Einladungsvordruck gratis

Erwarten Sie Besuch von einer Person, die ein Visum für Deutschland braucht, sollten Sie ein Einladungsschreiben aufsetzen. Dieses Schreiben begünstigt die Erteilung des Visums. Lesen Sie hier, wie Sie eine solche Einladung schreiben.

Wenn von Einladungen die Rede ist, werden Sie im ersten Moment vermutlich an besondere Anlässe und große Feste denken. Aber es gibt noch einen anderen Grund, wann Sie eine offizielle Einladung aussprechen können. Nämlich dann, wenn Sie Besuch von einem Gast erwarten, der ein Visum braucht, damit er in Deutschland einreisen kann.

Durch Ihr Einladungsschreiben erklären Sie, dass Sie diese Person zu sich einladen. Gleichzeitig verbürgen Sie sich gewissermaßen für den Aufenthalt und die damit zusammenhängenden Kosten. Dadurch erhöhen Sie die Chancen, dass Ihr Gast das Visum auch wirklich bekommt.

Einladungsschreiben für ein Visum – wer braucht es?

Die gute Nachricht zuerst: Staatsangehörige aus EU-Mitgliedsstaaten brauchen kein Visum, um nach Deutschland einzureisen. Ist Ihr Besucher Angehöriger eines Staates, für das die EU die Visumspflicht aufgehoben hat, darf sich Ihr Gast pro Halbjahr bis zu 90 Tage lang in Deutschland aufhalten. In dieser Zeit darf er allerdings keine Erwerbstätigkeit aufnehmen. Ist Ihr Besucher Angehöriger eines Landes, für das bei einer Einreise nach Deutschland die Visumsfreiheit gilt, bleibt Ihr Gast nicht allzu lange und hat der Besuch private Gründe, beispielsweise weil Ihr Gast seinen Urlaub bei Ihnen verbringen möchte oder zu einer Familienfeier wie einem Geburtstag oder einer Hochzeit anreist, müssen Sie also nichts weiter unternehmen.

In allen anderen Fällen braucht Ihr Besucher ein Visum. Zu den Ländern, für die eine Visumspflicht gilt, gehören die meisten afrikanischen und arabischen Länder sowie ein Großteil der Staaten der ehemaligen Sowjetunion. Daneben gilt für viele asiatische Länder die Visumspflicht. Hierzu zählen unter anderem China, Indien und Thailand. Aber auch wenn Ihr Besuch aus dem Kosovo kommt oder türkischer Staatsbürger ist, braucht er ein Visum. Und Sie können den Antrag auf ein Visum durch ein Einladungsschreiben unterstützen.

  • Tipp: Eine Übersicht aller Länder, für die bei einer Einreise nach Deutschland die Visumspflicht oder die Visumsfreiheit gilt, finden Sie auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes. Dort finden Sie natürlich auch noch viele weitere Informationen rund ums Visum und den Aufenthalt in Deutschland.

 

Einladungsschreiben für ein Visum – wozu?

Für die Erteilung eines Visums sind zwei Punkte besonders wichtig. So muss zum einen der Grund der Reise plausibel und nachvollziehbar sein. Zum anderen muss sichergestellt sein, dass sowohl die Reise als auch der Aufenthalt finanziell abgesichert sind. Und an dieser Stelle kommt das Einladungsschreiben ins Spiel. Denn durch Ihre offizielle Einladung können Sie den Reisezweck begründen und die Finanzierung bestätigen. Damit begünstigen Sie, dass Ihrem Besucher das Visum erteilt wird.

Einladungsschreiben vs. Förmliche Verpflichtungserklärung

Als Beleg für den Aufenthaltszweck Ihres Gastes genügt eine einfache Einladung. In diesem Schreiben führen Sie die persönlichen Daten Ihres Gastes auf und erklären, warum Sie ihn eingeladen haben. Außerdem machen Sie Angaben dazu, wo Ihr Gast untergebracht sein wird und was während seines Aufenthaltes geplant ist.

Eine sogenannte förmliche Verpflichtungserklärung ist sehr viel umfangreicher. Durch diese Erklärung verpflichten Sie sich, für alle Kosten aufzukommen, die mit dem Aufenthalt Ihres Gastes in Deutschland zusammenhängen. Hierzu zählen nicht nur die Kosten für die Anreise und die Kosten während des Aufenthalts, sondern auch unerwartete Kosten, die dem deutschen Staat entstehen würden. Zu diesen Kosten gehören beispielsweise Kosten für eine Behandlung im Krankenhaus oder Kosten für die Rückführung Ihres Gastes in sein Heimatland. Für eine solche Verpflichtungserklärung gibt es ein spezielles Formular, das Sie bei der Ausländerbehörde erhalten, die für Ihren Wohnort zuständig ist. Wenn Sie das Formular abgeben, wird Ihre Bonität überprüft und Ihre Unterschrift beglaubigt. Eine förmliche Verpflichtungserklärung wird in sehr vielen Fällen erforderlich sein, in erster Linie aber dann, wenn Ihr Gast nicht über die finanziellen Mittel verfügt, um die gesamte Reise und seinen Aufenthalt in Deutschland selbst zu finanzieren.

  • Aber: Dass Sie sich verpflichten, entstehende Kosten zu übernehmen, bedeutet nicht, dass Sie den Besuch Ihres Gastes finanzieren müssen. Es geht nicht darum, dass Sie Ihrem Gast einen Urlaub spendieren, nur weil Sie ihn eingeladen haben. Sie können zwar die Flugtickets, die Unterkunft und die Verpflegung bezahlen, wenn Sie das möchten. Das sind aber Absprachen zwischen Ihnen und Ihrem Gast. Die Verpflichtungserklärung nach dem Aufenthaltsgesetz hat einen anderen Hintergrund. Hier geht es darum, dass dem deutschen Staat keine Kosten entstehen sollen. Wird Ihrem Gast ein Visum erteilt, wird ihm die Einreise nach Deutschland erlaubt. Für Kosten im Zusammenhang mit der Einreise, dem Aufenthalt und der Rückreise ins Heimatland kommt der deutsche Staat aber nicht auf. Diese Kosten müssen anderweitig gedeckt sein, nämlich entweder durch die finanziellen Mittel Ihres Gastes oder eben durch Sie.

Einladungsschreiben für ein Visum – wie muss es aussehen?

Den Antrag auf sein Visum muss Ihr Gast selbst stellen. Zuständig dafür ist die Auslandsvertretung, in deren Amtsbezirk Ihr Gast wohnt. Die Auslandsvertretung ist meist eine Botschaft oder ein Generalkonsulat und sie ist auch diejenige, die den Antrag prüft und das Visum erteilt. Damit der Antrag genehmigt werden kann, muss die Auslandsvertretung überprüfen, ob der Reisezweck Ihres Gastes plausibel und nachvollziehbar ist. Gleichzeitig muss Ihr Gast den Nachweis erbringen, dass sein Aufenthalt in Deutschland finanziell abgesichert ist. Verfügt er nicht über die Mittel, um alle Kosten im Zusammenhang mit der Reise und dem Aufenthalt selbst abzudecken, können Sie sich dazu verpflichten, die entstehenden Kosten zu übernehmen. Damit glaubwürdig belegt ist, dass die erforderlichen Bedingungen für die Erteilung eines Visums erfüllt sind, sollte Ihr Einladungsschreiben deshalb folgende Angaben beinhalten:

  • Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Kontaktdaten
  • den Vor- und Nachnamen, die Anschrift im Heimatland, das Geburtsdatum und den Geburtsort sowie die Passnummer Ihres Gastes
  • die Erklärung, dass Sie Ihren Gast einladen
  • die Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise, mindestens aber mit genauer Angabe des Zeitraums
  • den genauen Grund des Besuchs
  • Angaben dazu, wo Ihr Gast während seines Aufenthalts wohnen wird
  • die Verpflichtungserklärung gemäß §§ 66 bis 68 des Aufenthaltsgesetzes, wonach Sie sich verpflichten, für entstehende Reise- und Aufenthaltskosten aufzukommen
  • die Bitte, den Visumsantrag zu genehmigen
  • Ihre Unterschrift

Ihr Einladungsschreiben verfassen Sie dabei auf Deutsch. Und wie Ihre Einladung aussehen kann, zeigt Ihnen der folgende Musterbrief.

Einladungsvordruck gratis als Muster

Ihr Vor- und Nachname (oder Name Ihrer Firma)

Anschrift

Auslandsvertretung

Anschrift

Ort, Datum

Einladung für Herrn/Frau ____________________

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit lade ich

Herrn/Frau ____________________, 

wohnhaft in __________ (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Staat) __________, 

geboren am ____________________ in ____________________, 

Pass/Ausweisnummer ____________________ 

vom __________ bis zum __________ in die Bundesrepublik Deutschland ein.

Sein/Ihr Besuch dient folgendem Zweck: _________ (Beschreiben Sie hier möglichst präzise und schlüssig, warum Sie Ihr Gast besucht; z.B. Am … werde ich heiraten. Herr XY wird Gast bei meiner Hochzeitsfeier sein. Da der Herr XY mein Bruder ist, dient sein Besuch zudem einem Wiedersehen mit der Familie. / Frau XY wird ein Praktikum in der Abteilung … absolvieren. Da Frau XY die Leitung der …-Abteilung an unserem ausländischen Standort in … übernehmen wird, sollen im Rahmen des Praktikums hierfür notwendige Kenntnisse vermittelt und vertiefte Einblicke in die Abläufe gewährt werden.) __________.

Während seines/ihres Aufenthaltes wird Herr/Frau ___________ bei/in ______ (Name, Anschrift und Telefonnummer der Unterkunft) ______ wohnen. 

Ich verpflichte mich, alle anfallenden Kosten gemäß §§ 66 bis 68 Aufenthaltsgesetz zu übernehmen, einschließlich der Versorgung im Krankheitsfall und eventueller Rückführungskosten.

Ich bitte daher, den Antrag auf Erteilung eines Visums zu bewilligen.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Einladungsschreiben für ein Visum – wohin damit?

Ihr Einladungsschreiben schicken Sie direkt an die Auslandsvertretung, bei der Ihr Gast sein Visum beantragt. Meist wird das die deutsche Botschaft oder ein Generalkonsulat sein. Müssen Sie hingegen eine förmliche Verpflichtungserklärung abgeben, müssen Sie dafür den bundeseinheitlichen Vordruck ausfüllen. Dieses Formular bekommen Sie bei der Ausländerbehörde an Ihrem Wohnort. Dort reichen Sie das ausgefüllte Formular dann auch wieder ein.

Wenn ein recht kurzer Aufenthalt geplant ist, dauert die Bearbeitung des Visumsantrags meist nur wenige Tage. Lediglich in der Hauptreisezeit kann die Bearbeitung etwas länger dauern. Beantragt Ihr Gast aber ein Visum, das ihm erlaubt, sich für einen längeren Zeitraum in Deutschland aufzuhalten oder hier zu arbeiten, kann die Bearbeitung mehrere Monate dauern. Reichen Sie Ihr Einladungsschreiben deshalb möglichst zeitnah ein. Denn je schneller alle Unterlagen vorliegen, desto schneller kann über den Visumsantrag entschieden werden.