Urkundenvordrucke

Eine öffentliche Urkunde können Sie nicht alleine ausstellen. Aber Sie können eine Urkunde anfertigen, wenn Sie damit jemanden ehren oder auszeichnen wollen.

Wenn von Urkunden die Rede ist, werden Sie vermutlich an Ehrenurkunden oder Sporturkunden denken. Solche Urkunden unterliegen keinen besonderen Formvorgaben. Und wenn Sie einem Geburtstagskind eine Freude machen wollen, jemanden aus Ihrem Familien- oder Freundeskreis mit einem Ehrentitel auszeichnen möchten oder ein Turnier veranstalten und dafür Teilnehmer- und Siegerurkunden brauchen, können Sie solche Urkunden selbst anfertigen. Ein paar Tipps dazu haben wir für Sie zusammengestellt.

Im rechtlichen Sinne ist eine Urkunde etwas anderes. Hier bezeichnet eine Urkunde ein Schriftstück, das einen Sachverhalt oder eine Tatsache dokumentiert. Und je nachdem, wer die Erklärung abgibt, liegt eine private oder eine öffentliche Urkunde vor. 

Was ist eine Urkunde im Sinne des Gesetzes?

Bei einer Urkunde im rechtlichen Sinne handelt es sich um eine schriftlich niederlegte Erklärung, die einen Sachverhalt festhält. Oft ist eine Urkunde beglaubigt und enthält außerdem Angaben dazu, wer das Schriftstück ausgestellt hat. Beweiskraft haben dabei vor allem öffentliche Urkunden. Öffentliche Urkunden sind Urkunden, die entweder von einer Behörde oder von einer mit öffentlichem Glauben ausgestatteten Person ausgestellt wurden. Letzteres kann beispielsweise ein Notar, ein Standesbeamter oder ein Gerichtsvollzieher sein. Gemäß Zivilprozessordnung (ZPO) gilt für öffentliche Urkunden Folgendes:

  • Echtheit: Eine Urkunde gilt dann als echt, wenn die niedergelegte Gedankenerklärung durch die Person verkörpert wird, die die Urkunde ausgestellt hat. Bei inländischen öffentlichen Urkunden ist der Beweis der Echtheit nach § 437 ZPO gegeben.
  • Inhaltliche Wahrheit: Neben dem Beweis der Echtheit trägt eine öffentliche Urkunde auch den Beweis, dass der beurkundete Vorgang inhaltlich wahr ist, in sich. Das ergibt sich aus § 415 ZPO. Allerdings bezieht sich die inhaltliche Wahrheit darauf, dass die Erklärung mit Blick auf den Inhalt, die Zeit und den Ort so abgegeben wurde, wie es in der Urkunde steht. In diesem Zusammenhang wird auch von der formellen Beweiskraft gesprochen. Die materielle Beweiskraft ist darin nicht eingeschlossen. Die materielle Beweiskraft berücksichtigt, ob und inwieweit die beurkundete Erklärung mit der Wirklichkeit übereinstimmt. Dies prüft und würdigt aber ein Gericht.

Wie so oft, wenn es um juristische Einordnungen und Begriffe geht, klingt das Ganze ziemlich kompliziert. Zur Veranschaulichung deshalb ein Beispiel: Ein Steuerbescheid ist eine Urkunde. Als Urkunde beweist er, dass der Finanzbeamte, der auf dem Steuerbescheid angegeben ist, den Bescheid auch ausgestellt hat (Echtheit). Außerdem beweist der Steuerbescheid, dass er den angegebenen Inhalt hat, am genannten Ort ausgestellt und zur angegebenen Zeit erstellt wurde (formelle Beweiskraft). Ob der Steuerbescheid sachlich richtig ist, entscheidet im Zweifel aber ein Gericht.

Was sind private Urkunden?

Eine öffentliche Urkunde ist eine Urkunde, die von einer Behörde oder einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person ausgestellt wurde. Damit Sie sich etwas darunter vorstellen können, hier ein paar Beispiele für öffentliche Urkunden:

Personen betreffende Urkunden Sachen betreffende Urkunden Rechte betreffende Urkunden
Geburtsurkunde Immobilienkaufvertrag Notariell beglaubigtes Testament
Heiratsurkunde Amtlicher Grundbuchausdruck Gerichtsurteil
Sterbeurkunde Gründungsurkunde eines eingetragenen Vereins Patent

Hat hingegen eine ganz normale Person die Urkunde ausgestellt, handelt es sich um eine Privaturkunde. Eine solche private Urkunde kann beispielsweise ein eigenhändiges Testament oder ein Kaufvertrag sein. Nun kann eine private Urkunde aber notariell beglaubigt werden. Dadurch wird die Erklärung dann zu einer öffentlichen Urkunde.

  • Dazu ein Beispiel: Angenommen, Sie haben Ihr Testament verfasst. Gehen Sie mit diesem Testament nun zum Notar und lassen es von ihm beurkunden, ist Ihr Testament keine private Erklärung mehr, sondern eine öffentliche Urkunde.

Tipps für Ihre eigenen Urkunden

Jemand aus Ihrem Bekanntenkreis feiert bald einen runden Geburtstag oder ein besonderes Jubiläum und Sie möchten ihm dazu statt einer normalen Glückwunschkarte eine Urkunde überreichen? Oder Sie veranstalten einen Wettbewerb und brauchen Urkunden für die Teilnehmer und die Sieger? Oder Sie feiern demnächst einen Kindergeburtstag und möchten den kleinen Gästen als Andenken Urkunden mitgeben? Solche Urkunden können Sie selbst erstellen. Und feste Regeln müssen Sie dabei nicht einhalten. Vielmehr können Sie Ihre Urkunden so gestalten, wie Sie das gerne möchten.

Allerdings gibt es ein paar Besonderheiten, die eine Urkunde auszeichnen und dafür sorgen, dass der Betrachter sofort erkennt, dass er eine Urkunde vor sich hat. Damit das auch bei Ihren Urkunden gelingt, haben wir in der folgenden Übersicht die wichtigsten Gestaltungstipps für Sie zusammengestellt.

Das richtige Papier für Ihre Urkunden

Auf normalem Kopierpapier kommt eine Urkunde nicht zur Geltung. Wenn derjenige, der die Urkunde bekommt, seine Auszeichnung in den Händen hält, sollte er schon merken, dass er ein besonderes Schriftstück vor sich hat. Deshalb sollten Sie für Ihre Urkunden ein festes, kartonartiges Papier verwenden. Ideal ist ein Karton mit einer Stärke zwischen 160 und 200 Gramm pro Quadratmeter. Viel dicker sollte der Karton aber besser nicht sein. Denn sonst kann es passieren, dass der Drucker an seine Grenzen stößt.

Im Schreibwarenhandel ist Karton in verschiedenen Formaten, Farben und Strukturen erhältlich. Wenn Sie Ihre Urkunden farbig gestalten und mit Bildern verzieren möchten, sind Sie mit einem Karton in Weiß oder einer anderen hellen Farbe am besten beraten. Möchten Sie Ihre Urkunden eher schlicht lassen, können Sie zu einem Karton mit einer schönen Oberflächenstruktur greifen. Sollen Ihre Urkunden besonders edel werden, können Sie einen marmorierter Karton wählen.

Was die Größe angeht, so ist das Format DIN A4 prima geeignet. Dieses Format ist groß genug für eine Urkunde. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass Ihr Drucker die Urkunden auch bedrucken kann. Für schlichte Teilnehmerurkunden reicht auch das Format DIN A 5 aus. Kleiner sollten die Urkunden aber nicht sein.

Die Inhalte Ihrer Urkunden

Zunächst einmal sollte Ihre Urkunde einen passenden Titel bekommen. Je nach Anlass können Sie dabei Begriffe wie beispielsweise Urkunde, Teilnahmeurkunde, Ehrenurkunde, Siegerurkunde, Jubiläumsurkunde, Würdigung, Zertifikat oder Diplom verwenden. Anschließend sollte Ihr Urkundentext die W-Fragen beantworten:

  • Wer bekommt die Urkunde?
  • Wofür wird die Urkunde verliehen?
  • Warum oder wobei, also aus welchem Anlass wird die Urkunde verliehen?
  • Wann und wo wird die Urkunde verliehen?
  •  Von wem wird die Urkunde übergeben?

Ausgerichtet wird der Text zentriert. Der Ort, das Datum und Ihre Unterschrift machen die Inhalte Ihrer Urkunden komplett. Insgesamt sollten Sie sich bei der Formulierung der Inhalte aber kurz fassen. Schreiben Sie keinen Roman, sondern kommen Sie auf den Punkt. Viel mehr als acht Zeilen sollten auf Ihrer Urkunde nicht stehen. Denn sonst wirkt die Urkunde zu überladen.

Die Schrift für Ihre Urkunden

Im Idealfall sollte Ihre Urkunde auch ohne Lesebrille und aus größerem Abstand gut zu lesen sein. Die Schriftgröße Ihres Textes sollte daher bei mindestens 16 Punkt liegen. Den Titel können Sie noch größer wählen.

Was die Schriftart angeht, können Sie für den Titel ruhig eine ausgefallene oder verschnörkelte Schrift aussuchen. Den Text sollten Sie dann aber besser in einer einfachen, klaren und gut lesbaren Schriftart gestalten. Und belassen Sie es bei höchstens zwei verschiedenen Schriftarten. Zusammen mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift und eventuell noch ein paar Bildern wirkt die Urkunde sonst zu unruhig.

Als Schriftfarbe ist Schwarz meist die beste Wahl. Wenn es zum Papier und zur sonstigen Gestaltung passt, ist auch blaue Schrift möglich. Oder Sie schreiben den Text in Schwarz und setzen den Titel in einer anderen Farbe wie Rot oder Grün in Szene. Auch bei den Schriftfarben gilt aber, dass es nicht mehr als zwei Farben sein sollten.

Bilder auf Ihren Urkunden

Damit Ihre Urkunden nicht nur Text enthalten, können Sie natürlich mit Grafiken arbeiten. Ein schöner Rahmen, Ihr Logo oder andere Motive, die zum Thema passen, können der Urkunde die richtige Optik verleihen. Achten Sie aber darauf, dass Sie eine hochwertige Vorlage verwenden. Wenn Sie Bilder einscannen, sollten Sie als Auflösung mindestens 200 dpi, besser noch 300 dpi einstellen. Und damit am Ende alles so aussieht, wie Sie sich das vorstellen, sollten Sie noch folgende Tipps beherzigen:

  • Vermeiden Sie nach Möglichkeit Fotos oder Grafiken mit sehr großen Farbflächen. Wenn Sie Ihre Urkunden mit einem Tintenstrahldrucker ausdrucken, besteht andernfalls die Gefahr, dass in den Farbflächen unschöne Streifen zu sehen sind.
  • Drucken Sie die Urkunden in der Einstellung „Beste Qualität“ aus. Sie verbrauchen dabei zwar mehr Tinte und der Druck dauert länger, aber dafür sind die Druckergebnisse besser.
  • Nehmen Sie die fertig gedruckten Urkunden aus dem Fach Ihres Druckers und legen Sie die Blätter flach nebeneinander, bis die Tinte trocken ist. Sonst besteht die Gefahr, dass die Urkunden abfärben.
  • Drucken Sie erst einmal eine Probeurkunde auf normalem Papier aus. So können Sie überprüfen, ob die Urkunde gut aussieht. Passt alles, können Sie den Druck auf Ihrem Urkundenpapier starten.

Allgemeiner Vordruck für Urkunden

URKUNDE

Für _____ (hier steht der Grund für den Verleih der Urkunde; z.B. die erfolgreiche Teilnahme an …,

die langjährige Mitgliedschaft bei …, das besondere Engagement und die herausragenden Leistungen            

                                                                           als … usw.) _____ 

                                                                                    wird 

                                                              ____________(Name)_______________ 

                                                                    diese Urkunde verliehen. 

                                       _________________________________ ________________________________                      

                                    Ort, Datum                                  handschriftliche Unterschrift