenn ein wichtiger Großauftrag ansteht, für den jede Hand gebraucht wird. Ihr Arbeitgeber darf dann sogar eine allgemeine Urlaubssperre verhängen. In einigen Branchen ist das zum Beispiel während des Weihnachtsgeschäfts üblich.

Doch auch wenn zahlreiche Kollegen mit einer Erkältung im Bett liegen und Sie gerade jetzt frei wollen, kann Ihr Arbeitgeber abwinken. Denn sein Interesse daran, dass der Betrieb störungsfrei weiterläuft, hat dann Vorrang.

2. Aufgrund sozialer Gesichtspunkte

Stellen mehrere Mitarbeiter für die gleiche Zeit Urlaubsanträge, muss Ihr Arbeitgeber unter sozialen Gesichtspunkten abwägen, wer Urlaub bekommt und wer auf einen anderen Termin ausweichen muss.

So eine Situation taucht zum Beispiel immer wieder während der Schulferien, an Feiertagen oder bei Brückentagen auf. Ein Grund, der dann für den Urlaub spricht, sind schulpflichtige Kinder. Eltern, deren Kids in die Schule gehen, können ihren Familienurlaub schließlich kaum außerhalb der Ferien verbringen. Ein kinderloses Paar hingegen ist zeitlich flexibler.

Auch eine chronische Erkrankung kann die Genehmigung vom Urlaubsantrag begründen. Leidet ein Kollege beispielsweise unter starkem Heuschnupfen, muss er seinen Urlaub in den Bergen in eine Zeit legen, in der dort nicht alles blüht.

Besucher lasen auch ⇨  Entschuldigung schreiben: Infos, Tipps & Muster

Das Alter und die Betriebszugehörigkeit können ebenfalls ins Gewicht fallen. Möchte etwa ein älterer Kollege, der schon seit vielen Jahren in der Firma arbeitet, zur gleichen Zeit Urlaub wie ein junger, neuer Kollege, wird Letzterer möglicherweise zurückstecken müssen.

Doch auf der anderen Seite muss Ihr Arbeitgeber in seine Entscheidung auch einfließen lassen, wie die Urlaubsplanungen in den vergangenen Jahren aussahen. Haben Sie in den Vorjahren zugunsten Ihrer Kollegen stets zurückgesteckt, können Sie genau damit argumentieren.

Wann Ihr Urlaubsantrag genehmigt ist

Beantragen Sie Ihren Urlaub mündlich, wird Ihnen Ihr Chef oft noch während des Gesprächs zu- oder absagen. Sagt er zu, ist die Zusage verbindlich. Ihr Urlaubsantrag ist damit bewilligt und zurücknehmen kann Ihr Chef die Genehmigung eigentlich nicht.

Trotzdem ist besser, wenn Sie sich die Genehmigung kurz schriftlich bestätigen lassen. Sollte sich Ihr Chef nicht mehr an sein Okay erinnern, haben Sie nämlich einen Beleg.

Außerdem sollten Sie auf eine klare Aussage bestehen. Kommentare wie “sollte funktionieren”, “sieht gut aus” oder “wird schon gehen” helfen Ihnen nicht weiter. Denn dass Ihr Urlaub machbar sein sollte, heißt nicht, dass Sie ihn später auch wirklich bekommen.

Bei einem schriftlichen Urlaubsantrag brauchen Sie etwas mehr Geduld. Es gibt zwar keine verbindliche Frist, bis wann Ihr Arbeitgeber über den Antrag entschieden haben muss. Die Praxis zeigt aber, dass Sie meist innerhalb von zehn Tagen eine Antwort bekommen.

Gibt es in Ihrem Betrieb für den Urlaubsantrag eine Vorlage zum Ausfüllen, befinden sich auf dem Formular meist mehrere Felder. Dort kreuzt der Arbeitgeber an, ob er Ihren Urlaub bewilligt, ablehnt oder mit anderen Terminen gewährt. Bei einer Absage sind die Gründe angegeben. Die Angaben auf dem Vordruck sind verbindlich.

Bleibt die Antwort aus, zählt, was bei Ihrem Arbeitgeber üblich ist. Es gibt Firmen, in denen der Urlaubsantrag als genehmigt gilt, wenn Sie keine Absage erhalten. In anderen Betrieben ist es genau andersherum. Hier gilt der Antrag als abgelehnt, wenn er nicht ausdrücklich genehmigt wird. Fragen Sie im Zweifel deshalb besser nach.

Übrigens: Ein genehmigter Urlaubsantrag ist für Sie genauso verbindlich wie für Ihren Arbeitgeber. Möchten Sie Ihren Urlaub doch nicht, müssen Sie das Ihrem Arbeitgeber rechtzeitig mitteilen. Wollen Sie ihn wann anders, brauchen Sie einen neuen Urlaubsantrag.

Wann Ihr Arbeitgeber einen genehmigten Urlaub doch noch streichen kann

Eigentlich ist eine Genehmigung verbindlich. Es ist nicht zulässig, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen erst Urlaub genehmigt und den Urlaub dann einfach so wieder streicht. Aber: Ganz ausgeschlossen ist eine nachträgliche Absage nicht.

In absoluten Ausnahmenfällen kann der Arbeitgeber seine Zusage nämlich zurücknehmen. Doch das setzt voraus, dass im Betrieb wirklich gravierende Probleme aufgetaucht sind und Sie in dieser Situation tatsächlich unverzichtbar sind.

Anders sieht es aus, wenn Sie Ihren Urlaub schon angetreten haben. Dann sind Sie außen vor, selbst wenn es im Betrieb drunter und drüber geht. Ihr Arbeitgeber kann nicht verlangen, dass Sie vorzeitig an den Arbeitsplatz zurückkehren oder Ihren Urlaub unterbrechen.

Auch wenn irgendeine Vereinbarung besagt, dass Sie Ihr Chef aus dem Urlaub zurückholen darf, zählt das nicht. Solche Vereinbarungen sind nichtig (Bundesarbeitsgericht, Az. AZR 405/99). Tatsächlich müssen Sie Ihrem Arbeitgeber noch nicht einmal mitteilen, wo Sie Ihren Urlaub verbringen und wie er Sie dort erreichen kann (Bundesarbeitsgericht, Az. 7 AZR 1148/78).

Besucher lasen auch ⇨  Entschuldigung schreiben: Infos, Tipps & Muster

So viel Urlaub am Stück steht Ihnen zu

Ihr Arbeitgeber muss nicht zustimmen, dass Sie Ihren gesamten Jahresurlaub auf einmal nehmen. Vielmehr kann er verlangen, dass Sie Ihren Urlaub aufteilen. Nur muss er seine Aufforderung dann auch nachvollziehbar begründen. Und es gibt Grenzen.

Einmal pro Jahr haben Sie nämlich Anspruch auf mindestens zwölf zusammenhängende Werktage. Zusammen mit den Sonntagen dazwischen haben Sie also das Recht auf mindestens 14 Tage Urlaub am Stück. Das ist in § 7 Abs. BUrlG geregelt.

Andersherum kann Ihr Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. Das müssen Sie akzeptieren. Allerdings dürfen die Betriebsferien höchstens drei Fünftel Ihres Jahresurlaubs in Anspruch nehmen. Der Rest muss zu Ihrer freien Verfügung stehen.

Wann Sie Ihren Urlaub aufs nächste Jahr übertragen dürfen

Grundsätzlich will das Gesetz, dass Sie Ihren Jahresurlaub im Laufe des Jahres nutzen. Denn die Idee vom Erholungsurlaub ist, dass Sie sich ausruhen, erholen und neue Kraft tanken.

Ihren Urlaub ins nächste Jahr mitzunehmen, erlaubt § 7 Abs. 2 BUrlG deshalb nur in Ausnahmefällen. So zum Beispiel, weil Sie lange krank waren oder Ihr Chef Ihnen aus betrieblichen Gründen keinen Urlaub geben konnte. Ist es dann nicht möglich, dass Sie Ihren Resturlaub noch im selben Jahr verbrauchen, dürfen Sie ihn ins Folgejahr übertragen. Allerdings haben Sie dann nur bis Ende März Zeit, den Urlaub zu nehmen.

Das wird bei einem Jobwechsel aus Ihrem Urlaubsanspruch

Was mit Ihrem Urlaub passiert, wenn Sie den Arbeitgeber wechseln, hängt vom Zeitpunkt des Jobwechsels ab:

  • Verlassen Sie die alte Firma vor dem 30. Juni, haben Sie für jeden Monat der Beschäftigungsdauer Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Den Rest vom Jahresurlaub können Sie beim neuen Arbeitgeber nehmen. Auch hier erwerben Sie wieder für jeden Monat Anspruch auf ein Zwölftel.
  • Treten Sie die neue Stelle nach dem 1. Juli an, können Sie den ganzen Jahresurlaub beim alten Arbeitgeber verbrauchen.

Ein Beispiel: Sie wechseln den Arbeitgeber zum 1. September. Sowohl im alten als auch im neuen Job haben Sie 26 Tage Urlaub. 22 Tage hatten Sie aber schon genommen. Deshalb muss Ihnen der neue Arbeitgeber nur noch die verbliebenen vier Urlaubstage gewähren.

Ihr alter Arbeitgeber muss Ihnen eine Bescheinigung über den Urlaub ausstellen, den Sie schon genommen haben. Dazu ist er nach § 6 Abs. 2 BUrlG verpflichtet.

Damit Ihr neuer Arbeitgeber Ihren Urlaubsantrag nicht einfach ablehnen kann, brauchen Sie die Bescheinigung zur Vorlage. Haben Sie die Bescheinigung nicht, kann der neue Arbeitgeber nämlich unterstellen, dass Sie Ihren ganzen Jahresurlaub schon genommen haben (Bundesarbeitsgericht, Az. 9 AZR 295/13).

Das können Sie tun, wenn Ihr Chef den Urlaubsantrag ablehnt

Genehmigt Ihnen Ihr Arbeitgeber keinen Urlaub, müssen Sie das zunächst akzeptieren. Es spielt auch keine Rolle, ob Sie die Zeit schon fest verplant oder sogar eine Reise gebucht haben.

Spielen Sie auch nicht mit dem Gedanken, den Urlaub trotz Absage anzutreten oder eine Erkrankung vorzutäuschen. Ein eigenmächtiger Urlaubsantritt kann Ihnen nämlich eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung einbringen.

Lässt Ihr Chef nicht mit sich reden und kann er Ihnen nicht begründen, warum er Ihnen den Urlaub verweigert, können Sie vor dem Arbeitsgericht klagen. Ob eine Klage der richtige Weg ist, sollten Sie sich aber gut überlegen.

Besser ist, wenn Sie es erst gar nicht so weit kommen lassen. Stellen Sie Ihren Urlaubsantrag lieber frühzeitig und starten Sie die konkrete Urlaubsplanung, nachdem Ihr Antrag genehmigt ist.