5 Mustervorlagen für die Abmahnung im Arbeitsverhältnis

Aktualisiert am 11. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher

Die folgenden Vorlagen für Abmahnungen im Arbeitsverhältnis wurden rechtlich geprüft und sorgfältig von Fachleuten gegengelesen, um ihre Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Nutzen Sie diese Musterschreiben, um Verstöße oder Vergehen von Mitarbeitern formell und korrekt zu rügen.

Vorlage 1: Abmahnung wegen wiederholter Verspätung

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen wiederholter Verspätung

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen wiederholter Verspätungen in den letzten Wochen ab. Trotz mehrfacher mündlicher Ermahnungen haben Sie die vereinbarten Arbeitszeiten nicht eingehalten.

Konkret geht es um folgende Vorfälle:

  • Datum 1: Ankunft um _______ Uhr statt um _______ Uhr
  • Datum 2: Ankunft um _______ Uhr statt um _______ Uhr
  • Datum 3: Ankunft um _______ Uhr statt um _______ Uhr

Ihre Verspätungen beeinträchtigen den Arbeitsablauf und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig pünktlich zur Arbeit erscheinen. Bei weiteren Verspätungen müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 2: Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen Ihres unentschuldigten Fehlens am _______ (Datum) ab. Sie sind Ihrer Arbeitspflicht nicht nachgekommen und haben uns nicht über Ihre Abwesenheit informiert.

Ihr unentschuldigtes Fehlen beeinträchtigt den Arbeitsablauf und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig alle Abwesenheiten ordnungsgemäß und rechtzeitig melden. Bei weiteren Vorfällen dieser Art müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 3: Abmahnung wegen Verletzung der Arbeitspflichten

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen Verletzung der Arbeitspflichten

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen der wiederholten Verletzung Ihrer Arbeitspflichten ab. Trotz mehrfacher Hinweise haben Sie Ihre Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt.

Konkret geht es um folgende Vorfälle:

  • Datum 1: Beschreibung des Vorfalls
  • Datum 2: Beschreibung des Vorfalls
  • Datum 3: Beschreibung des Vorfalls

Ihre Pflichtverletzungen beeinträchtigen den Arbeitsablauf und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig Ihren Aufgaben gewissenhaft nachkommen. Bei weiteren Pflichtverletzungen müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 4: Abmahnung wegen unangemessenem Verhalten

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen unangemessenem Verhalten

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen unangemessenen Verhaltens am Arbeitsplatz ab. **Ihr Verhalten am _______ (Datum) entsprach nicht den Erwartungen und Standards unseres Unternehmens.

Konkret geht es um folgenden Vorfall:

  • Beschreibung des unangemessenen Verhaltens

Ihr Verhalten beeinträchtigt das Arbeitsklima und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig professionell und respektvoll auftreten. Bei weiteren Vorfällen dieser Art müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 5: Abmahnung wegen Missachtung von Sicherheitsvorschriften

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen Missachtung von Sicherheitsvorschriften

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen der Missachtung von Sicherheitsvorschriften ab. Am _______ (Datum) haben Sie gegen die geltenden Sicherheitsrichtlinien verstoßen, was ein erhebliches Risiko für Sie und Ihre Kollegen darstellt.

Konkret geht es um folgenden Vorfall:

  • Beschreibung des Verstoßes gegen die Sicherheitsvorschriften

Ihre Missachtung der Sicherheitsvorschriften gefährdet die Sicherheit am Arbeitsplatz. Wir erwarten, dass Sie zukünftig alle Sicherheitsrichtlinien einhalten. Bei weiteren Verstößen müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Spricht der Arbeitgeber eine Abmahnung aus, ist dies als eine Warnung zu verstehen. Grund für die Abmahnung ist ein einmaliges oder ein wiederholtes Fehlverhalten des Arbeitnehmers, das der Arbeitgeber rügt. Durch die Abmahnung verdeutlicht er, dass er dieses Fehlverhalten in Zukunft nicht mehr dulden wird und dass der Arbeitnehmer mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen muss, falls er sein Verhalten nicht ändert und es erneut zu einem solchen oder einem vergleichbaren Fehlverhalten kommen sollte. Insgesamt erfüllt eine arbeitsrechtliche Abmahnung dabei vier Funktionen.

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TT Punkt MM Punkt JJJJ
Hidden
Hidden
Hidden

Das ist eine Mustervorlage. So könnte Ihr Schreiben aussehen.

Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.

1.) Die Hinweisfunktion. Der Arbeitgeber weist den Arbeitnehmer auf ein bestimmtes Fehlverhalten hin, durch das dieser seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt hat.

2.) Die Dokumentationsfunktion. Die Abmahnung dokumentiert das gerügte Fehlverhalten. Aus diesem Grund darf eine wirksame Abmahnung auch keine pauschal und allgemein formulierten Vorwürfe enthalten, sondern muss die Verletzungshandlung möglichst konkret und präzise beschreiben. Dies erfolgt, indem der Sachverhalt mit Angaben wie Datum, Ort und Uhrzeit sowie eventuell Zeugen oder Beweismitteln dokumentiert wird. Gleichzeitig ist die Abmahnung aber auch ein Beleg dafür, dass der Arbeitnehmer auf das jeweilige Fehlverhalten hingewiesen und deswegen gerügt wurde.

3.) Die Rügefunktion. Der Arbeitnehmer erinnert den Arbeitnehmer an seine Pflichten und fordert ihn dazu auf, das beanstandete Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen oder nicht noch einmal zu wiederholen.

4.) Die Warnfunktion. Der Arbeitgeber warnt den Arbeitnehmer vor drohenden Konsequenzen, falls es erneut zu einem vergleichbaren Pflichtverstoß kommen sollte. Damit der Arbeitgeber eine spätere Kündigung auf die Abmahnung stützen kann, muss die Kündigung als mögliche Folge jedoch ausdrücklich benannt werden. Droht der Arbeitgeber nur mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen, ohne die Kündigung ausdrücklich als mögliche Folge zu benennen, handelt es sich nur um eine Ermahnung oder eine Rüge. Diese schafft in aller Regel jedoch nicht die notwendigen Voraussetzungen für eine verhaltensbedingte Kündigung.

Die Abmahnung ist Verwarnung und zweite Chance in einem

Das Arbeitsrecht schreibt vor, dass die Kündigung stets das letzte Mittel sein sollte. Aus diesem Grund setzt eine verhaltensbedingte Kündigung zunächst mindestens eine Abmahnung voraus. Eine Ausnahme gilt nur bei besonders schweren Pflichtverstößen. Durch die Abmahnung rügt der Arbeitgeber ein Fehlverhalten und macht deutlich, dass ein solches Verhalten in Zukunft nicht mehr akzeptiert wird. Gleichzeitig signalisiert er dem Arbeitnehmer aber auch, dass er zunächst auf die Kündigung verzichtet. Nutzt der Arbeitnehmer diese zweite Chance und bessert er sein Verhalten, bleibt das Arbeitsverhältnis weiterhin unverändert bestehen. Insofern ist die Abmahnung eine Verwarnung und gleichzeitig die ausdrückliche Aufforderung an den Arbeitnehmer, seine arbeitsvertraglichen Pflichten in Zukunft ordnungsgemäß zu erfüllen, um weitere Konsequenzen abzuwenden. Ein häufiger Irrtum ist allerdings, dass der Arbeitgeber erst nach der dritten Abmahnung kündigen kann. Es gibt keine verbindlichen Regelungen dazu, wie viele Abmahnungen ausgesprochen werden müssen. Der Arbeitgeber kann in jedem Einzelfall entscheiden, ob er eine weitere Abmahnung oder die Kündigung ausspricht. Durch die erste Abmahnung hat er dem Arbeitnehmer nämlich bereits die Gelegenheit gegeben, seinen Fehler wieder auszubügeln. Ändert der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht, ist er der Aufforderung seines Arbeitgebers nicht nachgekommen und kann daher, vor allem bei gravierenden Pflichtverstößen, unter Umständen auch nach der ersten Abmahnung schon gekündigt werden.

Abmahnung Arbeitsverhältnis als Mustervorlage

Sehr geehrte/r Frau / Herr (Name),

leider gibt uns Ihr Verhalten Anlass, eine Abmahnung auszusprechen.

Am (Datum) haben Sie (genaue Darstellung des Fehlverhaltens; z.B. Ihren Dienst zum wiederholten Male deutlich zu spät angetreten. Wie Ihnen durch Ihre langjährige Tätigkeit bekannt ist, beginnt Ihre Arbeitszeit um ____ Uhr. An besagten Datum sind Sie jedoch erst um ____ Uhr und damit mehr als eine Stunde zu spät erschienen. Leider war dies nicht Ihre erste Verspätung in dieser Form, bereits am (Datum) sowie am (Datum) haben Sie sich ebenfalls um jeweils eine Stunde verspätet.)

Wir weisen Sie daher auf Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten hin, die auch eine pünktliche Arbeitsaufnahme beinhalten. Derartige Pflichtverletzungen können wir nicht weiter entschuldigen und werden wir in Zukunft auch nicht mehr dulden.

Wir fordern Sie ausdrücklich dazu auf, Ihren Vertragspflichten künftig ordnungsgemäß nachzukommen. Sollten wir erneut vergleichbare Pflichtverstöße feststellen, müssen Sie mit weiteren Konsequenzen rechnen, die bis zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können.

Diese Abmahnung wird Ihrer Personalakte hinzugefügt.

Mit freundlichen Grüßen,

(Unterschrift Arbeitgeber)

Ich habe diese Abmahnung am (Datum) erhalten.

(Unterschrift Arbeitnehmer)

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