Berichtsheft Vordruck: Diese 5 Dinge müssen vorhanden sein

Im Berichtsheft dokumentieren Sie, was Sie im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule gelernt haben. Und wenn Sie an der Abschlussprüfung teilnehmen wollen, müssen Sie ein vollständiges Berichtsheft vorweisen können.

Wozu muss ich eigentlich ein Berichtsheft führen? Für viele Azubis ist das Schreiben des Berichtshefts eine lästige Pflichtübung. Und den Sinn und Zweck dahinter können sie oft nicht so richtig nachvollziehen.

Schließlich haben sie mit der Arbeit im Ausbildungsbetrieb und dem Besuch der Berufsschule schon genug um die Ohren. Die Abschlussprüfung wiederum bietet genug Gelegenheit, um unter Beweis zu stellen, ob sie die Ausbildungsinhalte draufhaben oder ob nicht. Dabei haben die Azubis selbst am allermeisten davon, wenn sie ihre Ausbildungsinhalte dokumentieren. Deshalb: Schluss mit dem Jammern und dem Aufschieben! Hier sind Infos und Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, sich mit dem Berichtsheft anzufreunden!

Das Berichtsheft: Was sich dahinter verbirgt

Das Berichtsheft dient als Nachweis dafür, was Sie während Ihrer Berufsausbildung gelernt haben. Aus diesem Grund wird das Berichtsheft offiziell auch Ausbildungsnachweis genannt. Und das Führen des Berichtshefts ist eine Pflicht, die sogar gesetzlich geregelt ist. So sind Sie nach § 13 Nr. 7 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) dazu verpflichtet, einen Ausbildungsnachweis zu führen. Ihr Ausbildungsbetrieb wiederum muss dafür sorgen, dass Sie Ihr Berichtsheft schreiben und die Inhalte regelmäßig kontrollieren. Das steht in § 14 Abs. 2 BBiG. Daneben enthält auch die Ausbildungsverordnung Ihres Ausbildungsberufes eine Klausel, die das Berichtsheft zur Pflicht macht. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, werden Sie schlimmstenfalls nicht zur Abschlussprüfung zugelassen.

Das Berichtsheft selbst besteht aus einem Deckblatt und vielen einzelnen Blättern für die eigentlichen Berichte. Dabei kann das Berichtsheft entweder täglich oder wöchentlich geführt werden. Ob Sie Tages- oder Wochenberichte schreiben müssen, klären Sie mit Ihrem Ausbildungsbetrieb. Es gibt zwar mit Monatsberichten noch eine dritte Variante. Sie kommt aber nur sehr, sehr selten vor. In den Berichten schreiben Sie auf, was Sie gelernt oder gemacht haben. Im Prinzip ist das Berichtsheft somit eine Art Tagebuch Ihrer Ausbildungszeit. Die Vordrucke bekommen Sie meist von Ihrem Ausbildungsbetrieb. Oder Ihr Ausbildungsbetrieb verweist Sie auf die Formulare, die auf der Seite Ihrer IHK oder HWK zur Verfügung stehen. Eigene Vordrucke müssen Sie also nicht erstellen.

Das Berichtsheft: Was das Ganze soll

Durch Ihre täglichen oder wöchentlichen Berichte kann zum einen nachvollzogen werden, ob Ihre Ausbildung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die Stelle, die Ihre Ausbildung überwacht, kann also prüfen, ob Ihnen alle Ausbildungsinhalte vermittelt wurden, die laut Ausbildungsverordnung vorgesehen sind und die Sie für die Ausübung Ihres Ausbildungsberufes brauchen. Zum anderen kann sich Ihr Ausbilder, der Ihre Berichte regelmäßig kontrolliert, einen Überblick über Ihre Fortschritte verschaffen. Er kann nachvollziehen, ob Sie die Ausbildungsinhalte richtig verstanden haben und umsetzen können. Falls nicht, kann er zeitnah eingreifen und Sie so auf Ihrem Weg zum Ausbildungsziel unterstützen.

Das Führen Ihres Berichtshefts hilft aber vor allem Ihnen als Azubi. Denn durch das Schreiben der Berichte lassen Sie den Tag oder die Woche noch einmal Revue passieren. Sie beschäftigen sich mit den Ausbildungsinhalten, denken über Ihre Aufgaben nach und setzen sich mit Ihren Tätigkeiten auseinander. Das hat einen Lerneffekt und hilft Ihnen dabei, das Gelernte zu verinnerlichen. Und: Auch Sie können mithilfe Ihres Berichtshefts überprüfen, ob Sie alle Inhalte gelernt haben, die Ihnen laut Ausbildungsverordnung vermittelt werden sollten. Falls nicht, können Sie rechtzeitig eingreifen.

Das Berichtsheft: Diese 5 Dinge müssen vorhanden sein

Wie Sie Ihr Berichtsheft führen sollen, sprechen Sie mit Ihrem Ausbilder ab. Er wird Ihnen sagen, ob Sie tägliche oder wöchentliche Berichte schreiben sollen und ob Sie Ihre Berichte ausformulieren müssen oder ob Stichworte ausreichen. Davon abgesehen, müssen in Ihrem Berichtsheft die folgenden fünf Punkte aber auf jeden Fall gewährleistet sein:

  • Auf jedem Blatt in Ihrem Berichtsheft müssen Ihr Name und das Ausbildungsjahr stehen. Außerdem muss angegeben sein, auf welchen Zeitraum sich der Bericht bezieht.
  • Beschreiben Sie Ihre Aufgaben und Tätigkeiten kurz, aber präzise. Aus Ihren Aufzeichnungen muss hervorgehen, was genau Sie gemacht oder gelernt haben. Schreiben Sie also beispielsweise nicht nur „Lagerarbeiten“. Sondern erläutern Sie, welche Arbeiten Sie im Lager erledigt haben (z.B. Ware angenommen, Lieferschein kontrolliert, Ware auf Mängel überprüft, Ware sortiert, Ware sachgerecht eingelagert usw.). Achten Sie außerdem darauf, dass aus Ihrem Bericht hervorgeht, wie lange die jeweiligen Tätigkeiten gedauert haben. Als Richtlinie gilt, dass ein Wochenbericht ungefähr eine DIN A4-Seite umfassen sollte.
  • Wenn Sie nicht im Ausbildungsbetrieb, sondern in der Berufsschule waren, müssen Sie das ebenfalls in einem Bericht dokumentieren. Und auch hier gilt, dass es nicht ausreicht, wenn Sie nur schreiben, dass Sie in der Berufsschule waren. Beschreiben Sie auch hier die Lehrinhalte, die dran waren.
  • Führen Sie Ihr Berichtsheft elektronisch, müssen Sie es ausdrucken. Ordnen Sie die einzelnen Blätter in eine Mappe oder einen Hefter ein. Verwenden Sie aber keinen starren Aktenordner. Und stecken Sie die einzelnen Blätter nicht in Dokumentenhüllen.
  • Ihre Berichte müssen Sie unterschreiben. Ihr Ausbilder muss die Berichte regelmäßig kontrollieren und ebenfalls unterschreiben. Achten Sie darauf, dass die Unterschriften samt Datumsangabe komplett sind!

Übrigens: Ihr Berichtsheft soll Ihre gesamte Ausbildung dokumentieren. Deshalb müssen Sie es auch vermerken, wenn Sie Urlaub hatten, krank waren oder aus anderen Gründen gefehlt haben. Komplett wird Ihr Berichtsheft dann durch das Deckblatt. Auf dem Deckblatt ist der Verlauf Ihrer Ausbildung als Übersicht aufgeführt. Wie so ein Deckblatt aussieht, zeigt Ihnen die Vorlage am Ende dieses Beitrags.

3 Tipps für Ihr Berichtsheft

Aus § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG ergibt sich, dass ein ordnungsgemäß geführtes Berichtsheft zu den Zulassungsvoraussetzungen für die Abschlussprüfung gehört. Ordnungsgemäß heißt, dass das Berichtsheft vollständig und sowohl von Ihnen als auch von Ihrem Ausbilder unterschrieben ist. Um das Führen des Berichtshefts kommen Sie also so oder so nicht herum. Doch damit es Ihnen etwas leichter fällt, haben wir hier noch drei Tipps für Sie.

Tipp Nr. 1: Schieben Sie das Schreiben nicht unnötig lange auf.

Wenn Sie Ihren Bericht nicht im Ausbildungsbetrieb schreiben können, werden Sie vielleicht nicht immer unbedingt Lust haben, sich abends noch einmal ans Berichtsheft zu setzen. Das ist verständlich. Aber je länger Sie das Schreiben vor sich herschieben, desto schwerer wird es. Denn Sie werden sich nicht mehr richtig daran erinnern können, was Sie vor einer Woche genau gemacht haben. Und eine Idee für Ihren Bericht, die Ihnen damals durch den Kopf gegangen ist, wird wahrscheinlich ebenfalls weg sein. Deshalb: Notieren Sie sich zwischendurch auf einem Zettel oder in Ihrem Smartphone ein paar Stichworte. Oder machen Sie schnell ein Foto. Wenn Sie dann Ihren Bericht schreiben, müssen Sie nur Ihre Notizen etwas ausformulieren. So ist der Bericht in ein paar Minuten fertig. Und: Je früher Sie Ihren Bericht schreiben, desto schneller ist die Sache erledigt und Sie müssen nicht mehr daran denken.

Tipp Nr. 2: Gestalten Sie Ihr Berichtsheft abwechslungsreich.

Für jeden Tag oder jede Woche ein paar Stichworte zu notieren, die die Tätigkeiten, Aufgaben und erlernten Inhalte dokumentieren, ist natürlich nicht besonders unterhaltsam. Aber nirgends steht geschrieben, dass Ihr Berichtsheft nur aus Texten bestehen muss. Bringen Sie deshalb ruhig etwas Abwechslung hinein. Tabellen, Skizzen, Fotos von Ihrem Arbeitsplatz oder Vorher-Nachher-Bilder von Aufgaben lockern das Berichtsheft schön auf. Solche Bestandteile können Ihre Berichte zwar nicht ersetzen. Aber wenn Sie durch ein abwechslungsreiches und kreativ gestaltetes Berichtsheft blättern, sorgt das für einen Motivationsschub und es wird Ihnen leichter fallen, sich an den Schreibtisch zu setzen.

Tipp Nr. 3: Schreiben Sie über ausbildungsrelevante Themen.

Es gibt Ausbildungsphasen, in denen Sie nichts Neues lernen und in denen nichts Außergewöhnliches passiert. Stattdessen erledigen Sie jeden Tag die gleichen Routineaufgaben. Im Berichtsheft soll in erster Linie festgehalten werden, was Sie gemacht haben. Deshalb dürfen sich die Inhalte durchaus wiederholen. Versuchen Sie dann nur, die Formulierungen etwas abzuändern, damit sich die Berichte nicht wortwörtlich gleichen. Außerdem müssen Sie nicht immer nur über Ihre Aufgaben und Tätigkeiten berichten. Überlegen Sie sich stattdessen andere Themen, die mit Ihrer Ausbildung zusammenhängen. So können Sie beispielsweise Ihren Arbeitsplatz oder Ihre Arbeitsmittel beschreiben. Mit welchen Geräten arbeiten Sie? Wann wird welches Computerprogramm verwendet? Wie sieht Ihre Arbeitskleidung aus und warum tragen Sie diese? Wie werden Meetings oder Kundentreffen vorbereitet und durchgeführt? Auch solche Inhalte gehören zu Ihrer Ausbildung und eignen sich bestens für Berichte in Ausbildungsphasen, in denen es sonst nichts Spannendes zu berichten gibt.

Berichtsheft: Vordruck für das Deckblatt

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