Muster für das Schreiben von Abmahnungen bezüglich Arbeitsrecht

Aktualisiert am 11. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher

Die folgenden Vorlagen für Abmahnungen im Arbeitsrecht wurden rechtlich geprüft und sorgfältig von Fachleuten gegengelesen, um ihre Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Nutzen Sie diese Musterschreiben, um Verstöße oder Vergehen von Mitarbeitern formell und korrekt zu rügen.

Vorlage 1: Abmahnung wegen wiederholter Verspätung

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen wiederholter Verspätung

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen wiederholter Verspätungen in den letzten Wochen ab. Trotz mehrfacher mündlicher Ermahnungen haben Sie die vereinbarten Arbeitszeiten nicht eingehalten.

Konkret geht es um folgende Vorfälle:

  • Datum 1: Ankunft um _______ Uhr statt um _______ Uhr
  • Datum 2: Ankunft um _______ Uhr statt um _______ Uhr
  • Datum 3: Ankunft um _______ Uhr statt um _______ Uhr

Ihre Verspätungen beeinträchtigen den Arbeitsablauf und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig pünktlich zur Arbeit erscheinen. Bei weiteren Verspätungen müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 2: Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen Ihres unentschuldigten Fehlens am _______ (Datum) ab. Sie sind Ihrer Arbeitspflicht nicht nachgekommen und haben uns nicht über Ihre Abwesenheit informiert.

Ihr unentschuldigtes Fehlen beeinträchtigt den Arbeitsablauf und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig alle Abwesenheiten ordnungsgemäß und rechtzeitig melden. Bei weiteren Vorfällen dieser Art müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 3: Abmahnung wegen Verletzung der Arbeitspflichten

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen Verletzung der Arbeitspflichten

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen der wiederholten Verletzung Ihrer Arbeitspflichten ab. Trotz mehrfacher Hinweise haben Sie Ihre Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt.

Konkret geht es um folgende Vorfälle:

  • Datum 1: Beschreibung des Vorfalls
  • Datum 2: Beschreibung des Vorfalls
  • Datum 3: Beschreibung des Vorfalls

Ihre Pflichtverletzungen beeinträchtigen den Arbeitsablauf und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig Ihren Aufgaben gewissenhaft nachkommen. Bei weiteren Pflichtverletzungen müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 4: Abmahnung wegen unangemessenem Verhalten

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen unangemessenem Verhalten

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen unangemessenen Verhaltens am Arbeitsplatz ab. **Ihr Verhalten am _______ (Datum) entsprach nicht den Erwartungen und Standards unseres Unternehmens.

Konkret geht es um folgenden Vorfall:

  • Beschreibung des unangemessenen Verhaltens

Ihr Verhalten beeinträchtigt das Arbeitsklima und das Team. Wir erwarten, dass Sie zukünftig professionell und respektvoll auftreten. Bei weiteren Vorfällen dieser Art müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Vorlage 5: Abmahnung wegen Missachtung von Sicherheitsvorschriften

*Ihr Name
Ihre Position
Ihre Abteilung
Ihre E-Mail-Adresse

Datum: _______

An
Name des Mitarbeiters
Position
Abteilung

Betreff: Abmahnung wegen Missachtung von Sicherheitsvorschriften

Sehr geehrte(r) Frau/Herr _______,

hiermit mahne ich Sie wegen der Missachtung von Sicherheitsvorschriften ab. Am _______ (Datum) haben Sie gegen die geltenden Sicherheitsrichtlinien verstoßen, was ein erhebliches Risiko für Sie und Ihre Kollegen darstellt.

Konkret geht es um folgenden Vorfall:

  • Beschreibung des Verstoßes gegen die Sicherheitsvorschriften

Ihre Missachtung der Sicherheitsvorschriften gefährdet die Sicherheit am Arbeitsplatz. Wir erwarten, dass Sie zukünftig alle Sicherheitsrichtlinien einhalten. Bei weiteren Verstößen müssen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen in Erwägung ziehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Handschriftliche Unterschrift
Ihr Name*
Ihre Position

Die arbeitsrechtliche Abmahnung spielt vor allem im Zusammenhang mit verhaltensbedingten Kündigungen eine wichtige Rolle. So ist mindestens eine Abmahnung in den meisten Fällen die notwendige Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Dabei hat die Abmahnung die Funktion einer Warnung. Das bedeutet, der Arbeitgeber weist den Arbeitnehmer durch die Abmahnung auf ein Fehlverhalten hin, erinnert ihn an seine arbeitsvertraglichen Pflichten, fordert ihn auf, das gerügte Fehlverhalten künftig zu unterlassen und benennt die Konsequenzen, die drohen, falls sich das Verhalten des Arbeitnehmers nicht bessert.

Hidden
TT Punkt MM Punkt JJJJ
Hidden
Hidden
Hidden

Das ist eine Mustervorlage. So könnte Ihr Schreiben aussehen.

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Gleichzeitig gibt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aber auch die Möglichkeit, die angedrohten Konsequenzen zu vermeiden, wenn er der Aufforderung nachkommt und sich in Zukunft vertragsgemäß verhält. Insofern verzichtet der Arbeitgeber zunächst auf eine Kündigung, wenn er eine Abmahnung ausspricht. Ein weit verbreiteter Irrglaube ist aber, dass er Arbeitgeber mindestens drei  Abmahnungen aussprechen muss, bevor der Arbeitnehmer tatsächlich mit einer Kündigung rechnen muss. Es gibt keine verbindlichen Vorschriften für die Anzahl der notwendigen Abmahnungen. Es ist vielmehr so, dass der Arbeitgeber selbst entscheiden kann, ob er eine weitere Abmahnung oder die Kündigung ausspricht. Vor allem bei schwerwiegenden Pflichtverstößen kann also auch dann schon die Kündigung folgen, wenn im Vorfeld nur eine Abmahnung ausgesprochen wurde.

Die Inhalte einer Abmahnung im Arbeitsrecht

Die arbeitsrechtliche Abmahnung soll den Arbeitnehmer für ein konkretes Fehlverhalten rügen, ihm aufzeigen, was in Zukunft von ihm erwartet wird und ihm verdeutlichen, welche Folgen drohen, falls sich ein vergleichbares Fehlverhalten wiederholen sollte. Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, muss eine wirksame Abmahnung daher einige bestimmte Funktionen erfüllen:

1.) Durch die Hinweisfunktion weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf das Fehlverhalten hin, durch das dieser gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen hat.

2.) Durch die Dokumentationsfunktion wird das gerügte Fehlverhalten dokumentiert. Dazu wird der Sachverhalt möglichst präzise und detailliert beschrieben, beispielsweise mit Angaben wie Datum, Ort, Uhrzeit, Zeugen oder Beweismitteln. Eine solche Beschreibung ist deshalb wichtig, damit der Arbeitnehmer eindeutig und unmissverständlich erkennen kann, was konkret ihm vorgeworfen wird.

3.) Durch die Rügefunktion verweist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf seine arbeitsvertraglichen Pflichten und fordert ihn gleichzeitig dazu auf, diese in Zukunft ordnungsgemäß zu erfüllen und das beanstandete Fehlverhalten künftig zu unterlassen.

4.) Durch die Warnfunktion benennt der Arbeitgeber die drohenden Konsequenzen bei einem erneuten vergleichbaren Pflichtverstoß. In einer arbeitsrechtlichen Abmahnung muss dabei die Kündigung als drohende Folge konkret benannt sein. Andernfalls würde es sich nicht um eine Abmahnung, sondern lediglich um eine Ermahnung handeln.

Ob die Abmahnung mündlich oder schriftlich erfolgt, spielt im Hinblick auf die Wirksamkeit prinzipiell keine Rolle. Um jedoch später belegen zu können, dass es tatsächlich eine Abmahnung mit dem entsprechenden Inhalt gab, werden arbeitsrechtliche Abmahnungen in den meisten Fällen schriftlich ausgesprochen. Meist ist zudem eine Empfangsbestätigung in das Schreiben integriert, durch die der Arbeitnehmer bestätigt, dass er die Abmahnung erhalten hat. Die Abmahnung wird dann in der Personalakte aufbewahrt.

Abmahnung Arbeitsrecht als Muster

Sehr geehrte/r Frau / Herr (Name),

zu unserem Bedauern sehen wir uns aus folgendem Grund veranlasst, Sie abzumahnen:

Am (Datum) (detaillierte Schilderung des beanstandeten Verhaltens; z.B. wurden Sie von einer Kundin, namentlich Frau ____, nach Joghurt der Marke ____ gefragt. Sie haben diese Anfrage in einem sehr unfreundlichen Ton damit kommentiert, dass Sie jetzt weder Zeit noch Lust hätten, im Kühlhaus nach Joghurt zu suchen und die Kundin eben einen anderen Joghurt kaufen soll. Die schriftliche Beschwerde der Kundin liegt uns vor und Sie wurden hierzu von Ihrem Vorgesetzten Herr (Name) befragt. Ihm gegenüber haben Sie den Vorfall eingeräumt und gleichzeitig erklärt, dass Sie die Reaktion der Kundin für völlig übertrieben halten, zumal das Produktangebot groß genug sei, um auf Alternativen auszuweichen. Leider war dies, wie Sie wissen, nicht der erste Vorfall dieser Art.)

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir ein solches Verhalten in Zukunft nicht mehr tolerieren werden. Ein freundliches Auftreten unseren Kunden gegenüber ist eine wesentliche Voraussetzung für eine berufliche Tätigkeit im Verkauf. Durch Ihr Verhalten werden Sie jedoch nicht nur dieser Grundvoraussetzung nicht gerecht, sondern schaden auch dem Ansehen unseres Unternehmens.

Bitte verstehen Sie diese Abmahnung als eindringliche Aufforderung, derartige Verhaltensweisen in Zukunft zu unterlassen. Sollte es einen weiteren Vorfall dieser Art geben, werden wir die Kündigung aussprechen.

Diese Abmahnung wird Ihrer Personalakte hinzugefügt.

Mit freundlichen Grüßen,

(Unterschrift Arbeitgeber)

Ich habe diese Abmahnung am (Datum) erhalten und zur Kenntnis genommen.

(Unterschrift Arbeitnehmer)

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