Geschäftsbrief Muster: Infos & Tipps für Ihre Korrespondenz

Aktualisiert am 27. Oktober 2020 von Ömer Bekar

Infos zu Geschäftsbrief Muster
Sowohl das Layout als auch für die Inhalte von einem Geschäftsbriefe folgen einem bestimmten Muster.

Inzwischen wird viel Korrespondenz auf digitalen Wegen abgewickelt. Trotzdem hat der klassische Geschäftsbrief noch längst nicht ausgedient. Denn zum einen gibt es Inhalte und Dokumente, die nicht per E-Mail, Online-Kontaktformular oder Kurznachricht verschickt werden können. Und zum anderen sind geschäftliche E-Mails und Faxe letztlich nach dem gleichen Muster aufgebaut wie ein Geschäftsbrief. Bleibt aber die Frage, wie ein Geschäftsbrief denn geschrieben wird. Das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ob Angebot oder Werbebrief und ob Rechnungen oder Mahnungen: Jeder geschäftliche Brief ist ein Stück weit eine Visitenkarte des Unternehmens. Denn er bringt zum Ausdruck, wie professionell das Unternehmen arbeitet und wie kundenorientiert die Kommunikation abläuft. Dabei sind bei einem Geschäftsbrief die Inhalte genauso wichtig wie die Optik.

Doch was heißt das für die Praxis? Wie sollte ein Geschäftsbrief aussehen? Welche Inhalte sollte er haben und welche Angaben muss er enthalten? Worauf gilt es zu achten? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, nach welchem Muster ein Geschäftsbrief aufgebaut ist. Außerdem geben wir Ihnen Tipps fürs Formulieren.

Die formalen Vorgaben beim Geschäftsbrief

In Deutschland gibt es für fast alles Regelungen und Normen. Das ist auch beim Geschäftsbrief nicht anders. Und hier gibt die DIN 5008 die Regeln für das Design und die Struktur eines Schreibens vor.

In Büros sind die Vorgaben aus der DIN längst Standard und so ziemlich alle Vorlagen und Musterbriefe sind danach aufgebaut. Doch auch wenn Sie für Ihre Korrespondenz mit Unternehmen, Ämtern und Behörden Briefvorlagen erstellen, können Sie nichts falsch machen, wenn Sie sich an der DIN-Norm orientieren. Denn das Regelwerk sorgt dafür, dass Briefe übersichtlich aufgebaut sind und professionell wirken.

Im Laufe der Zeit wurde die DIN 5008 mehrfach überarbeitet, zuletzt im Frühjahr 2020. Die wichtigsten Regeln zur Form eines Geschäftsbriefes sind folgende:

Die Seitenränder

Ein geschäftlicher Brief wird in aller Regel auf Papier im Format DIN A4 erstellt. Das liegt daran, dass die meisten Drucker auf dieses Papierformat ausgelegt sind. Auch bei gängigen Textverarbeitungsprogrammen ist das Format DIN A4 voreingestellt. Die DIN 5008 geht deshalb ebenfalls von diesem Papierformat aus.

Die Empfehlungen zu den Seitenrändern und Abständen lauten so:

  • Rand oben, also zwischen Blattkante und erster Zeile: 2 bis 4,5 Zentimeter
  • Rand unten zwischen letzter Zeile und Blattrand: 2 bis 4 Zentimeter
  • linker Seitenrand: 2,5 Zentimeter
  • rechter Seitenrand: mindestens 1,5 Zentimeter, besser sind 2 Zentimeter
  • Abstand zwischen den Zeilen: einfach
  • Abstand nach Absätzen: einfach bis anderthalbfach

Der Briefkopf

Ganz oben auf dem Blatt findet der Briefkopf seinen Platz. Er wird zum besonderen Aushängeschild. Schließlich geht der Blick des Empfängers zuerst auf den Briefkopf. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie dafür eine ansprechende und professionelle Gestaltung wählen.

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Der Briefkopf kann ein Logo enthalten. Außerdem gibt er den Namen, die Anschrift und Ihre Kontaktdaten an. Die Kontaktdaten wiederum können Ihre Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse und Profile in sozialen Netzwerken umfassen. Ob Sie die Absenderdaten linksbündig, zentriert oder rechtsbündig anordnen, bleibt Ihrem Geschmack überlassen.

Die Adresse des Empfängers und das Datum

Drei Zeilen unter Ihren Absenderangaben folgt die Adresse des Empfängers. Sie sollte höchstens 8,5 Zentimeter breit sein. Was die Höhe angeht, sollte sie 4,5 Zentimeter oder neun Zeilen nicht überschreiten. Diese Maße sorgen dafür, dass die Empfängeradresse in das Sichtfenster von einem herkömmlichen Briefumschlag passt.

Die Anschrift des Empfängers ordnen Sie linksbündig an. Mit einer Leerzeile Abstand und rechtsbündig platzieren Sie das Datum. Früher war es üblich, den Ort vor das Datum zu stellen. Inzwischen wird der Ort nur noch dann genannt, wenn er vom Ort in den Absenderangaben abweicht. Und das kommt eher selten vor.

Die Betreffzeile

Die Betreffzeile ist zwar keine Pflicht, aber sinnvoll und nützlich. Schließlich kann der Empfänger dadurch sofort erkennen, worum es in dem Schreiben geht. Bringen Sie im Betreff deshalb die Inhalte des Briefes durch aussagekräftige Stichworte oder einen präzise formulierten Satz auf den Punkt.

Was die Formalitäten angeht, so gilt für die Betreffzeile folgendes:

  • Die Zeile positionieren Sie linksbündig, zwei Zeilen unterhalb des Datums.
  • Belassen Sie es bei der Aussage. Das Wort Betreff oder eine Abkürzung davon lassen Sie weg.
  • Um die Zeile optisch hervorzuheben, können Sie Fettschrift oder eine etwas größere Schrift verwenden.
  • Der Betreff muss nicht unbedingt in eine Zeile passen. Mehr als zwei Zeilen sollten es aber nicht werden.

Die Anrede

Mit der Anrede beginnt der Brieftext. Dabei setzen Sie die Anredeformel mit zwei Zeilen Abstand unter die Betreffzeile.

Um den Empfänger anzusprechen, gibt es zwar unzählige Möglichkeiten. Bei einem Geschäftsbrief sollten Sie es aber beim sachlichen und höflichen „Sehr geehrte Damen und Herren“ belassen. Richtet sich Ihr Schreiben direkt an einen Geschäftspartner, Kunden oder sonstigen Ansprechpartner, setzen Sie in die allgemeine Anrede den Namen des Empfängers ein. Sie starten den Geschäftsbrief dann also mit „Sehr geehrter Herr Name“ oder „Sehr geehrte Frau Name“.

Kennen Sie den Empfänger näher oder pflegt Ihr Unternehmen einen eher lockeren Umgangston, sind auch Anreden wie „Hallo Herr/Frau Name“, „Liebe/r“ oder „Guten Tag“ möglich. Auf allzu kreative Experimente sollten Sie aber verzichten. Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Sie keinen privaten Brief, sondern einen offiziellen Geschäftsbrief schreiben.

Der Brieftext

Die Anrede beenden Sie mit einem Komma. Dann folgt eine Leerzeile und danach beginnen Sie mit den eigentlichen Inhalten. Konkrete Vorgaben oder Muster gibt es an dieser Stelle nicht, denn maßgeblich ist immer, warum es in Ihrem Geschäftsbrief geht. Ein paar Tipps geben wir Ihnen aber später trotzdem noch.

Die Grußformel, die Unterschrift und eventuelle Anlagen

Die Grußformel, die mit einer Zeile Abstand zum Brieftext folgt, dient im Prinzip als Verabschiedung. Ähnlich wie bei der Standard-Anrede können Sie mit dem klassischen „Mit freundlichen Grüßen“ nichts falsch machen. Um Ihrem Geschäftsbrief eine persönlichere und modernere Note zu verleihen, sind aber auch Grußformeln wie „Mit besten Grüßen“ oder „Mit schönen Grüßen aus Ort“ möglich. Grüße, die auf die Branche oder die Jahreszeit eingehen, sind ebenso denkbar.

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Da der Empfänger die Grußformel als letztes liest, bleibt sie oft in Erinnerung. Deshalb können Sie mit einer originellen Formulierung noch einmal einen Akzent setzen. Allerdings sollten Sie auch hier nicht übers Ziel hinausschießen.

Professionelle Distanz ist bei einem Geschäftsbrief im Zweifel einfach besser als zu viel Kreativität.

Die drei Zeilen unter der Grußformel sind für Ihre Unterschrift vorgesehen. Danach können Sie Ihre Signatur einfügen. Fügen Sie Ihrem Geschäftsbrief Anlagen bei, weisen darauf unterhalb der Signatur hin.

Die Schriftart und -größe beim Geschäftsbrief

Eine bestimmte Schriftart ist für Geschäftsbriefe nicht vorgeschrieben. In der Praxis haben sich zwar vor allem die Klassiker Arial und Times New Roman durchgesetzt. Sie können aber durchaus auch andere Schriftarten verwenden. Achten Sie nur darauf, dass Ihr Text gut lesbar ist. Verschnörkelte Schreibschriften sind für einen Geschäftsbrief nicht geeignet.

Als Schriftgröße sind in einem Geschäftsbrief 12 Punkt üblich. Ist Ihr Brieftext recht lang, können Sie die Größe auf 11 Punkt verkleinern, damit alles auf eine Seite passt. Kleiner sollten Sie die Schrift aber nicht wählen. Sonst kann der Empfänger Ihr Schreiben möglicherweise nur schwer entziffern.

Die Pflichtangaben im Geschäftsbrief

Schreiben Sie als Privatperson einen geschäftlichen Brief wie zum Beispiel eine Bewerbung, eine Anfrage für ein Angebot oder einen Antrag an eine Behörde, genügen Ihre Kontaktdaten. Verfassen Sie das Schreiben hingegen im Namen eines Unternehmens, ist es ein bisschen anders. Hier gibt es nämlich bestimmte Pflichtangaben, die der Geschäftsbrief enthalten muss.

Was zu den Pflichtangaben gehört, hängt davon ab, ob die Firma im Handelsregister eingetragen ist. Steht das Unternehmen im Handelsregister, muss der Geschäftsbrief den Namen und die Rechtsform der Firma nennen. Außerdem müssen der Geschäftsführer oder die Mitglieder des Vorstands und der Vorsitzende des Aufsichtsrates angegeben sein.

Ist die Firma nicht im Handelsregister eingetragen, muss der Geschäftsbrief den Inhaber, die Firmenanschrift und je nach Rechtsform die Gesellschafter aufführen. Dazu kommen in beiden Fällen dann noch steuerrelevante Informationen.

7 Tipps, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben

Sie können sich eine Geschäftsbrief-Vorlage erstellen und auf Ihrem Computer speichern. In einem Programm wie zum Beispiel Word können Sie das Blatt dabei so einrichten, dass die Seitenränder, das Feld für die Empfängeradresse und die Falzmarken normgerecht eingestellt sind. Auch den Briefkopf können Sie einfügen.

Müssen Sie dann einen Geschäftsbrief schreiben, haben Sie durch die Vorlage das Grundgerüst bereits fertig. Statt jedes Mal alles neu zu machen, müssen Sie so nur den Brieftext verfassen. Anschließend können Sie den Geschäftsbrief ausdrucken und per Post verschicken oder auch als PDF an eine E-Mail anhängen.

Nach all den Infos zu den formalen Vorgaben bleibt aber immer noch die Frage nach den Inhalten. Wie vermitteln Sie Ihre Inhalte aussagekräftig, ansprechend und professionell? Dazu haben wir sieben Tipps für Sie!

1. Beschränken Sie sich aufs Wesentliche.

Die Aufmerksamkeit eines Lesers ist begrenzt. Kein Empfänger hat Lust und Zeit, sich durch einen seitenlangen Brief zu arbeiten und ihn womöglich mehrfach zu lesen, um herauszufinden, was Sie eigentlich wollen. Fassen Sie sich deshalb kurz und kommen Sie auf den Punkt. Lassen Sie Nebensächlichkeiten und kleine Details weg und verzichten Sie auf aufschweifende Erklärungen.

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Als Faustregel gilt, dass ein Geschäftsbrief eine DIN A4-Seite möglichst nicht überschreiten sollte. Gliedern Sie Ihren Text außerdem in Absätze. So wird die Struktur übersichtlicher und der Empfänger findet sich leichter zurecht.

2. Fangen Sie mit dem Wichtigsten an.

Bei einem Geschäftsbrief sollten Sie am besten mit der sprichwörtlichen Tür ins Haus fallen. Der Empfänger sollte nach den ersten ein, zwei Sätzen wissen, warum Sie ihn kontaktieren. Wenn er nicht erkennen kann, was Sie von ihm wollen, wird er das Schreiben für einen belanglosen Werbebrief halten und womöglich gar nicht alles lesen. Starten Sie deshalb direkt mit der entscheidenden Aussage.

3. Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt.

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Sie für und an den Empfänger schreiben. Stellen Sie deshalb nicht sich selbst in den Mittelpunkt, sondern formulieren Sie kundenorientiert. Wer ist Ihr Empfänger? Welche Interessen oder welchen Bedarf hat er? Was können Sie ihm bieten? Gehen Sie von solchen Fragen aus, wenn Sie Ihren Text verfassen.

Außerdem sollten Sie den Empfänger häufiger direkt ansprechen. Formulieren Sie zum Beispiel nicht „Gerne beraten wir Sie kostenlos.“, sondern besser „Nutzen Sie unsere kostenlose Beratung“.

4. Fordern Sie den Empfänger zu einer Handlung auf.

Runden Sie Ihren Text ab, indem Sie dem Empfänger die nächsten Schritte aufzeigen. Je nach Inhalt können Sie sich zunächst beim Empfänger bedanken. Anschließend können Sie ihn entweder zu einer konkreten Handlung auffordern, indem Sie zum Beispiel um eine Rückmeldung bitten oder ihn zu einem Besuch Ihrer Homepage einladen. Oder Sie merken an, dass Sie für Rückfragen gerne zur Verfügung stehen.

5. Formulieren Sie höflich und positiv.

Ein Geschäftsbrief braucht immer einen höflichen und freundlichen Unterton. Selbst wenn Sie eine Beschwerde schreiben, etwas reklamieren oder eine längst überfällige Zahlung anmahnen, ist ein sachlicher Ton Pflicht. Beschimpfungen und Beleidigungen haben in einem Geschäftsbrief nichts zu suchen.

Versuchen Sie auch, positiv zu formulieren. Schreiben Sie also zum Beispiel nicht “Leider ist das Produkt nicht lieferbar”, sondern beispielsweise “Wir geben alles, um das gewünschte Produkt so schnell wie möglich zu beschaffen.” Die zweite Formulierung klingt wesentlich serviceorientierter und professioneller.

6. Schreiben Sie in einem zeitgemäßen Stil.

Hochtrabende und gestelzte Formulierungen im typischen Beamtendeutsch sind nicht mehr zeitgemäß. Der Brief wirkt dadurch nicht nur gekünstelt, sondern ist zudem schwer zu verstehen. Schreiben Sie lieber in einem Stil auf dem Niveau von gehobener Umgangssprache.

Auch Ihre Sätze sollten Sie lieber kurz und einfach halten. Kein Leser möchte sich mit langen, verschachtelten Bandwurmsätzen herumschlagen, die er erst nach dem dritten Lesen überhaupt versteht. Dass sich in einen Geschäftsbrief keine Rechtschreib-, Tipp- und Grammatikfehler einschleichen sollten, versteht sich von selbst.

7. Nutzen Sie das Postskriptum.

Ein PS am Ende des Briefes eröffnet Ihnen die Möglichkeit, dem Empfänger noch eine zusätzliche Information bereitzustellen. Hier können Sie zum Beispiel auf ein besonderes Angebot hinweisen oder eine geplante Aktion ankündigen. Dabei ist Ihnen Aufmerksamkeit sicher. Denn ein Postskriptum wird immer gelesen.