Einladungsvordruck Geschäftseröffnung

Wenn Sie zu Ihrer Geschäftseröffnung einladen, geht es nicht nur darum, ein paar nette Stunden mit Geschäftspartnern und Kunden zu verbringen. Sondern es geht auch darum, die Werbetrommel für Ihr Unternehmen zu rühren. Lesen Sie hier, wie Sie stilvolle Geschäftseinladungen schreiben.

Für Sie ist der Tag Ihrer Geschäftseröffnung ein besonderes Ereignis. Denn Sie haben viel Arbeit, Zeit und vermutlich auch Geld investiert und freuen sich nun darauf, endlich in Ihren neu gestalteten Geschäftsräumen loslegen zu können.

Um die Geschäftsräume zu präsentieren und einzuweihen, laden Sie Geschäftspartner und Kunden ein. Wenn dann auch noch der Bürgermeister, andere Prominenz und die lokale Presse vor Ort sind, haben Sie nebenbei gleich richtig gute Werbung für Ihr Geschäft.

Das Problem an der Sache ist nur: Geschäftspartner und andere geladene Gäste für Ihre geschäftliche Veranstaltung zu begeistern, ist gar nicht so einfach. Denn ihre Terminkalender sind in aller Regel gut gefüllt. Wenn Sie erreichen wollen, dass sich Ihre Gäste neben dem Tagesgeschäft und den sonstigen Terminen auch noch Zeit für den Besuch Ihrer Geschäftseröffnung nehmen, müssen Sie ihnen das Event schmackhaft machen. Wie Ihnen stilvolle und ansprechende Einladungen für Ihre Geschäftseröffnung gelingen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Einladungen zur Geschäftseröffnung – die Form

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Gäste zur Geschäftseröffnung einladen können. Am häufigsten werden dabei folgende Formen gewählt:

  • Einladungskarten, im Briefumschlag auf dem Postweg verschickt
  • Einladungsbriefe, ebenfalls auf dem Postweg verschickt
  • Dokumente im PDF-Format als Anhang von E-Mails
  • normale E-Mails; hier steht der Einladungstext im Textfeld

Da eine Geschäftseröffnung ein repräsentativer Anlass ist, bietet sich grundsätzlich eine edlere Form an. Mit einem Brief können Sie eigentlich nichts falsch machen. Noch besser, aber auch kostenintensiver sind eigens für die Geschäftseröffnung erstellte Einladungskarten. Damit unterstreichen Sie die besondere Bedeutung der Veranstaltung. Und vor allem Ihre hochkarätigen Gäste werden es zu schätzen wissen, wenn sie eine elegante Einladung in ihren Händen halten.

Möchten Sie es bei einer schlichteren Form belassen, können Sie Ihren Einladungsbrief auch als PDF anlegen und als Anhang per E-Mail verschicken. Eine simple E-Mail hingegen sollten Sie besser nicht wählen, denn so wird die Einladung dem Anlass nur bedingt gerecht.

  • Aber Achtung: Wenn Sie Ihre Einladungen als E-Mail an mehrere Personen gleichzeitig verschicken, setzen Sie die Adressen der Empfänger auf keinen Fall in die Felder “An” oder “Cc”. Denn dadurch könnte jeder Empfänger alle anderen Empfängeradressen lesen. Ihre Geschäftspartner und Kunden werden darüber alles andere als erfreut sein. Schreiben Sie die Empfängeradressen stattdessen in das Feld “Bcc”. So bleiben die E-Mail-Adressen unsichtbar und die Privatsphäre Ihrer Geschäftspartner ist gewahrt.

Einladungen zur Geschäftseröffnung – die Inhalte

Wenn Sie zur Eröffnung Ihres Geschäfts einladen, möchten Sie natürlich, dass möglichst viele Gäste Ihrer Einladung folgen. Schließlich würde sich der ganze organisatorische Aufwand kaum lohnen, wenn gerade einmal eine Handvoll Gäste erscheinen. Wichtig ist deshalb zunächst einmal, dass Ihre Einladung die grundlegenden Informationen nennt, nämlich:

  • den Anlass der Einladung, in diesem Fall also Ihre Geschäftseröffnung,
  • den Zeitpunkt mit Datum und Uhrzeit sowie
  • den Veranstaltungsort mit Angabe der genauen Anschrift.

Damit Ihre Einladung übersichtlich bleibt und Ihre Gäste die wesentlichen Informationen auf einen Blick erfassen können, können Sie die Eckdaten in einem eigenen Absatz positionieren. Diesen Absatz können Sie etwas einrücken, um ihn so optisch vom Rest abzuheben. Sie können die Eckdaten aber auch durch Fettdruck hervorheben oder als Aufzählung anordnen. Dadurch bleibt die Einladung ebenfalls schön übersichtlich.

Mit den Grundinformationen schaffen Sie schon einmal eine gute Basis für Ihre Einladung. Schließlich müssen Ihre Gäste wissen, wozu sie eingeladen sind und wann sie wo erscheinen sollen. Allerdings ist es damit nicht getan. Denn mit einer Einladung, die nur die Eckdaten nennt, werden Sie kaum jemanden hinter dem Ofen hervorlocken können.

Wählen Sie eine persönliche Anrede. 

Um Ihrer Einladung mehr Gewicht zu verleihen, sollten Sie Ihren Text mit einer persönlichen Anrede beginnen. Nehmen Sie sich die Zeit und schreiben Sie Ihre Gäste mit ihrem Namen an. Wenn Sie die Serienbrieffunktion nutzen, hält sich der Aufwand in Grenzen. Doch die Mühe lohnt sich, und zwar aus einem ganz einfachen Grund: Wenn Sie die persönliche Anrede verwenden, fühlt sich der jeweilige Gast auch persönlich angesprochen. Schreiben Sie hingegen “Sehr geehrte Damen und Herren” oder lassen Sie die Anrede ganz weg, signalisiert das dem Empfänger, dass viele andere Personen genau die gleiche Einladung bekommen haben. Folglich könnte er den Schluss ziehen, dass es nicht darauf ankommt und vermutlich auch gar nicht großartig auffällt, ob er bei der Geschäftseröffnung anwesend ist oder ob nicht.

Vermeiden Sie Standardfloskeln.

“Hiermit laden wir Sie zu unserer Geschäftseröffnung am … um … ein.” – Mit diesem Einladungstext machen Sie zwar nichtsfalsch. Aber es gibt vermutlich auch kaum eine langweiligere Einladung. Standardfloskeln wie “Für Ihr leibliches Wohl ist bestens gesorgt.” wiederum sind altbacken und haben mit moderner, zeitgemäßer Geschäftskorrespondenz wenig zu tun. In sehr konservativen Branchen mag ein solcher Tonfall vielleicht noch angemessen sein. Ansonsten sollten Sie aber versuchen, Ihre Einladung jünger und frischer zu formulieren. Überraschen Sie Ihre Gäste mit einem spritzigen Text, den sie nicht schon tausendmal gelesen haben. Ein Beispiel für einen Einladungstext haben wir am Ende dieses Beitrags für Sie vorbereitet.

Wecken Sie die Vorfreude auf Ihre Veranstaltung.

Die Einladung zu einer Geschäftseröffnung ist immer auch ein Stück weit Werbung für Sie und Ihr Unternehmen. Geben Sie Ihren Gästen deshalb Hinweise darauf, was sie bei der Geschäftseröffnung erwartet. Auf diese Weise können Sie Ihren Gästen verdeutlichen, dass sie sich auf eine angenehme und interessante Veranstaltung freuen können und vor allem, dass sich ihr Kommen lohnt.

  • Tipp: Wenn Sie Ihre Einladung formulieren, dann versuchen Sie, sich in Ihre Gäste hineinzuversetzen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten die Einladung bekommen. Würden Sie der Einladung folgen? Was hätten Sie davon, zu der Geschäftseröffnung zu gehen? Fänden Sie das Programm interessant und unterhaltsam genug, um dafür einen weiteren Außentermin einzuplanen?

Geben Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten an.

Aus dem Einladungstext und der Gestaltung Ihrer Einladung geht hervor, wer überhaupt zur Geschäftseröffnung einlädt. Trotzdem sollten Sie Ihre Kontaktdaten vollständig aufführen. Und hierfür gibt es drei Gründe:

Sie laden nicht zu einer Privatfeier, sondern zu einem geschäftlichen Anlass ein. Insofern ist Ihre Einladung ein Geschäftsbrief. Und zu einem professionellen Erscheinungsbild gehört es einfach dazu, dass Sie Ihre Kontaktdaten angeben.

Bei einer Geschäftseröffnung werden Sie vermutlich keine verbindlichen Zu- oder Absagen von Ihren Gästen benötigen. Denn eine Geschäftseröffnung ist eine eher lockere Veranstaltung. So gibt es beispielsweise kein festes Menü aus mehreren Gängen, sondern meist nur Getränke und Häppchen. Auf die genaue Personenzahl kommt es deshalb nicht an. Trotzdem kann es gut sein, dass Ihnen einige Gäste eine Rückmeldung geben wollen. Dazu sollten Sie die Kontaktdaten greifbar haben.

Auch wenn einige Ihrer Gäste nicht persönlich kommen können, gehört es zum guten Ton, dass sie Ihnen zumindest zur Geschäftseröffnung gratulieren und viel Erfolg wünschen. Vielleicht wird Ihnen der eine oder andere auch ein kleines Geschenk zuschicken. Machen Sie es Ihren Geschäftspartner leicht, indem Sie Ihre Kontaktdaten auf der Einladung vermerken.

Beschreiben Sie die Anfahrt zu Ihren Geschäftsräumen.

Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Ihre Gäste auf Anhieb wissen, wo sich Ihre neuen Geschäftsräume befinden. Belassen Sie es deshalb nicht dabei, nur die Anschrift anzugeben. Sondern legen Sie Ihrer Einladung eine Anfahrtsbeschreibung bei. Dazu können Sie eine Anfahrtsskizze erstellen. Wenn Sie die Anfahrtsmöglichkeiten beschreiben, dann erwähnen Sie alle Hauptrichtungen. Informieren Sie Ihre Gäste außerdem darüber, wo sie parken können. Und: Vergessen Sie die Gäste nicht, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu Ihnen kommen. Nennen Sie also den nächstgelegenen Bahnhof, die umliegenden Straßenbahn- oder Bushaltestellen und eventuell einen Taxistand in der Nähe. Außerdem sollten Sie vermerken, wie Ihre Gäste von diesen Stationen zu Ihren Geschäftsräumen kommen und wie lange sie dafür ungefähr brauchen werden.

Verschicken Sie Ihre Einladungen rechtzeitig!

Denken Sie daran, Ihre Gäste möglichst frühzeitig einzuladen. Am besten verschicken Sie die Einladungen, sobald der Termin für die Geschäftseröffnung feststeht. Spätestens zwei Wochen vorher sollten Ihre Gäste die Einladungen aber auf jeden Fall bekommen haben. Bei kurzfristigen Spontaneinladungen riskieren Sie, dass viele Gäste nicht kommen können, weil es der straffe Terminkalender beim besten Willen einfach nicht zulässt, sich ein paar Stunden für Sie freizuschaufeln.

Einladungsvordruck: Geschäftseröffnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

nach vielen Wochen harter Arbeit ist es geschafft: Unser Geschäft “Name” wird eröffnet!

Aus diesem Anlass laden wir Sie herzlich ein.

 

Wann? Am _______________ ab _____ Uhr

Wo? In unseren neuen Geschäftsräumen in ____ (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) _____

Neben einem Sektempfang und einem Stehimbiss können Sie unsere neuen Räume genau unter die Lupe nehmen. Wir sind schon sehr gespannt darauf, was Sie zu unserer/m neuen _____ (z.B. Werkstätte, Ladengeschäft, Restaurant) _____ sagen werden. Und: Wir freuen uns auf Ihr Kommen!

 

Es grüßt Sie aus ___ (Ort) ___

Vorname Nachname

Firmenname

Straße Hausnummer

PLZ Ort

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