Brief beschriften: So geht’s richtig

Aktualisiert am 1. Februar 2023 von Ömer Bekar

Auch wenn mittlerweile ein großer Teil der Kommunikation über digitale Wege erfolgt, ist der Brief nach wie vor nicht wegzudenken. Schließlich gibt es Inhalte, die sich am Telefon, per E-Mail oder mittels Kurznachricht nicht unbedingt verbindlich klären oder vermitteln lassen. Das gilt für sehr persönliche Briefe genauso wie für offizielle Schreiben. Doch damit der Brief den Empfänger sicher und zeitnah erreicht, müssen Sie den Briefumschlag beschriften. Und was Sie dazu wissen sollten, haben wir in diesem Ratgeber für Sie zusammengestellt.

Haben Sie Ihren Brief fertig, brauchen Sie einen passenden Briefumschlag. Je nachdem, was Sie verschicken, kann das ein Kuvert oder eine Versandtasche sein. Anschließend müssen Sie den Umschlag gut lesbar adressieren. Dann fehlt noch die Briefmarke und schon kann sich Ihr Brief auf den Weg zu seinem Empfänger machen.

Allerdings gibt es ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten, wenn Sie einen Brief beschriften. Welche das sind und wie es richtig geht, erklären wir Ihnen jetzt.

Die wichtigsten Punkte beim Beschriften von Briefen

Heutzutage werden Briefe automatisch sortiert. Doch damit die Maschinen in den Briefzentren die Schreiben auslesen, zuordnen und entsprechend verteilen können, sollten Sie folgende Regeln einhalten:

Durch Einhalten dieser grundlegenden Punkte schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihr Brief maschinell gelesen und sortiert werden kann. Von Vorteil ist das deshalb, weil Ihr Schreiben dadurch schneller beim Empfänger ankommt.

Können die Sortiermaschinen Ihren Brief nicht verarbeiten, muss die Deutsche Post oder ein anderer Brief-Dienstleister den Umschlag manuell sortieren. Doch das dauert länger, wodurch sich dann auch die Zustellung verzögern kann.

Die Adresse des Empfängers richtig angeben

Wie Sie die Adresse gestalten, ist in DIN-Vorschriften definiert. Demnach schreiben Sie den Namen und die Anschrift linksbündig und verwenden dabei eine einheitliche Schriftart und Schriftgröße. Der Zeilenabstand zwischen Name, Straße und Ort sollte gleich sein. Leerzeilen gibt es innerhalb der Adresse nicht.

Für die Schrift sollten Sie eine dunkle Farbe auf einfarbigem, hellem Untergrund wählen. Hervorhebungen, zum Beispiel durch Fettdruck oder Unterstreichungen, sollten Sie weglassen. Gleiches gilt für Rahmen rund um die Anschrift.

Auf dem Briefumschlag muss die Adresse mindestens 15 mm vom linken, rechten und unteren Rand entfernt sein. Der Abstand zum oberen Rand muss mindestens 40 mm betragen. Darauf gehen wir aber gleich noch einmal näher ein. Jetzt schauen wir uns erst einmal an, welche Angaben zur Adresse als solches gehören.

Die Hausanschrift

Beschriften Sie Ihren Brief mit einer Hausanschrift, setzt sich die Adresse aus dem Namen des Empfängers, der Straße mit Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort zusammen.

Schreiben Sie den Brief an ein Unternehmen oder eine Behörde und haben Sie dort einen Ansprechpartner, können Sie die Reihenfolge unterschiedlich wählen.

Beginnen Sie mit dem Namen des Unternehmens und setzen den Empfänger in die Zeile darunter, landet Ihr Brief zwar auf dem Schreibtisch Ihres Ansprechpartners. Doch wenn er nicht da ist, zum Beispiel weil er Urlaub hat oder längere Zeit krank ist, kann auch ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens das Schreiben öffnen und bearbeiten. Einen zusätzlichen Hinweis wie „zu Händen“ brauchen Sie nicht.

Steht der Name des Ansprechpartners hingegen an erster Stelle über dem Firmennamen, darf der Brief nur vom Empfänger selbst geöffnet werden.

Enthält die Adresse den Namen eines Ortsteils, setzen Sie diese Angabe zwischen den Namen und die Straße. Sie schreiben den Ortsteil also nicht neben den Ortsnamen. Stattdessen folgt der Ortsteil in der Zeile nach dem Empfängernamen.

Eine Hausanschrift sieht dann zum Beispiel so aus:

Brauchen Sie einzelne Angaben davon nicht, lassen Sie diese weg und setzen die übrigen Zeilen direkt untereinander.

Eine Postfachadresse

Schicken Sie Ihren Brief an eine Postfachadresse, fallen die Straße und die Hausnummer weg. An ihre Stelle rückt der Vermerk „Postfach“ und daneben die Nummer des Postfachs.

Die Angabe von einem Ortsteil brauchen Sie bei einer Postfachadresse grundsätzlich nicht. Wie bei allen anderen Anschriften ordnen Sie die Anschrift untereinander und ohne Leerzeilen dazwischen an:

Die Adresse bei einer Packstation

Neben Päckchen und Paketen können Sie auch Großbriefe, Maxibriefe und Bücher-/Warensendungen an eine Packstation schicken. Ähnlich wie bei einem Postfach hat der Empfänger eine Postnummer, wenn er eine Packstation nutzt. Außerdem brauchen Sie noch die Nummer der Packstation.

Die Adresse beginnt dann mit dem Vor- und Nachnamen des Empfängers. In die Zeile darunter schreiben Sie die Postnummer als Zahl. Danach folgt der Hinweis „Packstation“ mit der dazugehörigen Nummer. Die letzte Zeile ist für die Postleitzahl und den Ort vorgesehen.

Wenn Sie den Brief beschriften, sieht das Ganze also so aus:

Internationale Post

Geht Ihr Brief ins Ausland, gelten fürs Beschriften im Prinzip die gleichen Vorgaben wie beim Versand innerhalb Deutschlands. Auch hier schreiben Sie die Adresse also linksbündig, in einer einheitlichen Schrift und ohne Leerzeilen dazwischen. Achten Sie auf einen einfarbigen, hellen Untergrund und schreiben Sie die Anschrift mit einer dunklen Farbe. Hervorhebungen und Umrandungen sollten Sie genauso weglassen wie Aufkleber und andere Deko.

Je nachdem, wohin Sie den Brief verschicken, sollten Sie aber auf die korrekte Reihenfolge innerhalb der Adresse achten. So wird in einigen Ländern zum Beispiel erst die Hausnummer und danach die Straße angegeben. Außerdem steht teilweise der Ort vor der Postleitzahl.

Länderkürzel werden inzwischen nicht mehr verwendet. Früher setzten Sie ein Länderkürzel wie beispielsweise NL für die Niederlande, PL für Polen oder F für Frankreich vor die Angabe von Postleitzahl und Ort. Jetzt schreiben Sie stattdessen den Namen des Ziellandes als letzte Zeile unter die Ortsangabe.

Dabei sollten Sie Großbuchstaben verwenden und das Zielland auf Deutsch, Englisch oder Französisch angeben. Den Ort sollten Sie ebenfalls in großen Druckbuchstaben notieren. Und belassen Sie es dabei möglichst bei der Bezeichnung, die in der jeweiligen Landessprache üblich ist. Verwenden Sie besser keine deutschen Übersetzungen, damit Ihr Brief sein Ziel auch sicher erreicht.

International beschriften Sie Ihren Brief demnach so:

Einen Brief passend zum Umschlag beschriften

Nun wissen Sie zwar, wie Sie die Adresse gestalten. Bleibt aber noch die Frage, wo Sie die Anschrift und die Briefmarke auf dem Briefumschlag anordnen. Dazu haben wir eine Info-Grafik für Sie vorbereitet:

Für normale Briefe sind Umschläge in den Formaten C6 und DIN lang am weitesten verbreitet. Letztere gibt es mit und ohne Fenster. Die Vorderseite der Briefumschläge teilt sich in drei Bereiche auf, nämlich die Absenderzone, die Frankierzone und die Lesezone.

Absenderzone

Die Absenderzone ist für die Adresse des Absenders vorgesehen. Beschriften Sie Ihren eigenen Brief, geben Sie hier also Ihren Namen und Ihre Anschrift an. Dabei sollten die Abstände zum oberen und linken Rand mindestens 5 mm betragen. Nach unten hin sollte die Adresszone nicht höher sein als 40 mm.

Verwenden Sie einen Briefumschlag mit Fenster, können Sie die Absenderadresse auch in kleiner Schrift und einzeilig über der Adresse des Empfängers platzieren.

Frankierzone

In der oberen rechten Ecke befindet sich die Frankierzone. Sie ist 74 mm breit und 40 mm hoch. In dieses Feld kleben Sie die Briefmarke. Kaufen Sie Ihre Briefmarken online oder verwenden Sie einen Stempel, setzen Sie die Frankierung ebenfalls in die Ecke rechts oben.

Lesezone

Die Adresse des Empfängers kommt in die Lesezone. Für die Lesezone gilt, dass der Abstand zum oberen Rand mindestens 40 mm und zum linken, unteren und rechten Rand mindestens 15 mm betragen muss.

Bei einem Briefumschlag mit Sichtfenster drucken Sie die Empfängeradresse so auf das Papier, dass sie im Fenster erscheint, wenn Sie den Brief gefaltet haben. Achten Sie dabei darauf, dass die Anschrift auch dann noch vollständig zu lesen ist, wenn das Papier unterwegs etwas verrutschen sollte.

Hat Ihr Umschlag kein Fenster, bleibt es Ihrem Geschmack überlassen, ob Sie die Empfängeradresse auf der rechten oder linken Seite anordnen. Üblicher ist zwar, die Empfängeradresse rechts, unterhalb der Frankierzone anzugeben. Aber es spricht nichts dagegen, die Anschrift des Empfängers links unter der Absenderzone zu platzieren.

Beschriften Sie Ihren Brief per Hand, sollten Sie versuchen, möglichst gerade zu schreiben. Bei wichtigen Unterlagen wie zum Beispiel einer Bewerbung, bei der ein ordentliches Erscheinungsbild eine große Rolle spielen kann, können Sie sich mit Bleistift ganz dünn Hilfslinien aufzeichnen. Später radieren Sie die Linien dann vorsichtig weg.

Sinnvoll ist außerdem, in Druckbuchstaben zu schreiben. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Anschrift problemlos entziffert werden kann. Je nach Handschrift kann das sonst mitunter schwierig werden.

Und bei Umschlägen in anderen Formaten?

Die Vorgaben für die Absender-, Frankier- und Lesezone gelten für alle Briefumschläge. Verschicken Sie Ihren Brief zum Beispiel in einer großen Versandtasche, beschriften Sie diese also so, dass Sie die genannten Abstände zu den Rändern einhalten.

Da bei einem großen Umschlag die Lesezone entsprechend größer ist, können Sie die Empfängeradresse aber ein Stück weiter nach oben setzen. Oder Sie können eine größere Schrift wählen, weil mehr Platz zur Verfügung steht. Achten Sie nur darauf, dass Sie die Mindestabstände nicht unterschreiten.