Aktualisiert am 4. Januar 2022 von Ömer Bekar
Vordrucke und Vorlagen können äußerst praktisch sein. Schließlich liefern sie das Grundgerüst und Sie müssen nur noch Ihre Daten ergänzen.
Auch im Zeitalter von Internet und Telefon haben schriftliche Unterlagen längst nicht ausgedient. Sowohl in Büros als auch an heimischen Schreibtischen werden Tag für Tag unzählige Briefe geschrieben. Bei diesen Briefen handelt es sich beispielsweise um Anfragen, Angebote, Rechnungen, Quittungen oder Anträge. Dazu kommen Grußkarten, Urkunden, Flyer, Verkaufsschilder, Übungsblätter, Vorlagen für Schreib- und Malspiele, Reden und allerlei andere Schriftstücke.
Doch jedes Schriftstück hat seine Besonderheiten. So wird beispielsweise ein Lebenslauf anders geschrieben als eine Speisekarte und eine Urkunde anders als ein Flyer. Vorlagen und Vordrucke können dann ganz schön praktisch sein. Denn mit einer Vorlage oder einem Vordruck ist schon mal ein Muster vorhanden. Dieses Muster können Sie als Grundlage verwenden, nach Ihrem Geschmack abwandeln und mit Ihren persönlichen Daten ergänzen.
Verstehen Sie Vorlagen als Hilfestellung
Trotzdem sollten Sie sich nicht blind auf Vorlagen verlassen und Vordrucke 1:1 übernehmen. Und das hat folgenden Grund: Vorlagen und Vordrucke sind entweder sehr allgemein gehalten oder stellen ein Beispiel dar. Als konkretes Beispiel sind Vorlagen und Musterbriefe meist dann formuliert, wenn ein Sachverhalt verdeutlicht werden soll. Wenn es also darum geht, Ihnen Formulierungshilfen an die Hand zu geben oder Ihnen aufzuzeigen, wie Ihr Schreiben aussehen könnte.
Häufiger sind aber allgemeine Vordrucke anzutreffen. Sie sind deshalb allgemein gehalten, damit sich möglichst viele Nutzer daran orientieren können. Wenn Sie ein Schriftstück aufsetzen, geht es aber nicht um irgendeinen beliebigen, allgemeinen Sachverhalt, sondern speziell um Ihr konkretes Anliegen. Deshalb müssen Sie Musterformulierungen immer so anpassen, dass sie Ihrem Zweck oder Ihrer Absicht gerecht werden. Für die Praxis bedeutet das: Natürlich können Sie Vordrucke verwenden. Verstehen Sie Vorlagen und Muster aber in erster Linie als Anregung und als Orientierungshilfe. Nutzen Sie einen Vordruck als Grundgerüst und wandeln Sie ihn so ab, wie es Ihr Anliegen erfordert.
Ein kleiner Hinweis in eigener Sache
Auf unserer Webseite finden Sie Vorlagen und Vordrucke zu den verschiedensten Themen. Doch wir stellen Ihnen nicht nur diverse Vordrucke zur Verfügung. Stattdessen liefern wir Ihnen auch jede Menge Infos und Tipps dazu. Wir erklären Ihnen, was das jeweilige Schriftstück ausmacht, worauf Sie achten müssen und wie Sie beim Schreiben vorgehen können. So verfügen Sie über das notwendige Wissen, um sich Ihre eigenen Vorlagen zu erstellen. Aber auch wenn wir sehr sorgfältig recherchieren und die Inhalte regelmäßig auf einen aktuellen Stand bringen, können wir die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Infos nicht garantieren. Wenn Sie also Vordrucke verwenden, handeln Sie auf eigene Verantwortung und auf eigene Gewähr.
7 Tipps für Ihre Vorlagen
Es macht einen großen Unterschied, ob Sie einen Geschäftsbrief schreiben oder ein privates und persönliches Schriftstück erstellen. Denn während Sie bei privater Post und persönlichen Dokumenten keine strengen Regeln einhalten müssen, gelten für offizielle Briefe durchaus einige verbindliche Vorgaben. Aber es gibt ein paar allgemeingültige Tipps, die Sie immer beherzigen sollten.
- Tipp Nr. 1: Definieren Sie Ihr Ziel.
Egal was Sie schreiben, gilt: Überlegen Sie sich zuallererst, was Sie aussagen wollen. Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Schriftstück? Was soll die Kernbotschaft sein? Welche wesentliche Aussage möchten Sie vermitteln? Legen Sie Ihre Absicht fest und bauen Sie Ihr Schreiben um diese Kernbotschaft herum auf. Und achten Sie darauf, dass Sie Ihre zentrale Aussage beim Schreiben nicht aus den Augen verlieren.
- Tipp Nr. 2: Kommen Sie auf den Punkt.
Beschränken Sie sich auf die Informationen, die wirklich notwendig sind. Langatmige Erklärungen, ausführlichste Erläuterungen bis ins kleinste Detail oder Zusatzinfos, die nichts mit der Sache zu tun haben oder überflüssig sind, lenken nur unnötig von Ihrer Kernaussage ab. Zudem blähen Sie die Vorlage nicht nur unnötig auf, sondern können sogar zu Missverständnissen führen. Formulieren Sie also möglichst präzise, kommen Sie auf den Punkt und lassen Sie alles Unwichtige weg.
- Tipp Nr. 3: Verwenden Sie eine einfache und klare Sprache.
Selbst bei Geschäftsbriefen wird heutzutage kein verstaubtes und steifes Beamtendeutsch mehr verwendet. Stattdessen wird in einem modernen, zeitgemäßen Stil geschrieben, der gehobener Umgangssprache entspricht. Auch bei Ihren persönlichen Vorlagen sollten Sie auf eine klare und verständliche Sprache setzen. Formulieren Sie mit gebräuchlichen Wörtern aus der Alltagssprache. Und ziehen Sie kurze, einfache Sätze komplizierten Satzkonstruktionen vor. Optimal ist, wenn Ihre Sätze zwischen zehn und 20 Wörtern umfassen und Sie kurze mit längeren Sätzen abwechseln. Dadurch sind Ihre Inhalte angenehm zu lesen und zugleich verständlich.
- Tipp Nr. 4: Schreiben Sie positiv und aktiv.
Verwenden Sie möglichst viele aktive Formulierungen und schreiben Sie positiv. Erstellen Sie beispielsweise eine Speisekarte, dann schreiben Sie nicht: “Alle unsere Gerichte werden frisch für Sie zubereitet.“ Formulieren Sie stattdessen aktiv: “Wir bereiten unsere Speisen frisch für Sie zu.“ Eine aktive Formulierung klingt lebendiger, wirkt sympathischer und kommt beim Leser besser an.
- Tipp Nr. 5: Lassen Sie Konjunktive weg.
Konjunktive wie hätte, wäre, würde oder könnte werden in der Schriftsprache gerne eingebaut, weil die Formulierungen dadurch besonders höflich klingen sollen. Tatsächlich klingen Konjunktive aber nicht höflicher, sondern vermitteln eher den Eindruck von Unsicherheit. Lassen Sie in Ihren Vorlagen Konjunktive deshalb am besten ganz weg.
- Tipp Nr. 6: Im Zweifel sind Standards besser als zu viel Kreativität.
Je nachdem, wofür Sie einen Vordruck erstellen, kann eine Portion Kreativität natürlich nicht schaden. Schließlich soll Ihr Schriftstück ja auffallen und sich aus der Masse abheben. Aber übertreiben Sie es nicht. Denn bei zu originellen Formulierungen oder ausgefallenen Layouts können die Aussagekraft und die Übersichtlichkeit schnell verloren gehen. Setzen Sie im Zweifel deshalb lieber auf die guten alten Standards. Sie haben sich schließlich nicht umsonst bewährt.
- Tipp Nr. 7: Achten Sie auf eine leserliche Schrift.
Das schönste Schriftstück bringt nichts, wenn kein Mensch entziffern kann, was dort steht. Verwenden Sie deshalb eine gut lesbare Schrift in einer angenehmen Größe. Überschriften können Sie natürlich durch eine andere Schriftart, eine größere Schriftgröße, eine andere Farbe oder Fettdruck hervorheben. Insgesamt sollten Sie es aber bei höchstens zwei Schriftarten und drei verschiedenen Schriftgrößen belassen. Und gehen Sie sparsam mit Farbe um. Andernfalls wirkt Ihr Schriftstück zu überladen und zu unruhig.
Vorlage für “Fünf in einer Reihe”
Und nach all den trockenen Infos haben wir jetzt noch eine Vorlage für das altbewährte Spiel “Fünf in einer Reihe” für Sie. Drucken Sie sich die Vorlage aus und dann kann es auch schon losgehen. Gespielt wird so: Ihr Symbol wird ein X, Ihr Mitspieler bekommt als O als Symbol. Abwechselnd schreiben Sie und Ihr Mitspieler nun ein Symbol in ein beliebiges Kästchen auf dem Spielfeld. Gewonnen hat derjenige, der zuerst fünf seiner Symbole in einer Reihe hat. Ob die Symbole waagerecht, senkrecht oder diagonal eine Reihe bilden, spielt keine Rolle. Versuchen Sie also nicht nur, Ihre Fünferreihe vollzumachen. Sondern achten Sie auch darauf, wo Ihr Mitspieler seine Symbole positioniert. Viel Spaß!