Zahlungsbestätigung Vorlage: Infos, Tipps & Muster

Infos zu Zahlungsbestätigung Vorlage
Für Ihre Zahlungsbestätigung können Sie einen Mustertext erstellen und als Vorlage per E-Mail aus dem System heraus verschicken.

Ist ein Geschäft abgeschlossen und die dazugehörige Rechnung bezahlt, können Sie Ihrem Kunden den Eingang der Zahlung bestätigen. Dadurch weiß der Kunde, dass sein Geld auch wirklich bei Ihnen angekommen ist. Gleichzeitig können Sie das Schreiben nutzen, um die Kundenbindung zu stärken. Denn die Bestätigung des Geldeingangs ist eine kundenfreundliche Geste, die es Ihnen ermöglicht, sich zu bedanken und auf weitere Angebote hinzuweisen. Wie so eine Zahlungsbestätigung aussehen kann, zeigen wir Ihnen anhand einer Vorlage. Außerdem erklären wir Ihnen den Unterschied zwischen einer Zahlungsbestätigung und einer Quittung.

Wenn Sie die vereinbarte Leistung erbracht haben und der Kunde die Rechnung dazu bezahlt hat, ist das Geschäft erledigt. Und im Prinzip könnten Sie es dabei auch belassen. Denn wenn beide Seiten Ihren Teil erfüllt haben, sind keine weiteren Schritte mehr notwendig. Es sei denn, Ihr Kunde möchte eine Quittung haben. Dann müssen Sie ihm diese ausstellen.

Allerdings können Sie den Geschäftsabschluss eben auch nutzen, um dem Kunden von Ihnen aus eine Zahlungsbestätigung zukommen zu lassen. So ein Schreiben bestätigt nicht nur den Geldeingang. Vielmehr kann es ein wertvolles Instrument zur Kundenbindung sein. Schließlich ist so eine Zahlungsbestätigung eine freiwillige Serviceleistung. Und Sie können das Schreiben nutzen, um sich bei Ihrem Kunden zu bedanken und ihn gleichzeitig auf andere Angebote aufmerksam zu machen.

Wichtig ist aber, dass Sie eine freiwillige Zahlungsbestätigung nicht mit einer Quittung verwechseln. Was der Unterschied ist und wie Sie eine Zahlungsbestätigung schreiben können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Quittung

Bei einer Quittung handelt es sich um eine Bestätigung über den Erhalt einer Leistung. Durch die Quittung bestätigt der Gläubiger schriftlich, dass er die vereinbarte Leistung des Schuldners bekommen hat. Für den Schuldner wiederum ist die Quittung der Nachweis dafür, dass die Forderung aus dem dazugehörigen Schuldverhältnis erfüllt ist.

Vermutlich kennen Sie die Redewendung, mit jemandem quitt zu sein. Genau das bestätigt eine Quittung und daher kommt auch ihr Name. Die Quittung bescheinigt also, dass der Gläubiger und der Schuldner quitt sind.

Die gesetzlichen Grundlagen zur Quittung

Als Dokument ist die Quittung eine Privaturkunde. Gemäß § 416 ZPO (Zivilprozessordnung) gilt sie als Beweis dafür, dass derjenige, der die Quittung ausgestellt hat, die darin enthaltenen Erklärungen abgegeben hat. Gleichzeitig wird nach § 440 Abs. 2 ZPO unterstellt, dass die Unterschrift unter der Quittung deren Echtheit belegt.

Das bedeutet: Wenn Sie eine Quittung ausstellen und darin erklären, dass Sie die genannte Zahlung erhalten haben, kann sich Ihr Schuldner auf diese Erklärung berufen. Die Quittung ist sein Beweis dafür, dass Sie den Geldeingang bestätigt haben.

Daher können Sie auch nicht erst den Erhalt einer Leistung quittieren und anschließend behaupten, Ihr Kunde habe die Rechnung nicht bezahlt. Denn durch die Quittung haben Sie gerade das Gegenteil bestätigt.

Dabei ist die Quittung eine Erklärung, die eine Tatsache feststellt. Deshalb wird auch von einer Wissenserklärung gesprochen. Und so eine Wissenserklärung kann – im Unterschied zu einer Willenserklärung wie zum Beispiel einer Kündigung – auch eine Person abgeben, die nur beschränkt geschäftsfähig oder sogar geschäftsunfähig ist.

Sie als Gläubiger sind dazu verpflichtet, Ihrem Schuldner eine Quittung auszustellen, wenn er das wünscht. Dabei kann der Schuldner auch vorgeben, in welcher Form er die Quittung haben möchte. Das ist in § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) so festgelegt. Die Kosten, die für das Ausstellen der Quittung entstehen, muss dann aber gemäß § 369 Abs. 1 BGB auch der Schuldner bezahlen.

Die Inhalte einer Quittung

Damit eine Quittung gültig ist und Ihren Zweck erfüllen kann, muss sie bestimmte Inhalte haben. Sie ergeben sich aus § 368 Satz 1 und § 126 Abs. 1 BGB. Demnach sind die Mindestangaben folgende:

  • Bezeichnung der Leistung
  • Bestätigung über den Erhalt der Leistung
  • Datum
  • Unterschrift

Eine Unterschrift ist deshalb notwendig, weil die Quittung dem Gebot der Schriftform unterliegt. Und die Schriftform ist eben nur dann erfüllt, wenn das Schriftstück handschriftlich unterschrieben ist. Aus diesem Grund ist zum Beispiel ein Kassenzettel keine echte Quittung. Denn auf dem Bon fehlt die Unterschrift.

Spezielle Vorgaben gelten für Bewirtungs- und Spendenquittungen.

Quittungen im Zusammenhang mit Zahlungen

Vor allem bei Barzahlungen wird oft ein Quittungsblock verwendet. Dabei handelt es sich um eine Art Heft mit Vordrucken für Quittungen, die ausgefüllt und herausgetrennt werden können.

Eine Pflicht, so einen Block zu verwenden, gibt es aber nicht. Stattdessen können Sie auch Ihre eigene Mustervorlage für Quittungen verwenden. Einen Vordruck im Stil des Quittungsblocks wiederum, den Sie online ausfüllen und anschließend ausdrucken können, finden Sie hier.

Hat Ihr Kunde die Rechnung per Überweisung bezahlt, kann der Kontoauszug als Beweismittel dienen. Allerdings ist der Kontoauszug kein Ersatz für eine Quittung. Denn auf dem Kontoauszug ist letztlich nur zu sehen, dass der Kunde eine Zahlung geleistet hat. Durch die Quittung mit Unterschrift hingegen bestätigen Sie, dass die Zahlung bei Ihnen eingegangen ist.

Sind auf der Quittung alle Angaben aufgeführt, die bei einer Rechnung vorgeschrieben ist, kann die Quittung Empfangsbestätigung und Rechnung in einem sein. Andersherum kann eine Rechnung zur Quittung werden. Das ist dann der Fall, wenn sich auf der Rechnung das Datum, die Unterschrift und ein Hinweis wie „Betrag dankend erhalten“ finden.

Die freiwillige Zahlungsbestätigung

Eine Quittung müssen Sie ausstellen, wenn Ihr Kunde das will. Verlangt Ihr Kunde eine Quittung, können Sie ihm diese aber in Rechnung stellen. Doch genauso können Sie sich kundenfreundlich zeigen und Ihrem Kunden von sich aus eine Zahlungsbestätigung zuschicken.

So eine freiwillige Zahlungsbestätigung ist letztlich ein normales geschäftliches Schreiben. Sie bestätigen darin, dass Sie die Zahlung des Kunden erhalten haben. Im Unterschied zur Quittung hat eine freiwillige Zahlungsbestätigung keine Beweiskraft, sondern nur eine Aussagekraft.

Doch genau diese Aussagekraft können Sie sich zunutze machen. Denn zum einen wird es Ihr Kunde sicher gerne sehen, wenn Sie sich für die geleistete Zahlung bedanken. Zumal der Kunde dann auch davon ausgehen kann, dass sein Geld bei Ihnen angekommen ist und er bei diesem Geschäft keine Schulden mehr bei Ihnen hat.

Zum anderen können Sie das Schreiben nutzen, um dem Kunden weitere Informationen zu vermitteln. So können Sie ihn beispielsweise auf sein Kundenkonto hinweisen, über eine besondere Rabattaktion berichten oder ihn zu einem erneuten Besuch Ihres Online-Shops einladen.

Der Aufbau einer Zahlungsbestätigung

Eine Zahlungsbestätigung schreiben Sie freiwillig als kundenfreundliche Geste. Deshalb gibt es keine festen Regeln dazu, wie so ein Schreiben aussehen muss. Sie können die Bestätigung also letztlich so formulieren, wie Sie das für richtig halten.

Bedenken Sie aber, dass es sich bei dem Schreiben um geschäftliche Korrespondenz handelt. Die professionelle Note sollte deshalb gewahrt sein. Außerdem muss Ihr Kunde erkennen können, worum es eigentlich geht. Es spricht nichts dagegen, wenn Sie die Zahlungsbestätigung für Werbung in eigener Sache nutzen. Nur sollte Ihr Schreiben eben eine Zahlungsbestätigung bleiben und nicht zum reinen Werbebrief werden.

Insgesamt fahren Sie am besten, wenn Sie Ihre Zahlungsbestätigung wie einen klassischen Geschäftsbrief aufbauen. Verwenden Sie ruhig Ihr offizielles Briefpapier oder Ihre Mustervorlage für E-Mails. Das Schreiben setzen Sie dann aus folgenden Elementen zusammen:

  • Ihre Kontaktdaten
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Datum
  • Zahlungsbestätigung als Betreff
  • Brieftext, in dem Sie dem Kunden mitteilen, dass seine Zahlung verbucht wurde; wenn Sie möchten, können Sie dann noch weitere Service-Informationen ergänzen
  • Dank für die Zahlung
  • Grußformel

Eine Unterschrift kann, muss aber nicht sein. Fügen Sie den Mustertext als Textvorlage zu Ihren sonstigen Briefvorlagen hinzu, können Sie so ein Schreiben innerhalb kürzester Zeit aus dem System heraus erstellen. Die Zahlungsbestätigung können Sie anschließend ganz traditionell per Post, genauso gut aber auch per Fax oder als E-Mail verschicken.

Als kleine Formulierungshilfe haben wir natürlich eine Textvorlage für Sie vorbereitet.

Zahlungsbestätigung – Vorlage als Muster

Ihr Briefkopf

Kunde
Anschrift

Datum

 

Zahlungsbestätigung

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,

Ihre Zahlung in Höhe von _____ Euro für die Rechnung Nr. ______________ haben wir erhalten und Ihrem Kundenkonto gutgeschrieben. Herzlichen Dank dafür!

Wir wünschen Ihnen viel Freude mit Ihren Produkten und freuen uns, Sie bald wieder in unserem Online-Shop [Link zur Webseite] begrüßen zu dürfen.

Unter [Link zum Login] finden Sie alle Einzelheiten zu Ihrem Kundenkonto. So sind Sie stets bestens informiert. Haben Sie weitere Fragen, sind wir gerne für Sie da.

Freundliche Grüße
Ihr Kundenservice von Firmenname

Ein letzter Hinweis zum Schluss

Anders als eine Quittung ist eine freiwillige Zahlungsbestätigung am Ende nur ein Geschäftsbrief. Und als solcher hat sie keine Beweiskraft. Trotzdem wird sich Ihr Kunde darauf verlassen, dass seine Zahlung korrekt verbucht wurde und das Geschäft damit erledigt ist.

Sehen Sie deshalb besser zweimal hin, bevor Sie eine Zahlungsbestätigung abschicken. Wenn Sie sich vertan haben, hat Ihr Versehen zwar keine rechtlichen Folgen. Sie haben also auch weiterhin Anspruch auf die Zahlung und können eine offene, fällige Forderung annahmen. Nur verursachen Sie damit eine Situation, die für beide Seiten unangenehm ist – und an Ihrer Professionalität zweifeln lässt.