Dritte Mahnung: Infos, Tipps & Muster Vorlagen

Aktualisiert am 26. April 2022 von Ömer Bekar

Vorlage für 3. Mahnung
Mit der dritten Mahnung wird der Kunde unmissverständlich dazu aufgefordert, die überfällige Rechnung endlich zu bezahlen.

Es kann jedem einmal passieren, dass er eine Rechnung übersieht. Oder dass er eine Zahlung etwas aufschieben muss, weil er knapp bei Kasse ist. Doch auch ein Unternehmen ist auf pünktliche Zahlungseingänge angewiesen. Bleibt eine Rechnung offen, obwohl sie fällig war, können und sollten Sie den Kunden also an die Zahlung erinnern. Reagiert er nicht darauf, folgt eine Mahnung. Die dritte Mahnung ist dann die letzte Chance, die fällige Zahlung ohne unangenehme Konsequenzen zu leisten. Wir erklären, was bei der dritten Mahnung wichtig ist und zeigen Ihnen eine Vorlage.

Eigentlich ist die Sache klar: Das Unternehmen erbringt die vereinbarte Leistung und der Kunde bezahlt im Gegenzug die dazugehörige Rechnung. Doch in der Praxis klappt das leider nicht immer so reibungslos.

Dass eine Zahlung ausbleibt, hat nicht zwangsläufig etwas mit böser Absicht zu tun. In der Hektik des Alltags kann eine Rechnung durchaus untergehen. Doch wenn der Kunde weder auf eine Zahlungserinnerung noch auf die zweite Mahnung reagiert, sollten Sie sich mit einer dritten und letzten Mahnung nicht zu viel Zeit lassen.

Aber wann wird eine dritte Mahnung überhaupt geschrieben? Welche Angaben sollte sie beinhalten? Was gilt für die Mahngebühren? Und ist eine weitere Mahnung überhaupt notwendig? Solche Fragen klären wir in diesem Beitrag. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand von Vorlagen, wie Sie die dritte Mahnung formulieren können.

Wann wird es Zeit für eine Mahnung?

Bleibt die Zahlung aus, obwohl die Rechnung fällig war, können Sie den Kunden mit einer Mahnung an die Zahlung erinnern. Wie schnell Sie eine Mahnung verschicken, entscheiden grundsätzlich Sie selbst.

Eine Mahnung dient dabei nicht immer nur als reine Zahlungserinnerung. Vielmehr ist sie mitunter notwendig, um den Kunden in Verzug zu setzen. Denn bloß, weil eine Zahlung fällig ist, entsteht nicht automatisch ein Zahlungsverzug.

Die Fälligkeit bestimmen Sie selbst, indem Sie in Ihrer Rechnung ein Zahlungsziel nennen. Ist das Zahlungsziel erreicht, ist die Rechnung fällig. Ein Verzug tritt aber erst und nur ein, wenn Sie den Kunden bereits in der Rechnung darauf hingewiesen haben, dass er nach Ablauf des Zahlungsziels in Verzug gerät. Enthält die Rechnung hingegen keinen Hinweis auf die Folgen, wenn die Zahlung ausbleibt, ist die Mahnung notwendig, um den Kunden in Verzug zu setzen.

Bei Geschäftskunden sieht die Sache etwas anders aus. Hier ist kein Hinweis in der Rechnung und keine Mahnung notwendig. Stattdessen ist ein Geschäftskunde automatisch in Verzug, wenn seit dem Zahlungsziel 30 Tage vergangen sind.

Wie läuft ein dreistufiges Mahnverfahren ab?

Sie sind nicht dazu verpflichtet, drei Mahnungen zu verschicken. Bereits nach der ersten Mahnung oder wenn der Kunde in Zahlungsverzug ist, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. In der Praxis ist es aber üblich, zunächst drei Mahnungen zu verschicken.

Hintergrund dazu ist, dass vor allem treue Kunden auf diese Weise nicht vor den Kopf gestoßen werden sollen. Schließlich kann es tatsächlich nur ein Versehen sein, dass die Rechnung nicht bezahlt wurde. Wird der Kunde dann gleich mit der Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder einem Inkassoschreiben konfrontiert, könnte er verärgert sein. Die Kundenbeziehung könnte darunter leiden oder sogar abrupt enden.

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1. Mahnung

Ist das Zahlungsziel verstrichen und die Rechnung noch immer offen, können Sie den Kunden an die fällige Zahlung erinnern. Dabei sollten Sie in der ersten Mahnung auf einen höflichen Ton achten. Gehen Sie davon aus, dass lediglich ein Versehen vorliegt.

In der ersten Mahnung weisen Sie den Kunden freundlich auf die offene und fällige Rechnung hin. Gleichzeitig können Sie eine Frist setzen, bis wann die Zahlung erfolgen soll. Üblich sind dabei 14 Tage. Natürlich können Sie den Kunden auch schon auf die Folgen hinweisen, die drohen, wenn er die Frist verstreichen lässt.

Sie müssen die erste Mahnung auch nicht unbedingt so nennen. Stattdessen können Sie Ihr Schreiben auch als Zahlungserinnerung titulieren. Der Inhalt bleibt gleich und auch eine eindeutige Zahlungserinnerung ist eine erste Mahnung. Nur klingt diese Bezeichnung freundlicher.

2. Mahnung

Hat der Kunde nicht auf die erste Mahnung reagiert, können Sie ihm eine zweite Mahnung schicken. Jetzt sollten Sie im Ton deutlicher werden und Ihr Schreiben auch klar als Mahnung bezeichnen.

Sinnvoll kann zudem sein, Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung zu stellen. Denn zum einen führen Sie dem Kunden damit vor Augen, dass Sie es ernst meinen und den Zahlungseingang nun endlich verzeichnen möchten. Und zu anderen entstehen Ihnen durch die Mahnschreiben und den fehlenden Geldeingang ebenso Kosten.

Auch in der zweiten Mahnung sollten Sie ein konkretes Datum angeben, bis wann Sie den Geldeingang erwarten. Dieses Mal kann die Frist kürzer ausfallen. Haben Sie dem Kunden in der ersten Mahnung zum Beispiel eine Zahlungsfrist von zwei Wochen eingeräumt, können Sie die Frist jetzt auf eine Woche verkürzen.

3. Mahnung

Blieb auch die zweite Mahnung erfolglos, können Sie mit der dritten Mahnung nachlegen. Die dritte Mahnung wird manchmal auch als letzte Mahnung bezeichnet. Dadurch soll zum Ausdruck kommen, dass Sie dem Kunden letztmalig die Gelegenheit geben, die Rechnung zu bezahlen und die Sache damit aus der Welt zu schaffen.

Der Ton in der dritten Mahnung kann und sollte deutlich sein. Machen Sie unmissverständlich klar, dass Sie nicht mehr länger abwarten werden. Dazu kündigen Sie die konkreten Konsequenzen an, die Sie einleiten werden, wenn Sie die Zahlung bis zum benannten Zeitpunkt nicht verbuchen können. In den meisten Fällen wird es sich um ein gerichtliches Mahnverfahren handeln.

Mahnungen nur bei Aussicht auf Zahlung

Es ist durchaus verständlich, wenn Sie nicht gleich in die Vollen gehen möchten. Hat ein Kunde wirklich nur vergessen, die Rechnung zu bezahlen, wird ihm die Zahlungserinnerung schließlich genauso unangenehm sein wie Ihnen. Doch es macht ebenso keinen Sinn, wenn Sie aus falscher Rücksichtnahme oder Übervorsicht Ihre eigene Liquidität gefährden.

Wenn Sie davon ausgehen müssen, dass die Mahnungen den Kunden nicht zu einer Zahlung bewegen werden, können Sie sich den Aufwand sparen. Besser ist dann, wenn Sie den Kunden durch eine Mahnung rechtssicher in Verzug setzen und nach Ablauf der Frist gleich gerichtliche Schritte einleiten. Auf diese Weise verlieren Sie nicht unnötig Zeit.

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Wie Sie vorgehen, können Sie an verschiedenen Faktoren festmachen. Kennen Sie den Kunden schon länger? Was wissen Sie über seine Zahlungsmoral? Wie hoch ist die offene Forderung? Wie sieht es mit Ihrer eigenen Liquidität aus und wie dringend sind Sie auf den Geldeingang angewiesen?

Nicht zuletzt sollten Sie auch ein wenig auf Ihr Bauchgefühl vertrauen. Je größer Ihre Bedenken sind, ob Sie Ihr Geld bekommen, desto kürzer können Sie die Zahlungsfristen setzen und desto schneller sollten Sie weitere Schritte einleiten.

Was gilt für Mahngebühren und Verzugszinsen?

Ob Sie Mahngebühren und Verzugszinsen geltend machen, bleibt grundsätzlich Ihrer Entscheidung überlassen. Ist der Kunde mit seiner Zahlung in Verzug, haben Sie einen Anspruch darauf, dass er die entstandenen Kosten ersetzt. Genauso können Sie aber auch darauf verzichten.

Möchten Sie Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung stellen, gibt der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen vor:

  • Mahngebühren: Schreiben Sie Ihre Mahnungen selbst, können Sie den Aufwand für das Erstellen einfordern. Dabei bezieht sich der Aufwand aber in erster Linie auf das Papier und das Porto. Konkrete Zahlen nennt der Gesetzgeber zwar nicht. Als angemessen gelten aber höchstens drei Euro pro Mahnung. Zusätzlich dazu können Sie weitere Auslagen einfordern, so zum Beispiel die Gebühren für eine Rücklastschrift oder die Kosten für eine Adressermittlung.
  • Verzugszinsen: Der Zinssatz bei Zahlungsverzug ist in § 288 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) festgelegt. Demnach sind bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte und bei Geschäftskunden neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz üblich.

Kümmern Sie sich nicht selbst um das Mahnwesen, sondern beauftragen einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen mit der Abwicklung, entstehen weitere Kosten. Diese Gebühren trägt der säumige Zahler.

Welche Inhalte sollte die dritte Mahnung haben?

Zunächst einmal sollten Sie jede Mahnung, egal ob es sich um die erste, die zweite oder die letzte handelt, schriftlich verfassen. Denn falls es zu einem Gerichtsverfahren kommen sollte, können Sie auf diese Weise nachweisen, dass und wann Sie die fällige Zahlung angemahnt haben.

Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihre Kontakt- und Unternehmensdaten vollständig angeben. Orientieren Sie sich dazu am besten an den Pflichtangaben für Rechnungen. So ist sichergestellt, dass der Kunde eindeutig zuordnen kann, wer der Absender des Schreibens ist.

Ansonsten sollten Sie folgende Angaben in die dritte Mahnung aufnehmen:

  • Bezeichnung: Deklarieren Sie Ihr Schreiben eindeutig als dritte oder letzte Mahnung. So sieht der Kunde auf den ersten Blick, worum es geht.
  • Ausgangsrechnung: Damit der Kunde die Mahnung eindeutig zuordnen kann, sollte Sie die Nummer der ursprünglichen Rechnung angeben.
  • Zahlungsziel: Verweisen Sie in Ihrer Mahnung auf die vorhergehenden Zahlungsfristen. Dabei können Sie das ursprüngliche Zahlungsziel der Rechnung und die Fristen in den beiden vorhergehenden Mahnungen benennen. Alternativ können Sie die Daten der Mahnungen anführen. Setzen Sie außerdem eine letzte Frist für den Zahlungseingang.
  • Mahngebühren und Verzugszinsen: Stellen Sie Gebühren und Zinsen in Rechnung, sollten Sie diese präzise aufgeschlüsselt angeben. Geben Sie einfach nur einen Betrag an, kann der Kunde womöglich nicht nachvollziehen, wie dieser Betrag zustande kommt.
  • Gesamtforderung: Führen Sie die Gesamtsumme, die Ihnen der Kunde inzwischen schuldet, noch einmal ausdrücklich auf. Auf diese Weise vermeiden Sie Missverständnisse.
  • Ankündigung von Folgen: Da es sich um die dritte und damit letzte Mahnung handelt, sollten Sie auch die nächsten Maßnahmen angeben, die Sie bei Nichtzahlung einleiten werden. Dabei können Sie rechtliche Schritte ankündigen oder konkret ein gerichtliches Mahnverfahren in Aussicht stellen.
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Vorlagen für die dritte Mahnung

Es liegt in der Natur der Sache, dass die 3. Mahnung schärfer formuliert ist als die beiden vorhergehenden. Schließlich ist die Zahlung schon eine Weile überfällig und bis jetzt konnten Sie den Kunden nicht dazu bewegen, die Forderung zu begleichen.

Trotzdem können und sollten Sie nicht übers Ziel hinausschießen. Bleiben Sie professionell und sachlich. Außerdem sollten Sie im Blick behalten, was Sie mit der Mahnung erreichen möchten. Wollen Sie die Ernsthaftigkeit und die Dringlichkeit unterstreichen, können Sie deutlich werden. Ist Ihnen hingegen wichtig, die Geschäftsbeziehung trotz der aktuellen Situation fortzusetzen oder den Kunden nicht zu verärgern, ist ein etwas sanfterer Tonfall die bessere Lösung.

Kundenfreundliche Formulierung

Die 3. Mahnung eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden ein letztes Mal freundlich auf die offene Rechnung hinzuweisen. Nutzt er die Gelegenheit, ist die Sache vom Tisch, ohne dass ein fader Beigeschmack bleibt und Sie ein Gericht einschalten müssen. Formulieren können Sie so eine Mahnung beispielsweise wie folgt:

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

leider haben Sie bislang weder auf unsere Zahlungserinnerung vom … noch die zweite Mahnung vom … reagiert. Wir bitten Sie daher, den fälligen Betrag von … Euro bis spätestens zum … zu überweisen.

Sollten wir nach Ablauf dieser letzten Zahlungsfrist keinen Geldeingang verbuchen können, sehen wir uns leider gezwungen, gerichtliche Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

Deutlichere Formulierung

Sie können in Ihrer 3. Mahnung auch deutlicher werden, aber dennoch einen freundlichen Ton beibehalten. Auf diese Weise machen Sie klar, dass Sie nur noch diese letzte Chance einräumen. Gleichzeitig bewahren Sie eine höfliche Professionalität. Das kann in etwa so klingen:

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

trotz Zahlungserinnerung am … und Mahnung am … konnten wir bisher keinen Zahlungseingang für die Rechnung Nr. … verbuchen. Wir fordern Sie daher letztmalig dazu auf, die offene Forderung über … Euro bis zum … zu begleichen.

Sollten Sie auch diese Zahlungsfrist verstreichen lassen, werden wir gerichtliche Schritte gegen Sie einleiten. Die Kosten des Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

Unmissverständliche Formulierung

Möchten Sie nicht um den heißen Brei herumreden, sondern Ihrem Kunden den Ernst der Lage klar vor Augen führen, können Sie einen schärferen Tonfall wählen. So geben Sie Ihrem Kunden unmissverständlich zu verstehen, dass Ihre Geduld am Ende ist und Sie rechtliche Schritte einleiten werden, wenn er die Forderung nicht umgehend begleicht. Hier eine Formulierungshilfe dazu:

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

unsere beiden Mahnungen vom … und … sind bisher ohne Erfolg geblieben. Aus diesem Grund sehen wir uns dazu veranlasst, ein gerichtliches Mahnverfahren gegen Sie einzuleiten.

Sie können dieses Verfahren und die damit verbundenen Kosten noch abwenden, wenn Sie sicherstellen, dass wir bis zum … über die offene Gesamtforderung von … Euro verfügen können.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift