Vorlage Protokoll: Tipps & Muster Vorlagen

Infos und Vorlage Protokoll
Eine Vorlage fürs Protokoll kann hilfreich sein.

Sie sind zum Protokollführer bestimmt worden? Doch Sie wissen nicht so richtig, wie Sie ein Protokoll schreiben sollen? Oder Sie suchen nach einer Vorlage, mit deren Hilfe Sie das Protokoll erstellen können? In beiden Fällen sind Sie hier richtig! Denn wir erklären Ihnen, wie Protokolle geschrieben werden und worauf es dabei ankommt. Tipps für effizientes Protokollieren haben wir ebenfalls für Sie. Und eine Vorlage für Ihr Protokoll gibt’s obendrauf. So sollte beim nächsten Meeting nichts mehr schiefgehen.

Protokolle tauchen im Berufsalltag an vielen Stellen auf. Bei Sitzungen, in Meetings, bei Seminaren, in Workshops oder bei Präsentationen zum Beispiel. Und meist wird eine Person beauftragt, Protokoll zu führen.

Nun gibt es zwar ein paar Leute, die sich über diese Aufgabe freuen. Doch sehr viel öfter gehört die Protokollführung zu den eher ungeliebten Aufträgen. Nur klappt es halt nicht immer, sich mehr oder weniger zu drücken und das Protokollieren an einen Kollegen abzugeben.

Auf der anderen Seite ist es längst nicht so schwer und aufwändig, ein Protokoll zu schreiben, wie oft befürchtet. Jedenfalls dann nicht, wenn Sie die richtigen Infos und Tipps haben. Und wenn noch eine Vorlage für das Protokoll dazukommt, ist die Aufgabe schnell erledigt.

Was ist eigentlich der Sinn und Zweck von Protokollen?

Ein Protokoll hält die wichtigsten Inhalte einer Sitzung fest. Gleichzeitig beschränkt es sich aber auch auf die wichtigen Aspekte.

Das Ziel ist nicht, eine minutengenaue Aufzeichnung von der Besprechung zu erstellen und jedes kleinste Detail aufzuschreiben. Es geht vielmehr darum, die wichtigsten Punkte kurz und übersichtlich zusammenzufassen. Das bedeutet, dass ein Protokoll aufzeigen sollte,

  • welche Themen besprochen wurden,
  • über welche Fragen diskutiert oder abgestimmt wurde,
  • welche Anträge eingebracht wurden,
  • welche Entscheidungen getroffen wurden und
  • was die nächsten Schritte sind, die beschlossen wurden.

Tatsächlich gibt es viele, die Protokolle für komplett überflüssig halten. Denn es kommt ziemlich oft vor, dass das mühsam erstellte Protokoll ungelesen in einer Ablage verschwindet und für immer dort bleibt. Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Empfänger selbst an der Besprechung teilgenommen hat, die Inhalte kennt und schon längst dabei ist, die vereinbarten Punkte zu bearbeiten.

Trotzdem ist ein Protokoll ein nützliches Dokument und hat eine wichtige Funktion. Das liegt allein schon daran, dass ein Meeting lange dauern und komplexe Inhalte haben kann. Ein Protokoll hingegen fasst alles Wichtige kurz und knackig zusammen. Es bringt die ganze Besprechung übersichtlich auf den Punkt.

Außerdem hält ein Protokoll fest, welche Maßnahmen als nächstes folgen und wer wofür zuständig ist. So kann der Leser nachvollziehen, was zu tun ist und an wen er sich wenden muss.

Später hilft ein Protokoll dabei, sich einen Überblick über die Abläufe und die Entscheidungen zu verschaffen, die seinerzeit vereinbart wurden. Und Kollegen, die beim Meeting gefehlt haben, können sich dank Protokoll schnell und zuverlässig darüber informieren, was bei der Sitzung los war.

In 5 Schritten zum Protokoll

Wenn Sie öfter zum Protokollschreiber ernannt werden, werden Sie im Laufe der Zeit natürlich Ihre eigene Vorgehensweise entwickeln. Außerdem stellt sich früher oder später eine gewisse Routine ein. Doch bis dahin hat es sich bewährt, wenn Sie Ihre Aufgabe in fünf Schritten angehen.

1. Schritt: Sprechen Sie sich mit dem Sitzungsleiter ab.

Zunächst einmal sollten Sie abklären, wie ausführlich der Leiter des Meetings das Protokoll haben will. Genügt es, wenn Sie zum Beispiel nur aufschreiben, zu welchem Ergebnis eine Abstimmung geführt hat? Oder soll im Protokoll auch festgehalten sein, wofür die einzelnen Teilnehmer des Meetings jeweils gestimmt haben?

Wenn Sie noch wenig Übung im Protokollieren haben, sollten Sie sich außerdem erkundigen, ob Sie die Besprechung als Video oder Tonaufnahme aufzeichnen dürfen. Gleiches gilt, wenn Sie befürchten, dass Sie Probleme bekommen könnten, mitzuschreiben und gleichzeitig dem weiteren Verlauf zu folgen. Haben Sie eine Aufzeichnung, können Sie sich das Meeting später noch einmal anschauen oder anhören, wenn Ihnen etwas unklar ist.

2. Schritt: Bereiten Sie Ihr Protokoll vor.

In aller Regel bereitet der Sitzungsleiter eine Besprechung vor. Fragen Sie deshalb nach, ob Sie die Agenda bekommen können. Dadurch können Sie sich vorab schon einmal einen Überblick verschaffen und auf die Tagesordnungspunkte (TOPS) vorbereiten.

Gleichzeitig können Sie sich eine Vorlage erstellen, mit der Sie bereits das Grundgerüst für Ihr Besprechungsprotokoll haben. Beim Meeting müssen Sie die Vorlage dann im Prinzip nur noch ausfüllen. Ein Muster, an dem Sie sich orientieren können, finden Sie übrigens am Ende dieses Beitrags.

Vielleicht gibt es in Ihrer Firma auch spezielle Vordrucke für Protokolle. Oder ein Kollege, der schön öfter Protokoll geführt hat, kann Ihnen mit einer Mustervorlage aushelfen. Fragen Sie deshalb ruhig nach.

Allerdings nutzt nicht jeder gerne eine Vorlage für sein Protokoll. Es gibt Protokollführer, die besser arbeiten können, wenn sie ihre Notizen und Aufzeichnungen als freien Fließtext oder als eine Art Memo gestalten. Deshalb müssen Sie letztlich ausprobieren, was Ihr Ding ist.

3. Schritt: Schreiben Sie die erste Version vom Sitzungsprotokoll.

Ihre Hauptaufgabe steht an, wenn Sie als Protokollführer an der Sitzung teilnehmen. Nun fertigen Sie nämlich die Niederschrift an. Sie schreiben also mit und erstellen so eine erste Fassung des Protokolls. Und dabei müssen Sie gleich mehrere Dinge auf einmal tun, nämlich

  • aufmerksam zuhören,
  • die wichtigsten Inhalte und entscheidenden Aussagen erkennen,
  • die wesentlichen Punkte kurz und knackig zusammenfassen und notieren
  • und konzentriert verfolgen, was weiter geschieht.

Das klingt ziemlich schwierig und ist auch durchaus anspruchsvoll. Zumal die Teilnehmer nicht ständig Pausen machen oder alles dreimal wiederholen werden, nur weil Sie nicht so schnell mitkommen.

Sofern Sie kein geborenes Protokoll-Talent sind und superschnell schreiben können, werden andere mit Ihren Notizen vermutlich nicht allzu viel anfangen können. Aber das spielt keine Rolle. Denn die Erstfassung des Protokolls ist zunächst für Sie bestimmt – und geht ja noch in die Nachbearbeitung.

4. Schritt: Überarbeiten Sie das Protokoll.

In aller Regel wird es notwendig sein, dass Sie die erste Fassung Ihres Protokolls überarbeiten. Dazu sortieren Sie Ihre Aufzeichnungen erst einmal und bringen sie in eine lesbare und nachvollziehbare Form. Anschließend fassen Sie die entscheidenden Punkt knackig zusammen und formulieren die Inhalte aussagekräftig aus und um. Zum Schluss formatieren Sie das Protokoll so, dass es übersichtlich und ansprechend aussieht.

Insgesamt sollten Sie sich bei der Nachbearbeitung und Optimierung des Protokolls aber nicht verzetteln. Denn bei einem Protokoll geht es nicht um detailreiche Erklärungen und rhetorische Meisterleistungen. Sie wollen mit Blick auf das Layout auch keinen Schönheitspreis gewinnen.

Ein gutes Protokoll kennzeichnet sich dadurch, dass es die wichtigsten Inhalte auf den Punkt bringt. Und das mit möglichst geringem Aufwand.

5. Schritt: Verteilen Sie das fertige Protokoll.

Haben Sie Ihr Protokoll fertig, wird es Zeit, es unter die Leute zu bringen. Meist erfolgt das per E-Mail. Dabei bekommen üblicherweise die Teilnehmer des Meetings und/oder deren Vertreter eine Ausfertigung. Sollen zusätzlich dazu noch weitere Personen das Protokoll erhalten, wird Ihnen das der Sitzungsleiter mitteilen.

Es kann aber sein, dass das Protokoll erst freigegeben werden muss. In diesem Fall legen Sie das Protokoll zuerst nur der zuständigen Person vor. Das wird meistens der Sitzungsleiter sein. Gibt er sein Okay, leiten Sie das Protokoll an die übrigen Empfänger weiter.

Welche Inhalte sollte ein Protokoll haben?

Was genau Sie in welcher Form in Ihrem Protokoll aufzeichnen, richtet sich nach den Vorgaben und den Absprachen. Außerdem spielt eine Rolle, welche Art von Protokoll Sie schreiben und worum es in dem Meeting geht.

Handelt es sich zum Beispiel um ein klassisches Sitzungsprotokoll, werden Dinge wie besprochene Themen, eingebrachte Anträge, erwartete Ziele und erreichte Ergebnisse die Hauptrolle spielen. Im Unterschied dazu wird in einem Verlaufsprotokoll der Verlauf einer Diskussion im Vordergrund stehen.

Trotzdem gibt es für Protokolle eine Art grundlegendes Schema. Demnach enthält ein Protokoll normalerweise folgende Inhalte und Informationen:

  • Thema oder Ziel der Sitzung
  • Datum, Ort und Dauer des Meetings
  • Namen der Teilnehmer, die anwesend waren und die gefehlt haben
  • Angabe des Sitzungsleiters und des Protokollführers
  • Auflistung der Tagesordnungspunkte (TOPS)
  • Beschreibung der einzelnen TOPS mit Angabe der wichtigsten Inhalte, Ergebnisse, Entscheidungen und nächsten Schritte
  • Nennung der Mitarbeiter, die für die jeweiligen Aufgaben zuständig sind, und der Termine
  • Ort und Datum des Protokolls
  • Unterschriften von Sitzungsleiter und Protokollführer

Dabei bilden die ersten vier Punkte den sogenannten Protokollkopf. Er enthält allgemeine Informationen über die Sitzung. Daran schließt sich die Auflistung der Themen an, die laut Agenda auf der Tagesordnung stehen. Fällt ein Tagesordnungspunkt weg, vermerken Sie das ebenfalls.

Auf diesem Grundschema basiert auch der Mustertext, den wir Ihnen als kostenlose Vorlage für ein Protokoll zur Verfügung stellen.

9 Tipps fürs Protokollieren

Je mehr Erfahrung Sie haben, desto leichter wird es Ihnen fallen, Sitzungen, Präsentationen und andere Besprechungen zu protokollieren. Doch bei den ersten paar Malen ist die Aufgabe sicher nicht ganz so einfach. Deshalb möchten wir Ihnen noch ein paar gute Tipps an die Hand geben.

1. Das Protokoll als Hauptaufgabe

Wenn Sie Protokoll führen, dass sollten Sie sich auf diese Aufgabe beschränken. Es wird nur selten gut gehen, wenn Sie sich neben der Protokollführung gleichzeitig an den Gesprächen beteiligen oder das Meeting als Moderator begleiten. Denn in diesem Fall kommt entweder eine Ihrer Aufgaben zu kurz. Oder die Sitzung zieht sich in die Länge, weil Sie zwischendurch immer wieder Schreibpausen einlegen müssen.

2. Abkürzungen und Platz für Ergänzungen

Überlegen Sie sich Abkürzungen für Wörter, die oft verwendet werden. Dadurch können Sie schneller mitschreiben.

Außerdem sollten Sie Ihre Blätter nicht voll schreiben, sondern rechts und links neben Ihren Aufzeichnungen einen breiteren Rand lassen. Müssen Sie etwas korrigieren oder ergänzen, können Sie das so direkt an der richtigen Stelle tun. Notieren Sie solche Dinge hingegen irgendwo auf einem anderen Blatt, können Ihre Aufzeichnungen schnell unübersichtlich werden.

3. Fotos

Nehmen Sie eine Kamera oder Ihr Smartphone mit. Arbeitet der Sitzungsleiter mit Flipcharts oder einem Whiteboard, können Sie Fotos davon machen und dem Protokoll später beilegen.

Außerdem können Sie so unbemerkt die Namensschilder der Teilnehmer fotografieren. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie die Personen nicht alle kennen oder nicht unsicher sind, wie deren Namen richtig geschrieben werden.

4. Nachfragen

Haben Sie etwas nicht richtig verstanden oder eine wichtige Aussage verpasst, fragen Sie ruhig nach. Nach- und Rückfragen müssen Ihnen nicht peinlich sein!

Denn zum einen belegen sie nur, dass Sie Ihre Aufgabe ernst nehmen. Und zum anderen kann gut sein, dass Ihre Nachfrage aufzeigt, dass der jeweilige Punkt tatsächlich noch nicht klar ist. Dann hilft Ihre Rückfrage sogar allen Beteiligten weiter.

Und: Bereiten Sie sich ein Extra-Blatt vor, auf dem Sie offene Fragen und Unklarheiten für sich notieren. Diese Punkte können Sie dann später noch einmal durchgehen und klären.

5. Ergebnisse

Natürlich müssen Sie aufmerksam verfolgen, was während der Sitzung besprochen wird. Konzentrieren Sie sich aber weniger auf die Diskussionen, sondern vor allem auf die Ergebnisse. Denn die Ergebnisse und Entscheidungen sind die entscheidenden Aspekte, die Sie im Protokoll dokumentieren sollen.

6. Keine Wertungen

Ein Protokoll fasst die Sitzung sachlich zusammen. Es hält nur die inhaltlichen Aussagen fest. Was ein Teilnehmer wie gesagt hat, spielt keine Rolle. Vermeiden Sie deshalb jegliche Wertungen und verzichten Sie auf persönliche Anmerkungen. Belassen Sie es bei einer neutralen Zusammenfassung.

7. Gliederung in Kategorien

Ordnen Sie Ihre Inhalte verschiedenen Kategorien zu. Was ist eine reine Informationen, ein Abstimmungsergebnis, ein vereinbartes Ziel, eine Entscheidung oder eine Frage, die offen geblieben ist? Durch eine solche Gliederung wird Ihr Protokoll noch übersichtlicher und die Leser können die Inhalte noch besser nachvollziehen.

8. Zielgruppe

Behalten Sie immer Ihre Zielgruppe im Blick. Sie schreiben das Protokoll schließlich nicht (nur) für sich selbst. Stattdessen protokollieren Sie die Besprechung für die anwesenden Teilnehmer und für die Personen, die gefehlt haben.

Ein gutes Protokoll zeichnet sich dadurch aus, dass ein Außenstehender nach dem Lesen genau weiß, worum es bei der Besprechung ging und was dabei herausgekommen ist.

9. Zügig fertigstellen

Kümmern Sie sich zeitnah darum, Ihre Aufzeichnungen zu überarbeiten und das Protokoll fertig zu stellen. Zum einen sind die Inhalte dann nämlich noch präsent und Sie sind nicht nur auf Ihre Notizen angewiesen. Zum anderen haben die Empfänger das Dokument zügig vorliegen. Und nicht zuletzt können Sie die Sache mit dem Protokoll umso schneller abhaken!

Vorlage Protokoll – ein Muster für Sie

Wie oben schon kurz erwähnt, haben wir eine Textvorlage für Sie vorbereitet. An diesem Muster können Sie sich orientieren und es so anpassen, wie Sie es als Vorlage für Ihr Protokoll brauchen.

Protokoll

Thema / Titel der Sitzung
Datum: Ort / Raum:
Beginn:     Uhr Ende:      Uhr
Anwesende Teilnehmer/innen

 

Abwesende Teilnehmer/innen

 

Sitzungsleiter/in: Protokollführer/in:

Tagesordnungspunkte

1. __________________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________________

TOP 1: ___________________________________________________________

Diskussion / Anträge / Inhalte

 

Ergebnis

 

Aufgaben / nächste Schritte

 

verantwortlich / zuständigTermin

TOP 2: ___________________________________________________________

Diskussion / Anträge / Inhalte

 

Ergebnis

 

Aufgaben / nächste Schritte

 

verantwortlich / zuständigTermin

TOP 3: ___________________________________________________________

Diskussion / Anträge / Inhalte

 

Ergebnis

 

Aufgaben / nächste Schritte

 

verantwortlich / zuständigTermin
Ort, Datum
Unterschrift Sitzungsleiter/inUnterschrift Protokollführer/in