Vordruck Urlaubsantrag: Tipps & Muster Vorlagen

Infos zum Vordruck Urlaubsantrag
Viele Betriebe haben einen eigenen Vordruck für den Urlaubsantrag.

Die Urlaubsplanung steht und am liebsten würden Sie jetzt schon damit anfangen, die Koffer zu packen. Aber damit es mit der Auszeit klappt, muss Ihr Arbeitgeber den Urlaub erst einmal genehmigen. Und genau an diesem Punkt herrscht oft Unsicherheit: Ab wann steht mir überhaupt Urlaub zu? Wie muss ich den Urlaub beantragen? Kann mein Arbeitgeber meinen Urlaubsantrag ablehnen oder einen genehmigten Urlaub wieder streichen? Bekomme ich Urlaubsgeld? Was passiert mit meinem Urlaub, wenn ich den Arbeitgeber wechsle? Diese und weitere Fragen rund um den Urlaub beantworten wir in diesem Beitrag. Und einen Vordruck für einen Urlaubsantrag gibt’s obendrauf!

Sich ausruhen und neue Kraft tanken: Dafür ist der Urlaub da. Und weil sogar der Gesetzgeber möchte, dass sich Arbeitnehmer erholen und gesund bleiben, spricht er vom Erholungsurlaub. Im Unterschied zu Selbstständigen und Freiberuflern haben Arbeitnehmer durch den Urlaub auch keine finanziellen Einbußen. Denn der Arbeitgeber zahlt den Lohn oder das Gehalt normal weiter.

Allerdings kann der Urlaub durchaus zum Streitthema in der Firma werden. Zum Beispiel dann, wenn einige Mitarbeiter zugunsten anderer Kollegen zurückstecken müssen. Und auch zum Urlaub selbst sind mitunter Fragen offen. Wir klären die wichtigsten Punkte.

Wie viel Urlaub steht mir zu?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch beläuft sich gemäß § 3 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) auf mindestens 24 Werktage. Werktage sind alle Kalendertage, die keine Sonntage und keine gesetzlichen Feiertage sind.

Nun geht der Arbeitgeber aber von einer Sechs-Tage-Woche aus. Arbeiten Sie nur an fünf Tagen pro Woche – was heutzutage der Normalfall ist – haben Sie Anspruch auf mindestens 20 Werktage Urlaub. Bei einer Schwerbehinderung kommen fünf Tage zusätzlich dazu.

Dabei bezieht sich der Urlaubsanspruch tatsächlich auf Ihre Arbeitstage pro Woche. Denn der Gesetzgeber kennt keine halben Arbeits- oder Urlaubstage. Wenn Sie also in Teilzeit arbeiten und dabei an fünf Tagen pro Woche für drei Stunden im Betrieb sind, haben Sie den gleichen Urlaubsanspruch wie Ihre Kollegen in Vollzeit. Arbeiten Sie hingegen nur an drei Tagen in der Woche, umfasst Ihr Urlaubsanspruch entsprechend weniger Tage.

Allerdings schreibt der Gesetzgeber nur den Mindesturlaub vor.

Das heißt: Den gesetzlichen Mindesturlaub muss Ihnen Ihr Arbeitgeber auf jeden Fall gewähren. Auf freiwilliger Basis kann er Ihnen aber auch mehr Urlaub gönnen. Und in vielen Fällen ist dem auch so. Wie viel Urlaub Sie tatsächlich haben, steht in Ihrem Arbeitsvertrag oder ergibt sich aus dem geltenden Tarifvertrag.

Außerdem kann es sein, dass Sie Sonderurlaub nutzen können. Oft enthält ein Tarifvertrag, der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung nämlich Regelungen, dass Sie Sonderurlaub bekommen, wenn Sie zum Beispiel heiraten, Nachwuchs bekommen, umziehen oder ein naher Angehöriger stirbt.

Ab wann steht mir Urlaub zu?

Für jeden Monat, den Sie für Ihren Arbeitgeber tätig sind, erwerben Sie Anspruch auf ein Zwölftel Ihres Jahresurlaubs. Das ergibt sich aus § 5 BUrlG. Beträgt Ihr Jahresurlaub beispielsweise 24 Werktage und besteht Ihr Arbeitsverhältnis seit zwei Monaten, haben Sie also Anspruch auf vier Urlaubstage.

Gemäß § 4 BUrlG entsteht der volle Urlaubsanspruch aber erst dann, wenn seit Beginn des Arbeitsverhältnisses mindestens sechs Monate vergangen sind. Diese Regelung führt dazu, dass einige Arbeitgeber die Probezeit, die oft ebenfalls sechs Monate beträgt, mit einer Urlaubssperre verknüpfen. Gleichzeitig glauben viele Arbeitnehmer, dass sie in den ersten sechs Monaten keinen Urlaub nehmen dürfen.

Sammeln mehrere neue Mitarbeiter ihren Urlaubsanspruch an, kann es in der zweiten Jahreshälfte aber eng werden. Deshalb sind inzwischen viele Arbeitgeber dazu übergegangen, auch schon in den ersten sechs Monaten Urlaub zu gewähren.

Das heißt: Stellen Sie im ersten halben Jahr der Beschäftigung einen Urlaubsantrag, muss der Arbeitgeber Ihnen den Urlaub zwar nicht bewilligen. Aber es ist auch nicht ausgeschlossen, dass Sie Urlaub machen können. Fragen Sie deshalb ruhig nach.

Wie beantrage ich meinen Urlaub?

Wie Sie Ihren Urlaub beantragen müssen, hängt davon ab, was in Ihrer Firma üblich ist. In einigen Betrieben reicht es aus, wenn Sie Ihrem Chef sagen, wann Sie gerne Urlaub hätten. In anderen Betrieben müssen Sie einen schriftlichen Antrag stellen.

Ist ein schriftlicher Urlaubsantrag notwendig, bekommen Sie meist ein Formular von Ihrem Chef oder der Personalabteilung, das Sie ausfüllen müssen. Manchmal ist auch ein entsprechendes Dokument im Computersystem hinterlegt. Falls Sie selbst zu Stift und Papier greifen müssen, können Sie sich an unserem Vordruck für einen Urlaubsantrag orientieren.

Vordruck Urlaubsantrag

Ihr Name
Personalnummer: ________________________ / Abteilung _________________

Urlaubsantrag

Hiermit beantrage ich _____ Arbeitstage Urlaub in der Zeit vom __________ bis einschließlich __________.

Bei dem Urlaub handelt es sich um

__ bezahlten Urlaub     __ Freizeitausgleich    __ Sonderurlaub    __ unbezahlten Urlaub.

Begründung für Sonderurlaub oder unbezahlten Urlaub: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________
Ort, Datum                           Unterschrift

Kann der Arbeitgeber meinen Urlaubsantrag ablehnen?

Grundsätzlich muss Ihr Arbeitgeber Ihre Urlaubswünsche berücksichtigen. In § 7 Abs. 1 BUrlG ist aber auch geregelt, dass Ihr Arbeitgeber Ihren Urlaubsantrag ablehnen kann. Möglich ist das aus zwei Gründen:

1. Dringende betriebliche Belange

Arbeiten Sie in einem Beruf, der stark von der Saison abhängt, oder steht ein wichtiger Auftrag an, bei dem Sie gebraucht werden, kann Ihr Arbeitgeber Ihrem Urlaubswunsch eine Absage erteilen. Teilweise kann Ihr Arbeitgeber sogar eine allgemeine Urlaubssperre verhängen. Im Einzelhandel ist das zum Beispiel im Weihnachtsgeschäft oft der Fall.

Aber auch wenn wegen einer Grippewelle die halbe Belegschaft ausgefallen ist und Sie ausgerechnet jetzt ein paar Tage frei wollen, muss Ihr Arbeitgeber nicht zustimmen. In solchen Fällen haben die Interessen des Arbeitgebers an einem störungsfreien Betrieb Vorrang.

2. Soziale Gesichtspunkte

Beantragen mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit Urlaub, muss Ihr Arbeitgeber abwägen. Urlaub bekommen dann die Kollegen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben.

Typisch ist so eine Situation während der Schulferien, über Weihnachten und Ostern oder an Brückentagen. Ein Grund, der es dann meist unmöglich macht, den Urlaub zu verschieben, sind schulpflichtige Kinder. Anders als ein kinderloser Single können Eltern mit schulpflichtigen Kindern schließlich schlecht außerhalb der Ferien verreisen.

Daneben kann eine chronische Erkrankung ein triftiger Grund sein. Hat jemand zum Beispiel Heuschnupfen, kann er in der Zeit, in der alles blüht, seinen Urlaub nicht in den Bergen verbringen. Das Alter und die Betriebszugehörigkeit spielen ebenfalls eine Rolle. Fallen die Urlaubswünsche von einem langjährigen Mitarbeiter und einem Kollegen zusammen, der erst seit wenigen Monaten in der Firma ist, wird der neuere Kollege womöglich auf einen anderen Termin ausweichen müssen.

Doch das heißt nicht, dass Sie ohne Kinder keine Chance auf Urlaub während der Schulferien oder an Feiertagen haben.

Ihr Arbeitgeber muss nämlich auch die Urlaubsplanungen der Vorjahre berücksichtigen. Haben oder mussten Sie in den vergangenen Jahren immer den Kollegen den Vortritt lassen, können Sie als Argument anführen, dass Sie dieses Jahr mal an der Reihe sind.

Wann gilt mein Urlaubsantrag als genehmigt?

Haben Sie Ihren Urlaub in einem Gespräch mit Ihrem Chef beantragt, wird er Ihnen oft direkt zu- oder absagen. An diese Aussage ist er dann auch gebunden. Hat Ihr Chef zugesagt, ist Ihr Urlaubsantrag also bewilligt. Zurücknehmen kann er die Zusage eigentlich nicht. Trotzdem ist es besser, wenn Sie Ihren Chef um eine kurze schriftliche Bestätigung bitten. Im Zweifel sind Sie so nämlich auf der sicheren Seite.

Und: Verlassen Sie sich nicht auf lapidare Erklärungen im Stile von „sieht ganz gut aus“ oder „sollte machbar sein“. Bestehen Sie auf eine klare, verbindliche Aussage! Denn dass es mit Ihrem Urlaub ganz gut aussieht, heißt nicht, dass Ihr Urlaub auch tatsächlich genehmigt ist.

Haben Sie einen schriftlichen Urlaubsantrag gestellt, sollten Sie Ihrem Arbeitgeber ein paar Tage Zeit geben. Eine bestimmte Frist, bis wann über Ihren Urlaubsantrag entschieden sein muss, gibt es zwar nicht. Üblich ist aber, dass Sie nach etwa zehn Tagen eine Antwort haben sollten.

Verwendet Ihr Arbeitgeber einen Vordruck für den Urlaubsantrag, enthält das Formular meist entsprechende Felder. Dort ist angekreuzt, ob Ihr Urlaub wie beantragt bewilligt, zu einem anderen Termin gewährt oder abgelehnt wird. Bei einer Ablehnung sind auch die Gründe aufgeführt. Die Angaben auf dem Vordruck vom Urlaubsantrag sind sowohl für Ihren Arbeitgeber als auch für Sie verbindlich.

Lässt die Antwort auf sich warten, kommt es darauf an, was in Ihrem Betrieb üblich ist. In einigen Unternehmen gilt ein Urlaubsantrag als abgelehnt, wenn Sie innerhalb einer bestimmten Frist keine Zusage erhalten haben. In anderen Firmen ist es genau andersherum. Dort gilt der Antrag als genehmigt, wenn keine Absage erfolgt. Fragen Sie im Zweifel deshalb nach!

Und: Wurde Ihr Urlaubsantrag genehmigt, sind Sie genauso daran gebunden. Möchten Sie den Urlaub doch nicht oder zu einem anderen Zeitpunkt, müssen Sie einen neuen Antrag stellen.

Kann mein Arbeitgeber einen genehmigten Urlaub wieder streichen?

In absoluten Ausnahmefällen kann Ihr Arbeitgeber einen schon genehmigten Urlaub wieder streichen. Voraussetzung dafür ist aber, dass im Betrieb wirklich gravierende Probleme bestehen und es ohne Sie wirklich nicht geht.

Vielleicht werden Sie aber auch nachgeben und Ihren Urlaub verschieben, wenn Sie Ihr Chef eindringlich darum bittet. Haben Sie zu diesem Zeitpunkt schon eine Reise gebucht, können Sie von Ihrem Chef dann im Gegenzug verlangen, dass er wenigstens die Stornokosten oder die Gebühren für eine Umbuchung übernimmt.

Darf mich mein Chef aus dem Urlaub zurückholen?

Haben Sie Ihren Urlaub angetreten, sind Sie außen vor. Selbst in dringenden Fällen kann Ihr Arbeitgeber nicht verlangen, dass Sie Ihren Urlaub unterbrechen oder vorzeitig aus dem Urlaub zurückkommen.

Auch eine Vereinbarung, nach der Sie Ihr Chef zurückholen darf, ist nichtig. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG, Az. AZR 405/99). Ein anderes Urteil des Bundesarbeitsgerichts besagt, dass Sie auch nicht dazu verpflichtet sind, Ihrem Chef mitzuteilen, wo und wie er Sie im Urlaub erreichen kann (BAG, Az. 7 AZR 1148/78).

Kann mein Arbeitgeber verlangen, dass ich meinen Jahresurlaub in mehrere Kurzurlaube aufteile?

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen nicht den ganzen Jahresurlaub an einem Stück bewilligen. Gibt es nachvollziehbare Gründe, kann er von Ihnen verlangen, dass Sie Ihren Urlaub aufteilen.

Allerdings gibt es dabei Grenzen. Einmal pro Jahr haben Sie nämlich Anspruch auf mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage und somit auf mindestens zwei Wochen Urlaub am Stück. Das ist in § 7 Abs. 2 BUrlG festgelegt.

Übrigens ist es auch zulässig, dass Ihr Arbeitgeber Betriebsferien anordnet. Nur dürfen diese nicht mehr als drei Fünftel Ihres Jahresurlaubs einnehmen. Über mindestens zwei Fünftel müssen Sie also frei verfügen können.

Kann ich meinen Urlaubsanspruch ins nächste Jahr mitnehmen?

Grundsätzlich will der Gesetzgeber, dass Sie Ihren Erholungsurlaub im Laufe des Jahres nehmen. Schließlich ist die Idee hinter dem Urlaub, dass Sie sich erholen und so einerseits gesund bleiben und andererseits neue Kraft für die Arbeit tanken.

Dass Sie nicht verbrauchten Urlaub ins Folgejahr mitnehmen, ist gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG deshalb nur in Ausnahmefällen möglich. So eine Ausnahme gilt, wenn Ihnen der Chef aus dringenden betrieblichen Gründen keinen Urlaub gewähren konnte oder wenn Sie längere Zeit krank waren. Können Sie Ihren Urlaub dann nicht mehr verbrauchen, dürfen Sie ihn übertragen. Doch bei einer Übertragung müssen Sie den Resturlaub bis Ende März nehmen.

Was passiert mit meinem Urlaub, wenn ich den Arbeitgeber wechsle?

Welchen Urlaubsanspruch Sie haben und wie er sich verteilt, hängt davon ab, wann Sie den Arbeitgeber wechseln:

  • Verlassen Sie Ihren bisherigen Arbeitgeber vor dem 30. Juni, haben Sie Anspruch auf ein Zwölftes des Jahresurlaubs für jeden Monat, in dem Sie gearbeitet haben. Den restlichen Jahresurlaub können Sie beim neuen Arbeitgeber geltend machen, wobei Sie auch hier pro Monat Anspruch auf ein Zwölftel erwerben.
  • Wechseln Sie nach dem 1. Juli, können Sie Ihren gesamten Jahresurlaub beim bisherigen Arbeitgeber aufbrauchen.

Ein Beispiel: Angenommen, Sie treten Ihren neuen Job an 1. August an. Sowohl der alte als auch der neue Arbeitsvertrag sehen 28 Tage Urlaub vor. 20 Tage davon haben Sie schon genommen. Ihr neuer Arbeitgeber muss Ihnen deshalb nur noch die restlichen acht Urlaubstage gewähren.

Damit die Urlaubsregelung greift, muss Ihnen Ihr bisheriger Arbeitgeber bescheinigen, wie viel Urlaub Sie im laufenden Jahr schon genommen haben. Diese Pflicht ergibt sich aus § 6 Abs. 2 BUrlG.

Für Sie ist die Bescheinigung deshalb wichtig, weil Ihr neuer Arbeitgeber Ihren Urlaubsantrag nicht ohne Weiteres ablehnen darf, wenn Sie die Bescheinigung vorlegen. Andersherum darf er davon ausgehen, dass Sie Ihren gesamten Urlaub schon beim alten Arbeitgeber genommen haben, wenn es keine Bescheinigung gibt. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil entschieden (BAG, Az. 9 AZR 295/13).

Bekomme ich Urlaubsgeld?

Während Ihres Urlaubs bezahlt Ihr Arbeitgeber Ihren Lohn oder Ihr Gehalt weiter. Diese Vergütung wird auch als Urlaubsentgelt bezeichnet. Urlaubsgeld ist aber etwas anderes.

Ähnlich wie Weihnachtsgeld ist das Urlaubsgeld eine freiwillige Leistung Ihres Arbeitgebers, die er zusätzlich zum normalen Arbeitsentgelt bezahlt. Die Regelungen zum Urlaubsgeld können im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung enthalten sein. Einen Rechtsanspruch auf Urlaubsgeld haben Sie aber nicht.

Was kann ich tun, wenn mein Urlaubsantrag abgelehnt wurde?

Wird Ihr Urlaubsantrag nicht genehmigt, müssen Sie sich zunächst damit abfinden. Ob Sie schon einen Urlaub gebucht haben oder nicht, spielt keine Rolle. Kommen Sie nicht auf die Idee, den Urlaub eigenmächtig anzutreten oder eine Erkrankung vorzuspielen. Dadurch riskieren Sie nämlich eine Abmahnung und im schlimmstenfalls sogar eine fristlose Kündigung.

Zeigt sich Ihr Chef uneinsichtig und kann er Ihnen keine plausiblen Gründe für die Absage nennen, können Sie zwar vors Arbeitsgericht ziehen. Ob Sie diesen Weg gehen wollen, müssen Sie aber selbst entscheiden.

Besser ist, wenn Sie eine solche Situation erst gar nicht entstehen lassen. Deshalb: Stellen Sie Ihren Urlaubsantrag rechtzeitig und buchen Sie Ihren Urlaub erst, wenn Sie den Vordruck genehmigt zurückbekommen haben.