Aktualisiert am 4. Januar 2022 von Ömer Bekar
Wenn Sie sich schriftlich ans Finanzamt wenden, möchten Sie, dass der Sachbearbeiter Ihr Anliegen zeitnah bearbeitet. Oder zu Ihren Gunsten entscheidet. Beachten Sie deshalb die folgenden acht Punkte bei Ihrer Korrespondenz mit dem Finanzamt.
Ob Steuererklärung, Antrag, Klärung einer Fragestellung oder Einspruch gegen einen Steuerbescheid: Es kann verschiedene Gründe geben, die es notwendig machen, ans Finanzamt zu schreiben. Und im Prinzip gelten für diese Briefe genau die gleichen Regeln wie für andere geschäftliche und offizielle Schreiben auch.
Ein paar Besonderheiten gibt es dann aber doch. Im Folgenden haben wir acht Hinweise für Sie zusammengestellt, die Sie bei Ihrem Schriftverkehr mit dem Finanzamt berücksichtigen sollten.
1. Achten Sie auf richtige und vollständige Adressdaten.
Wenn Sie Ihr Schreiben adressieren, dann stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Empfängerdaten verwenden. Antworten Sie auf ein Schreiben oder einen Bescheid, ist neben der Anschrift des Finanzamts meist auch der zuständige Sachbearbeiter angegeben. In diesem Fall sollten Sie Ihr Schreiben direkt an diesen Sachbearbeiter richten. Wenn Sie auch gleich noch die Zimmernummer mit angeben, gelangt Ihr Schreiben ohne Umwege ans Ziel. Schreiben Sie von sich aus ans Finanzamt, können Sie über den Behördenfinder herausfinden, welche Dienstelle für Sie zuständig ist.
Ihre eigenen Kontaktdaten sollten Sie ebenfalls vollständig und natürlich richtig angeben. Ihr Name und Ihre Postanschrift sind Pflicht. Zusätzlich dazu können Sie auch Ihre Telefonnummer, Ihre Faxnummer und Ihre E-Mail-Adresse aufführen. Sollten Rückfragen bestehen, kann sich der Sachbearbeiter so schnell und unkompliziert an Sie wenden. Dadurch können Sie die Bearbeitung beschleunigen. Denn statt einen Brief aufzusetzen und Ihnen zuzuschicken, kann der Sachbearbeiter bei einer kurzen Rückfrage zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben.
2. Nennen Sie Ihre Steuernummer und Ihre Steueridentifikationsnummer.
Geben Sie bei jedem Schreiben ans Finanzamt zum einen Ihre Steueridentifikationsnummer und zum anderen Ihre Steuernummer, unter der Sie bei Ihrem Finanzamt geführt werden, an. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Ihr Schreiben klar und eindeutig zugeordnet werden kann.
3. Schieben Sie das Schreiben nicht unnötig lange auf.
In sehr vielen Fällen müssen Sie bestimmte Fristen oder Stichtage einhalten, wenn Sie mit dem Finanzamt zu tun haben. Verpassen Sie eine Frist, kann Ihr Anliegen mitunter nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie beispielsweise mit einem Steuerbescheid nicht einverstanden sind, muss Ihr Einspruch innerhalb von vier Wochen beim Finanzamt vorliegen. Andernfalls ist der Bescheid bestandskräftig und im Normalfall können Sie dann nicht mehr dagegen vorgehen. Lassen Sie sich deshalb nicht unnötig lang Zeit, sondern erledigen Sie die Angelegenheit so schnell wie möglich.
Doch auch Schreiben, für die keine Frist gilt, sollten Sie nicht auf die lange Bank schieben. Möchten Sie beispielsweise eine Fristverlängerung für die Abgabe Ihrer Steuererklärung beantragen, wenden Sie sich von sich aus an den Sachbearbeiter. Melden Sie sich rechtzeitig, wird er Ihren Antrag meist bewilligen. Warten Sie hingegen ab und bemerkt der Sachbearbeiter die Verspätung, müssen Sie mit einem Zuschlag rechnen. Gleiches gilt, wenn Sie mehr Zeit für das Bezahlen Ihrer Steuern brauchen. Beantragen Sie rechtzeitig eine Stundung, wird Ihnen das Finanzamt die Zeit geben. Scheitert die Lastschrift aber an der mangelnden Deckung Ihres Kontos, droht Ärger.
4. Verwenden Sie Formulare, wenn es welche gibt.
Das Finanzamt macht Ihnen die Korrespondenz in vielen Fällen ziemlich leicht. Denn für einen Großteil der Anliegen gibt es Formulare. Diese Formulare müssen Sie nur ausfüllen. Zusätzliche oder eigene Schreiben brauchen Sie dann nicht aufzusetzen. Auch wenn Sie Post vom Finanzamt bekommen haben, liegt oft ein Vordruck bei, den Sie für Ihre Antwort verwenden können. Prüfen Sie also immer, ob das Finanzamt Formulare für Ihr Anliegen zur Verfügung stellt. Und ist das der Fall, dann verwenden Sie die Vordrucke auch.
- Ansonsten gilt: Drucken Sie Ihr Schreiben auf normalem, weißem Kopierpapier im Format DIN A4 aus. Das gilt auch dann, wenn Ihr Text nur ein, zwei Sätze umfasst. DIN A4 ist Standard und erleichtert die Ablage. Verwenden Sie ein kleineres Format, kann Ihr Schreiben untergehen oder wie ein Notizzettel wirken. Reichen Sie mehrere Blätter oder Unterlagen ein, sortieren Sie diese. Damit nichts durcheinandergerät, können Sie die Blätter mit einer Büroklammer fixieren, lochen und zusammenheften oder in eine Dokumentenhülle stecken. Der Sachbearbeiter wird es Ihnen danken, wenn er nach dem Öffnen des Briefumschlags keinen Zettelberg auf seinem Schreibtisch vorfindet.
5. Reichen Sie notwendige Unterlagen mit ein.
Wenn Sie beim Finanzamt einen Antrag stellen oder eine Erklärung abgeben, müssen Sie oft gewisse Unterlagen hinzufügen. Informieren Sie sich deshalb am besten schon im Vorfeld, welche Dokumente Sie brauchen. Und reichen Sie die Papiere gleich zusammen mit Ihrem Schreiben ein. Denn wenn das Finanzamt die notwendigen Unterlagen erst anfordern muss, verlängert sich die Bearbeitungszeit. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass Sie Unterlagen zeitnah nachreichen sollten, wenn Sie das Finanzamt dazu auffordert. Denn je schneller Sie reagieren, desto schneller ist die Sache vom Tisch.
6. Kommen Sie auf den Punkt.
Liefern Sie dem Sachbearbeiter in Ihrem Schreiben alle Informationen, die er braucht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und eine Entscheidung zu treffen. Schreiben Sie dabei aber keinen Roman und verlieren Sie sich nicht in kleinen, unwichtigen Details. Sondern kommen Sie auf den Punkt und formulieren Sie präzise, was Sie möchten. Und dabei gehen Sie am besten so vor:
- Benennen Sie schon in der Betreffzeile, worum es in Ihrem Schreiben geht.
- In der Einleitung sollten Sie dann erklären, was Ihr Anliegen ist. Was möchten Sie erreichen? Was wollen Sie wissen? Was soll der Sachbearbeiter tun? Wenn Sie schon in der Einleitung angeben, um was es Ihnen geht, kann sich der Sachbearbeiter auf die folgenden Ausführungen einstellen. Beziehen Sie sich auf einen Bescheid des Finanzamts, nennen Sie diesen Sachverhalt zuerst. So ist der Sachbearbeiter direkt im Bilde.
- In den folgenden Abschnitten führen Sie Ihre Angaben aus. Gliedern Sie Ihr Schreiben dabei in mehrere Absätze, die Sie jeweils mit einer Leerzeile voneinander trennen. So erhält Ihr Schreiben eine übersichtliche Struktur und ist sehr viel leichter zu erfassen.
In einigen Fällen wird es nicht ausreichen, wenn Sie nur einen Antrag stellen. Stattdessen werden Sie Ihren Antrag begründen müssen. Achten Sie hier darauf, sachlich zu argumentieren. Der Sachbearbeiter kann nicht nach Ihrem Befinden oder seiner Sympathie entscheiden, sondern muss sich an die Regeln und Gesetze halten. Je mehr klare Daten und Fakten Sie liefern, desto besser kann der Sachbearbeiter den Sachverhalt beurteilen und desto größer sind Ihre Chancen, dass er in Ihrem Sinne entscheidet.
7. Formulieren Sie in einem höflichen Ton.
“Der Ton macht die Musik.” – Diese alte Weisheit gilt auch für Schreiben ans Finanzamt. Niemandem ist damit geholfen, wenn Sie Ihrem Ärger Luft machen, wild lospoltern oder den Sachbearbeiter gar beschimpfen. Davon abgesehen wäre ein solches Verhalten auch sehr unprofessionell. Behalten Sie also auf jeden Fall einen höflichen Tonfall bei. Formulieren Sie freundlich und erläutern Sie Ihr Anliegen sachlich. Gerade wenn der Sachbearbeiter einen gewissen Ermessensspielraum hat, können kleine Wörtchen wie “Bitte” und “Danke” wahre Wunder bewirken. Sehen Sie im Sachbearbeiter keinen Widersacher, der Ihnen Böses will, sondern behandeln Sie ihn wie einen Geschäftspartner. Sie werden sehen, dass Sie damit sehr viel weiter kommen.
- Und: Verzichten Sie auf umständliche Formulierungen. Verstaubtes, hochtrabendes Amtsdeutsch ist nicht mehr zeitgemäß. Schreiben Sie stattdessen in einem Stil, der gehobener Umgangssprache entspricht. Ihr Anliegen wird dadurch wesentlich verständlicher und Sie vermeiden mögliche Missverständnisse.
8. Vergessen Sie Ihre Unterschrift nicht.
Wenn Sie Briefe oder ausgefüllte Formulare ans Finanzamt schicken, sollten Sie diese immer unterschreiben. Denn Anträge und Erklärungen können oft nicht bearbeitet werden, wenn Ihre Unterschrift fehlt. Das Finanzamt wird Ihnen deshalb Ihre Schreiben zurückschicken und Sie auf die fehlende Unterschrift hinweisen. Sie müssen die Unterlagen dann erneut einreichen. Damit verzögert sich die Bearbeitung aber nur unnötig. Denken Sie deshalb lieber gleich an die Unterschrift.