Quittungsvorlage: Alles Wichtige zur Quittung

Aktualisiert am 2. Juli 2020 von Ömer Bekar

Infos zu Quittungsvorlage
Für Ihre Belege können Sie einen Vordruck verwenden oder sich eine eigene Quittungsvorlage erstellen.

Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung für den Empfang einer bestimmten Leistung. Sie belegt, dass die beiden Vertragspartner jetzt quitt sind. Doch was bedeutet das? Wann ist es notwendig, eine Quittung auszustellen? Wie muss eine Quittungsvorlage aussehen? Welche Angaben gehören in einen Vordruck? Kann ich mir einfach eine Vorlage aus dem Internet herunterladen? Und was unterscheidet die Quittung von einem Kassenbon und einer Rechnung? Fragen über Fragen! Wir erklären, was Sie rund um die Quittung wissen sollten. Und eine Quittungsvorlage haben wir ebenfalls für Sie!

Als Privatperson werden Sie wahrscheinlich eher selten eine Quittungsvorlage brauchen. Doch ausgeschlossen ist es nicht. Haben Sie zum Beispiel etwas verkauft, kann nämlich gut sein, dass der Käufer eine Quittung von Ihnen haben möchte.

Im Unterschied dazu ist es in Unternehmen gängige Praxis, Quittungen zu schreiben. Und verglichen mit Rechnungen, ist das Ausstellen einer Quittung weit weniger kompliziert. Doch auch für die Quittung gibt es Regeln.

►Mustervorlage: Quittung

Quittung
Nr. __________

 

Netto EUR ____________________
+ _____ % MwSt. EUR ____________________
Gesamtbetrag EUR ____________________
Gesamtbetrag in Worten: ______________________________________________________________

von _____________________________________________________________________________
für _____________________________________________________________________________

___________________________________________________________________dankend erhalten.

_________________________      ______________________________
Ort, Datum                                                    Unterschrift

Was genau ist eine Quittung?

Bei einer Quittung handelt es sich um einen schriftlichen Beleg dafür, dass eine Zahlung geleistet oder eine Ware entgegengenommen wurde. Der Gesetzgeber spricht deshalb auch von einem Empfangsbekenntnis.

Als Gläubiger bestätigen Sie durch eine Quittung also, dass Sie die Leistung, die Ihnen Ihr Vertragspartner schuldet, erhalten haben. Sind Sie der Schuldner, ist die Quittung Ihr Nachweis, dass Sie die geschuldete Leistung erbracht haben.

Klarer wird das Ganze, wenn Sie sich die Wortherkunft anschauen. So quittiert die Quittung eine Leistung, wobei quittieren in diesem Zusammenhang gleichbedeutend ist mit bestätigen. Und wenn die Leistung erbracht ist, sind die beiden Vertragspartner quitt. Quitt heißt, dass sich die Vertragspartner gegenseitig nichts mehr schulden.

In der Praxis spielt die Quittung vor allem bei Barzahlungen eine Rolle. Angenommen, Sie haben etwas verkauft und der Käufer hat den Gegenstand bar bezahlt. Dann kann der Käufer Sie dazu auffordern, ihm die geleistete Zahlung schriftlich zu quittieren.

Allerdings ist eine Barzahlung keine Voraussetzung für eine Quittung. Hat der Käufer den Gegenstand per Überweisung bezahlt, kann er genauso eine Quittung von Ihnen verlangen.

Dabei stellt immer derjenige den Beleg aus, der das Geld, die Ware oder eine sonstige Leistung erhalten hat. Sind Sie der Käufer, können Sie sich also nicht selbst einen Nachweis für die geleistete Zahlung schreiben.

Welchen rechtlichen Grundlagen unterliegt die Quittung?

Bei der Quittung finden verschiedene gesetzliche Regelungen Anwendung. Einige davon stehen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), andere finden sich in der Zivilprozessordnung (ZPO). Die wichtigsten Rechtsgrundlagen, die Sie kennen sollten, wenn Sie eine Quittung ausstellen oder sich erstellen lassen möchten, sind folgende:

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Der Schuldner hat Anspruch auf eine Quittung.

Der Schuldner kann vom Gläubiger einen schriftlichen Beleg für die erbrachte Leistung verlangen. Und der Gläubiger muss der Aufforderung nachkommen und die Quittung erstellen. Das ist in § 368 BGB festgelegt.

Haben Sie also zum Beispiel etwas gekauft und die Ware bezahlt, ist der Verkäufer dazu verpflichtet, Ihnen auf Ihren Wunsch hin den Erhalt des Geldes schriftlich zu bestätigen.

Die Kosten trägt grundsätzlich der Schuldner.

Aus § 369 BGB ergibt sich, dass grundsätzlich der Schuldner die Kosten für die Quittung übernehmen muss. Gibt es keine anderweitigen Vereinbarungen, kann der Gläubiger also verlangen, dass der Schuldner den Aufwand für das Erstellen des Belegs vergütet.

Üblich ist das in der Praxis aber nicht. Denn einen Quittungsvordruck auszufüllen oder eine Rechnung mit einem entsprechenden Zusatz zu ergänzen, verursacht keinen Aufwand, der extra bezahlt werden müsste.

Die Quittung ist eine Privaturkunde.

Aus rechtlicher Sicht hat eine Quittung den Status einer Privaturkunde. Und als Privaturkunde beweist sie, dass die darin enthaltenen Erklärungen von demjenigen abgegeben wurden, der die Quittung ausgestellt hat. Diese Regelung steht in § 416 ZPO.

Anders ausgedrückt, heißt das: Wenn Sie eine Quittung erstellen und unterschreiben, dient sie als Beweis für die Angaben, die Sie darin gemacht haben. Bestätigen Sie zum Beispiel, dass Sie vom Käufer 150 Euro bekommen haben, können Sie später nicht erklären, dass es nur 100 Euro waren.

Formal ist die Schriftform vorgeschrieben.

Die formalen Vorgaben ergeben sich aus den §§ 125 BGB, 126 Abs. 1 BGB und 368 Satz 2 BGB. Demnach muss eine Quittung zum einen bestätigen, dass die entsprechende Leistung erbracht wurde. Zum anderen muss sie ein Datum enthalten. Außerdem ist die Schriftform vorgeschrieben.

Schriftform bedeutet, dass die Quittung von Hand unterschrieben sein muss. Erst durch die Unterschrift ist die Schriftform erfüllt. Es reicht also nicht aus, eine Quittungsvorlage nur am Computer auszufüllen und auszudrucken. Stattdessen muss der Ausdruck unterschrieben werden. Sonst ist der Nachweis nichtig.

Allerdings kann der Schuldner verlangen, dass die Quittung in einer anderen Form ausgestellt wird, wenn er ein rechtliches Interesse daran hat.

Der Überbringer der Quittung darf die Leistung entgegennehmen.

§ 370 BGB besagt, dass derjenige, der eine Quittung aushändigt, in aller Regel auch dazu ermächtigt ist, die bestätigte Leistung entgegen zu nehmen.

Das bedeutet: Wenn Sie eine Quittung schreiben und Ihrem Vertragspartner überreichen, bestätigen Sie, dass Ihr Vertragspartner eine bestimmte Leistung erbracht hat. Und diese Leistung dürfen Sie dann auch in Empfang nehmen.

Hinweis: Die genannten Regelungen gelten für eine normale Quittung. Es gibt aber noch spezielle Varianten. Dazu gehören zum Beispiel Spendenquittungen, Bewirtungsquittungen und arbeitsrechtliche Ausgleichsquittungen. Sie unterliegen anderen Regeln.

Gelten Kassenbons und Kontoauszüge auch als Quittungen?

Wenn Sie in einem Geschäft einkaufen, bekommen Sie einen Kassenbon. Der Kassenzettel ist zum einen der Beleg für Ihren Kauf. Zum anderen bestätigt er, dass Sie Ihren Einkauf bezahlt haben.

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Trotzdem ist der Kassenbon aus rechtlicher Sicht keine Quittung. Das liegt daran, dass der Händler nicht durch seine handschriftliche Unterschrift bestätigt hat, dass er das Geld bekommen hat. Und ohne die Unterschrift ist die Vorgabe der Schriftform, die für eine Quittung gilt, nicht erfüllt.

Ähnlich sieht es beim Kontoauszug aus. Durch einen Kontoauszug können Sie zwar belegen, dass Sie Geld überweisen haben oder die Zahlung durch eine Lastschrift erfolgt ist. Doch es gibt keine Unterschrift Ihres Vertragspartners als Bestätigung dafür, dass Ihr Geld auch wirklich auf seinem Konto gutgeschrieben wurde. Deshalb ersetzt ein Kontoauszug eine Quittung nicht.

Wodurch unterscheidet sich eine Quittung von einer Rechnung?

Die Quittung bestätigt den Eingang einer Zahlung. Im Unterschied dazu ist die Rechnung eine Zahlungsaufforderung.

Haben Sie eine Ware bestellt oder gekauft oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen, stellt Ihnen Ihr Vertragspartner eine Rechnung dazu aus. Mit dieser Rechnung fordert er Sie dazu auf, die Ware oder Dienstleistung zu bezahlen. Und nachdem Sie die Zahlung geleistet haben, kann Ihnen der Verkäufer die erfolgte Zahlung durch eine Quittung bestätigen.

Was die formalen und inhaltlichen Vorgaben angeht, sind die Anforderungen an Rechnungen aber sehr viel umfangreicher als an Quittungen.

Entspricht die Quittung den gesetzlichen Anforderungen, die für eine Rechnung gelten, kann das Dokument zwar Rechnung und Quittung in einem sein. Ersetzen kann der Beleg eine Rechnung aber nicht. Es ist also nicht möglich, die Rechnung einfach wegzulassen und stattdessen nur eine Quittung zu erstellen.

Möglich ist nur, eine Quittungsvorlage zu verwenden, die gleichzeitig als Rechnung dient. Doch in diesem Fall muss der Vordruck die gesetzlichen Vorgaben für eine Rechnung erfüllen.

Andersherum können Rechnungen aber gleichzeitig Quittungen sein. Dafür genügt ein Vermerk wie zum Beispiel „Betrag dankend erhalten“. Ergänzen Sie oder Ihr Vertragspartner den Vermerk noch mit Datum und Unterschrift, liegt eine vollwertige Quittung vor.

Welche Angaben müssen auf einer Quittungsvorlage vorhanden sein?

Eine ordnungsgemäße Quittung muss gewisse Angaben aufführen. Nämlich diese:

  • das Wort Quittung als Bezeichnung des Schriftstücks
  • eine fortlaufende Nummer; die Nummer ist notwendig, wenn Sie die Quittung als Unternehmer ausstellen. Schreiben Sie den Beleg als Privatperson, brauchen Sie keine Nummer.
  • der Nettobetrag
  • die Angabe des angewendeten Steuersatzes und der Betrag, der sich aus dem Steuersatz ergibt
  • der Bruttobetrag, als Zahl und in Worten ausgeschrieben
  • der Name des Leistungserbringers; wenn Sie möchten, können Sie auch die Anschrift ergänzen. Anders als der Name ist die Adresse aber keine Pflichtangabe
  • die Art und die Menge der Ware oder der Dienstleistung, für die die Zahlung erfolgt ist, als Verwendungszweck
  • Ort und Datum
  • die handschriftliche Unterschrift des Leistungsempfängers; zusätzlich zur Unterschrift ist auch der Firmenstempel möglich. Während der Stempel freiwillig ist, ist die Unterschrift Pflicht. Ersetzen kann der Stempel die handschriftliche Unterschrift deshalb nicht.
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Im Schreibwaren- und Bürobedarf finden Sie sogenannte Quittungsblöcke. Die Blöcke enthalten Vorlagen, die Sie ausfüllen und anschließend heraustrennen können. Solche Vordrucke müssen Sie aber nicht verwenden.

Genauso können Sie sich mit einer Software wie zum Beispiel Word ein eigenes Muster für Ihre Buchhaltung erstellen. Oder Sie besorgen sich online per Download eine Quittungsvorlage. Eine kostenlose Vorlage zum Ausfüllen und Ausdrucken finden Sie zum Beispiel hier.

Wir haben am Ende des Beitrags natürlich auch ein Muster für Sie vorbereitet. Und selbst wenn Sie Ihre Quittung von Hand auf ein Stück Papier schreiben, ist sie rechtswirksam.

Ein paar Worte zur Mehrwertsteuer

Grundsätzlich muss eine Quittung den Nettobetrag, den Mehrwertsteuer-Satz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag aufführen.

Der Nettobetrag ist der reine Rechnungsbetrag ohne die Mehrwertsteuer. Der angewendete Steuersatz kann entweder die regulären 19 Prozent oder die ermäßigten 7 Prozent enthalten. Aus dem Steuersatz ergibt sich der Anteil des Bruttobetrags, der für die Mehrwertsteuer dazukommt. Der Bruttobetrag schließlich beziffert den Nettobetrag inklusive Mehrwertsteuer.

Um die jeweiligen Beträge zu ermitteln, rechnen Sie mit folgenden Formeln:

Regulärer Mehrwertsteuersatz von 19 %Ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 7 %

Nettobetrag = Bruttobetrag : 1,19

Steuerbetrag = Nettobetrag x 0,19

Bruttobetrag = Nettobetrag x 1,19

Nettobetrag = Bruttobetrag : 1,07

Steuerbetrag = Nettobetrag x 0,07

Bruttobetrag = Nettobetrag x 1,07

Steuerbetrag = Bruttobetrag – Nettobetrag

Bruttobetrag = Nettobetrag + Steuerbetrag

Schreiben Sie die Quittung als Privatperson, können Sie sich die Rechnerei aber sparen. Denn dann reicht es aus, wenn Sie nur den Bruttobetrag angeben. Gleiches gilt, wenn Sie als Unternehmer die sogenannte Kleinunternehmer-Regelung nutzen. In diesem Fall dürfen Sie die Mehrwertsteuer gar nicht ausweisen.

Wie wird eine Quittungsvorlage ausgefüllt?

Eine Quittungsvorlage nach den üblichen Standards umfasst nur wenige Zeilen. Sie sind für folgende Angaben vorgesehen:

  • Beträge: Im oberen Teil eines Vordrucks gibt es Felder für den Nettobetrag, den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag. Hier tragen Sie die jeweiligen Werte als Zahlen ein. Schreiben Sie den Beleg als Privatperson oder Kleinunternehmer, geben Sie nur den Bruttobetrag an.
  • Gesamtbetrag in Worten: Unter dem Feld für den Bruttobetrag finden Sie eine Zeile für den Gesamtbetrag in Worten. Darin wiederholen Sie den Bruttobetrag. Dieses Mal schreiben Sie die Zahl aber in Worten aus. Dabei setzen Sie Ihre Zahlwörter zwischen Bindestriche. Die Bindestriche sollen verhindern, dass Ihr Eintrag im Nachhinein geändert werden kann.
  • Von-Zeile: In die Von-Zeile schreiben Sie den Vor- und Nachnamen des Leistungserbringers. Hier vermerken Sie also, wer die Zahlung, die Sie quittieren, geleistet hat. Wenn Sie möchten, können Sie auch seine Anschrift notieren.
  • Für-Zeile: Dieser Abschnitt ist für den Verwendungszweck vorgesehen. Deshalb beschreiben Sie hier die Art der Leistung, für die Sie die erfolgte Zahlung bestätigen.
  • Ort, Datum und Unterschrift: Mit der Angabe von Ort und Datum sowie Ihrer Unterschrift ist die Quittung komplett.