5 Gründe für Absage eines Angebotes

Es ist normal, sich mehrere Angebote einzuholen und miteinander zu vergleichen. Und natürlich werden Sie sich für das beste Angebot entscheiden. Nur: Wie können Sie die anderen Angebote absagen, ohne die Gegenseite vor den Kopf zu stoßen?

Sie haben an mehrere Dienstleister Anfragen verschickt und daraufhin verschiedene Angebote erhalten. Nachdem Sie sich die Angebote in aller Ruhe angeschaut und miteinander verglichen haben, haben Sie sich für ein Angebot entschieden.

Doch was machen Sie jetzt mit den anderen Angeboten? Wie können Sie diese absagen? _ Natürlich ist es keine angenehme Situation, wenn Sie ein Angebot absagen müssen. Schließlich hat sich der Anbieter die Mühe gemacht, ein Angebot für Sie auszuarbeiten. Und Sie teilen dem Anbieter durch Ihre Absage nun im Prinzip mit, dass sein Angebot nicht gut genug war. Andererseits kann es gut sein, dass Sie irgendwann zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf diesen Anbieter zurückgreifen wollen. Deshalb möchten Sie den Anbieter nicht vor den Kopf stoßen oder gar verärgern. Es gilt also, eine Absage zu formulieren, die klar und unmissverständlich, aber gleichzeitig höflich und nachvollziehbar ist. Und wie Ihnen das gelingt, erklären wir im Folgenden.

Lehnen Sie das Angebot zeitnah ab

Wenn Ihnen ein Dienstleister ein Angebot zugeschickt hat, möchte er früher oder später wissen, ob das Angebot für Sie interessant ist und die Zusammenarbeit zustande kommen wird. Immerhin muss er vielleicht entsprechende Kapazitäten einplanen, Material bestellen oder andere Schritte einleiten. Deshalb ist nur fair, wenn Sie dem Dienstleister zeitnah mitteilen, dass Sie sein Angebot nicht annehmen werden. Damit weiß der Anbieter, dass sich die Sache erledigt hat.

Eine zeitnahe Absage ist außerdem noch aus einem anderen Grund nur fair: Als Sie Ihre Anfrage verschickt haben, wollten Sie vermutlich auch eine zeitnahe Antwort. Sie wollten nicht wochenlang auf Rückmeldungen warten, sondern die Angebote schnell bekommen, damit Sie die Angebote vergleichen und Ihr Projekt starten können. Wenn der Dienstleister Sie nicht unnötig lange hat warten lassen, sollten Sie das nun auch nicht tun.

Übrigens: Keine Absage ist keine Option!

Wenn Sie einfach nur ein Angebot anfordern, gehen Sie damit keine Verpflichtung ein. Im Prinzip könnten Sie ein Angebot also ohne weitere Reaktion darauf zu den Akten legen. Allerdings wäre das sehr unhöflich. Denn schließlich hat sich der Anbieter die Zeit genommen und die Arbeit gemacht, das Angebot zu erstellen und Ihnen zuzuschicken. Diese Mühe sollten Sie wenigstens mit einem Dankeschön honorieren. Reagieren Sie nicht auf das Angebot, riskieren Sie außerdem, dass sich der Anbieter bei Ihnen meldet und nachfragt. Und spätestens dann wird die Sache mit der Absage noch unangenehmer.

  • Eine Ausnahme gibt es aber: Manchmal steht unter einem Angebot, dass es nur für eine bestimmte Zeit gilt. Melden Sie sich innerhalb dieser Frist nicht zurück, verfällt das Angebot. Bei einem solchen Angebot müssen Sie den Anbieter nicht unbedingt noch zusätzlich darüber informieren, dass Sie das Angebot nicht annehmen wollen. Denn nach Ablauf der Frist hat sich das Angebot so oder so erledigt. Auch hier zeigen Sie sich aber höflich und professionell, wenn Sie sich dennoch kurz für das Angebot bedanken.

Achten Sie auf diese Punkte bei Ihrer Angebotsabsage

Das Schreiben, mit dem Sie ein Angebot ablehnen, sollte einerseits klar und unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine Absage handelt. Reden Sie also nicht um den heißen Brei herum und wählen Sie keine schwammigen Formulierungen, die der Anbieter falsch verstehen könnte. Sondern bringen Sie Ihre Absage auf den Punkt. Andererseits muss Ihr Schreiben sachlich und höflich bleiben. Zeigen Sie Wertschätzung und Respekt, auch wenn Sie das Angebot nicht überzeugt hat. Doch was heißt das für die Praxis? Gehen Sie am besten so vor, wenn Sie Ihre Absage formulieren:

  • Schreiben Sie schon in der Betreffzeile, dass Sie das Angebot ablehnen. So weiß der Anbieter gleich, woran er ist.
  • Beginnen Sie Ihr Schreiben, indem Sie sich für das Angebot bedanken. Damit honorieren Sie den Aufwand, der dem Dienstleister durch das Erstellen des Angebots entstanden ist.
  • Anschließend sollten Sie zum Ausdruck bringen, dass Sie sich mit dem Angebot beschäftigt und es tatsächlich ernsthaft geprüft haben. Auch das zeugt von Respekt dem Anbieter gegenüber.
  • Als nächstes sollten Sie Ihre Absage begründen. Dazu gleich mehr.
  • Wenn Sie möchten, können Sie am Ende anmerken, dass es vielleicht beim nächsten Mal mit der Zusammenarbeit klappt.

Ein Muster für eine sachlich-freundliche Absage haben wir am Ende dieses Beitrags für Sie vorbereitet.

Begründen Sie Ihre Absage

Es kann verschiedene Gründe dafür geben, warum Sie ein Angebot ablehnen. Und in Ihrer Absage sollten Sie begründen, warum das Angebot für Sie nicht in Frage kommt. Denn zum einen zeugt es von Professionalität, wenn Sie erklären, warum Sie absagen. Zum anderen verhindern Sie auf diese Weise, dass der Anbieter nachfragt, weshalb sein Angebot nicht überzeugen konnte. Außerdem geben Sie dem Anbieter so die Chance, es künftig besser zu machen. Denn nur wenn er die Absage nachvollziehen kann, weiß er, an welchen Stellen er nachbessern sollte.

Fünf mögliche Gründe für die Absage eines Angebots

Auch wenn viele verschiedene Gründe für eine Absage denkbar sind, läuft es am Ende doch auf fünf Hauptgründe hinaus. So ist das Angebot meist entweder zu teuer, die Lieferung dauert zu lange, das Produkt entspricht nicht den Erwartungen oder ein anderer Anbieter hat einfach ein interessanteres Angebot unterbreitet. Möglich ist aber auch, dass Sie es sich inzwischen anders überlegt haben. In diesen Fällen können Sie Ihre Absage beispielsweise wie folgt begründen:

  • Zu teuer: Leider entspricht Ihr Angebot nicht meinen preislichen Vorstellungen. Da ich den finanziellen Rahmen, den ich mir gesetzt habe, nicht überschreiten möchte, kann ich Ihr Angebot nicht annehmen.
  • Zu lange Lieferzeit: Ihr Angebot klingt in vielen Punkten sehr interessant. Nur was den Liefertermin angeht, kommen wir leider nicht zusammen. Denn ich brauche die Ware deutlich früher. Daher habe ich mich für einen Anbieter entscheiden, der sofort liefern kann.
  • Ungeeignetes Produkt: Mir ist besonders wichtig, dass … Ihr Gerät bietet diese Funktion leider nicht. Daher muss ich Ihr Angebot ablehnen.
  • Kein Interesse: Die günstigeren Konditionen haben mich dazu veranlasst, mich für das Angebot eines anderen Anbieters zu entscheiden.
  • Kein Bedarf: Aus persönlichen/privaten Gründen muss ich mein Vorhaben vorerst auf Eis legen. Daher kann ich von Ihrem Angebot leider keinen Gebrauch machen.

Ein Hinweis zum Schluss

Natürlich werden Sie sich bemühen, Ihre Absage in nette Worte zu verpacken. Schließlich gehört es zum guten Ton, auch negative Inhalte möglichst höflich zu formulieren. Aber behalten Sie eines im Hinterkopf: Angebote und Absagen sind Standardvorgänge im Unternehmensalltag. Es ist normal, sich mehrere Angebote einzuholen. Folglich ist es eine logische Konsequenz, dass die anderen Angebote nicht angenommen werden, wenn die Entscheidung für ein Angebot gefallen ist. Und ein Unternehmen ist sich darüber im Klaren, dass in aller Regel auch die Mitbewerber angefragt wurden. Daher wird ein professionelles Unternehmen eine Absage nicht persönlich nehmen. Sie müssen also kein schlechtes Gewissen haben und sich auch nicht den Kopf darüber zerbrechen, wie ein Anbieter mit Ihrer Absage umgeht. Formulieren Sie Ihre Absage einfach kurz und höflich. Dann ist alles in Ordnung.

Vorlage: ein Angebot absagen

Ihr Name

Ihre Anschrift

 

Anbieter

Anschrift

 

Datum

Ablehnung Ihres Angebots vom _______________

Sehr geehrte Damen und Herren, 

vielen Dank für Ihr Angebot vom __________ und die darin übermittelten Informationen.

Nach sorgfältiger Prüfung bin ich zu dem Ergebnis gekommen, dass ich von Ihrem Angebot leider keinen Gebrauch machen kann. Die günstigeren Konditionen eines anderen Anbieters haben mich überzeugt. 

Ich danke Ihnen dennoch für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen

 

Unterschrift