Kündigungsschreiben

Wenn Sie ein Vertragsverhältnis beenden möchten, können Sie kündigen. Was Sie beachten sollten, damit Ihre Kündigung wirksam wird, erfahren Sie hier!

Ob Versicherungen, Telefon, Handy, Strom und Gas, das Girokonto, die Mietwohnung, der Job, ein Abo oder die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio: Jeder von uns hat diverse Verträge abgeschlossen. Doch diese Vertragsbeziehungen können auch wieder aufgelöst werden. Und zwar mit einer Kündigung. Damit die Kündigung wirksam werden kann, müssen allerdings ein paar Punkte beachtet werden. Welche das sind und wie Sie eine wirksame Kündigung schreiben können, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag!

Befristete und unbefristete Verträge

Die Basis für die Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Vertragspartner bildet ein Vertrag. In diesem Vertrag sind alle wichtigen Punkte für die Vertragsbeziehung verbindlich vereinbart. Und durch Ihre Unterschrift haben Sie bestätigt, dass Sie den Vertrag gelesen haben, den Vertragsbedingungen zustimmen und den Vertrag abschließen möchten. Um wieder aus dem Vertrag auszusteigen, müssen Sie meist Ihre Kündigung erklären. Allerdings ist das nicht immer so. Denn bei Verträgen muss zwischen befristeten und unbefristeten Verträgen unterschieden werden.

Befristete Verträge

Befristete Verträge werden für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen. Wenn dieser Zeitraum abgelaufen ist, enden auch das Vertragsverhältnis. Allerdings gibt es befristete Verträge in zwei Varianten:

  • Die erste Variante sind Verträge, die nach der Befristung automatisch enden. Dazu ist im Vertrag meist ein konkretes Datum genannt. Nach diesem Datum besteht das Vertragsverhältnis nicht mehr. Deshalb müssen Sie einen solchen Vertrag auch nicht kündigen. Andersherum müssen Sie aber einen neuen Vertrag abschließen, wenn die Vertragsbeziehung bestehen bleiben soll. Befristete Mietverträge oder befristete Arbeitsverträge sind Beispiele für solche Verträge.
  • Die zweite Variante sind Verträge, die zwar zeitlich befristet sind, sich nach Ablauf der Befristung aber stillschweigend um eine weitere Vertragslaufzeit verlängern. Telefon- und Handyverträge, Versicherungsverträge oder Abos sind typische Vertreter solcher Verträge. Möchten Sie die Vertragsbeziehung beenden, müssen Sie rechtzeitig vor Ablauf der Vertragslaufzeit kündigen. Andernfalls läuft der Vertrag um eine Vertragslaufzeit weiter.

Unbefristete Verträge

Unbefristete Verträge werden auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Hier gibt es also keinen festgelegten Zeitraum. Stattdessen laufen die Verträge solange, bis sie gekündigt werden. Daneben können die Verträge automatisch enden, wenn ein Fall eintritt, der die Vertragsbeziehung beendet. Dazu muss dieser Fall aber im Vertrag benannt worden sein. Beispiele für unbefristete Verträge sind die meisten Mietverträge und viele Arbeitsverträge.

Die verschiedenen Kündigungsarten

Ist vertraglich vereinbart, dass der Vertrag nur für einen begrenzten Zeitraum gilt und am genannten Stich tag automatisch endet, ist keine Kündigung notwendig. Da ein solcher Vertrag von alleine ausläuft, müssen Sie ihn also nicht extra noch kündigen. Bei allen anderen Verträgen ist aber eine Kündigung erforderlich, wenn Sie aus dem Vertrag aussteigen wollen. Bei den Kündigungen wiederum wird zwischen mehreren Varianten unterschieden.

Die ordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung ist immer zum Ende einer Vertragslaufzeit möglich. Sie beendet den Vertrag gewissermaßen regulär. Wenn Sie einen Vertrag ordentlich kündigen, müssen Sie nicht angeben, warum. Es reicht aus, wenn Sie unmissverständlich erklären, dass Sie kündigen. Und Sie müssen mit Ihrer Kündigung auch nicht bis kurz vor Ablauf der Vertragslaufzeit warten. Stattdessen können Sie die Kündigung schon lange vorher aussprechen, theoretisch sogar direkt nach dem Vertragsabschluss. Wirksam wird die ordentliche Kündigung dann zum vorgesehenen Ende der Vertragslaufzeit.

Allerdings müssen Sie bei einer ordentlichen Kündigung immer die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist einhalten. Wie lang diese Kündigungsfrist ist, steht in den Vertragsbedingungen. Bei den meisten Verträgen beträgt die Kündigungsfrist einen oder drei Monate. Erreicht Ihre Kündigung Ihren Vertragspartner zu spät, kann die Kündigung erst zum nächsten regulären Kündigungstermin wirksam werden.

Was bedeutet eine dreimonatige Kündigungsfrist?

Angenommen, bei Ihrem Vertrag ist eine Kündigungsfrist von drei Monaten vorgesehen und die aktuelle Vertragslaufzeit endet am 30. Juni. In diesem Fall muss Ihr Kündigungsschreiben spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit bei Ihrem Vertragspartner eingegangen sein. Das wäre also der 31. März (30.06. – 3 Monate = 31.03.). Kommt Ihr Kündigungsschreiben später an, ist die Kündigungsfrist abgelaufen. Ihre Kündigung kann dann erst zum nächsten Kündigungszeitpunkt, der möglich ist, berücksichtigt werden.

Die außerordentliche Kündigung

Neben der ordentlichen Kündigung gibt es die außerordentliche Kündigung. Sie ist jederzeit möglich und wird meist als fristlose Kündigung ausgesprochen. Dadurch beendet die außerordentliche Kündigung das Vertragsverhältnis mit sofortiger Wirkung.

Allerdings setzt die außerordentliche Kündigung einen wichtigen Grund voraus. Dieser Grund muss so schwerwiegend sein, dass es Ihnen nicht zugemutet werden kann, das Vertragsverhältnis fortzusetzen und ordentlich zu kündigen. In vielen Fällen müssen Sie Ihrem Vertragspartner außerdem zunächst eine Frist einräumen, um den Kündigungsgrund zu beseitigen. Möchten Sie beispielsweise Ihren Mietvertrag außerordentlich kündigen, weil Ihre Wohnung stark von Schimmel befallen ist, müssen Sie Ihrem Vermieter den Schimmelbefall zunächst anzeigen und ihm eine Frist einräumen, um den Mangel zu beheben. Erst wenn die Frist ergebnislos verstrichen ist, können Sie außerordentlich kündigen.

Im Unterschied zur ordentlichen, fristgerechten Kündigung müssen Sie bei einer außerordentlichen Kündigung den Grund für Ihre Kündigung angeben.

Das Sonderkündigungsrecht

Als dritte Variante gibt es noch das Sonderkündigungsrecht. Davon können Sie in bestimmten Fällen Gebrauch machen. Ein klassisches Beispiel ist, wenn Ihr Vertragspartner die Kosten erhöht, die Leistungen aber gleich bleiben. Oder wenn die Kosten zwar gleichbleiben, dafür aber der Leistungsumfang gekürzt wird. Bei Versicherungen haben Sie zudem nach einem Schadensfall ein Sonderkündigungsrecht. Die Umstände, die eine Sonderkündigung rechtfertigen, stehen in den Vertragsbedingungen. Außerdem wird Sie Ihr Vertragspartner in seinem Schreiben darauf hinweisen.

Wenn Sie von Ihrem Sonderkündigungsrecht Gebrauch machen, kündigen Sie außerordentlich. Dabei muss Ihre Kündigung innerhalb eines Monats, nachdem der entsprechende Umstand eingetreten oder Ihnen bekannt geworden ist, bei Ihrem Vertragspartner eingehen. Wirksam werden kann Ihre Kündigung entweder mit sofortiger Wirkung oder zum Ende der Vertragslaufzeit.

Das Kündigungsschreiben

Eine Kündigung muss grundsätzlich schriftlich erfolgen. Es ist zwar nicht immer notwendig, dass Sie Ihr Kündigungsschreiben als Brief auf dem Postweg verschicken. Stattdessen können Sie Ihrem Vertragspartner die Kündigung oft auch per Fax, als E-Mail oder per Onlineformular zukommen lassen. Welche Form Ihr Vertragspartner akzeptiert, steht in den Vertragsbedingungen. Mündlich können Sie einen Vertrag aber nicht kündigen. Damit stellt sich die Frage, was in dem Kündigungsschreiben stehen muss.

Es ist nicht besonders schwer, eine Kündigung zu formulieren. Entscheidend ist nur, dass aus Ihrem Kündigungsschreiben eindeutig und unmissverständlich hervorgeht, wer was kündigt. Deshalb sollte Ihr Kündigungsschreiben folgende Angaben enthalten:

Ihre Daten

Geben Sie in Ihrem Kündigungsschreiben Ihren Namen und Ihre Anschrift an. Haben Sie den Vertrag zusammen mit einer anderen Person unterschrieben, müssen Sie die Daten dieser Person ebenfalls angeben. Denn die Kündigung muss von einer der Vertragsparteien erklärt werden, die den Vertrag seinerzeit abgeschlossen hat. Haben Sie beispielsweise einen Mitvertrag zusammen mit Ihrem Ehegatten unterzeichnet, müssen Sie nun auch beide die Kündigung erklären und unterschreiben.

Titel des Schreibens

Sie können Ihr Schreiben in der Betreffzeile als Kündigung titulieren. Diese Überschrift ist zwar nicht vorgeschrieben und auch nicht notwendig, wenn Ihre Kündigungsabsichten aus dem Text hervorgehen. Allerdings sieht Ihr Vertragspartner so auf einen Blick, dass er ein Kündigungsschreiben vor sich hat.

Genaue Bezeichnung des Vertrags

Ihr Kündigungsschreiben muss eindeutig zugeordnet werden können. Es muss also einerseits klar sein, wer kündigt. Und andererseits muss unmissverständlich zu erkennen sein, was gekündigt wird. Wenn Ihr Vertragspartner nicht sicher ist, auf welchen Vertrag sich Ihre Kündigung bezieht, wird er sie zurückweisen oder zumindest rückfragen. Möglicherweise läuft in der Zwischenzeit aber die Kündigungsfrist ab. Achten Sie also darauf, dass Sie den Vertrag, den Sie kündigen wollen, genau benennen. Geben Sie dazu

  • die Bezeichnung des Vertragsgegenstandes (z.B. Mietvertrag für Wohnung Nr./Handyvertrag Tarif XY),
  • die Vertragsnummer,
  • Ihre Kundennummer,
  • das Datum des Vertragsabschlusses und
  • ggf. weitere relevante Daten

an.

Kündigungserklärung

In Ihrem Schreiben müssen Sie unmissverständlich erklären, dass Sie die Vertragsbeziehung beenden wollen. Die einfachste Formulierung hierfür lautet: „Hiermit kündige ich …“ In Ihrem Kündigungsschreiben müssen die Wörter Kündigung oder kündigen zwar nicht zwangsläufig auftauchen. Sie können genauso gut auch andere Formulierungen verwenden. Allerdings sollten Sie auf Experimente verzichten. Es geht beim Kündigungsschreiben nicht darum, möglichst hübsche oder originelle Wortkreationen zu erfinden. Halten Sie Ihr Kündigungsschreiben lieber einfach und kommen Sie ohne Umschweife auf den Punkt.

Wenn Sie ordentlich kündigen, reicht die Kündigungserklärung aus. Begründen müssen Sie Ihre Kündigung nicht. Nur wenn Sie außerordentlich kündigen, müssen Sie auch den Kündigungsgrund angeben.

Ebenfalls nicht notwendig ist die Angabe des Datums, zu dem die Kündigung wirksam werden soll. Wenn Sie das Datum sicher kennen, können Sie schreiben: „Hier mit kündige ich … zum Datum.“ Ansonsten genügt es, wenn Sie zum nächstmöglichen Termin oder zum Ablauf der Vertragslaufzeit kündigen.

Weitere Inhalte

Wenn Sie einen Vertrag kündigen, kann es gut sein, dass Sie Ihr Vertragspartner kontaktieren wird, um Ihnen ein neues Angebot zu unterbreiten. Vielleicht wird er Ihnen auch andere Produkte vorstellen. Wenn Sie solche Rückwerbeversuche nicht wünschen, können Sie das im Kündigungsschreiben angeben.

Vielleicht haben Sie Ihrem Vertragspartner eine Einzugsermächtigung erteilt. Diese Ermächtigung gilt nur für die Dauer der Vertragsbeziehung. Wenn das Vertragsverhältnis endet, Ihre Kündigung also wirksam wird, hat sich auch die Einzugsermächtigung erledigt. Möchten Sie auf Nummer sicher gehen, können Sie in Ihrem Kündigungsschreiben aber noch einmal ausdrücklich angeben, dass die erteilte Einzugsermächtigung erlischt.

Daneben können Sie Ihren Vertragspartner bitten, Ihnen die Kündigung schriftlich zu bestätigen. Durch das Bestätigungsschreiben können Sie sicher sein, dass Ihre Kündigung angekommen ist und akzeptiert wurde.

Unterschrift

Unterschreiben Sie Ihr Kündigungsschreiben von Hand. Zum einen untermauern Sie Ihre Kündigungsabsichten mit Ihrer Unterschrift. Zum anderen ist eine handschriftliche Unterschrift in einigen Fällen unbedingt notwendig. Andernfalls kann die Kündigung nicht wirksam werden. Eine handschriftliche Unterschrift ist immer dann notwendig, wenn die Kündigung die Schriftform – nicht die Textform – verlangt. Bei der Kündigung von einem Arbeitsvertrag oder einem Mietvertrag ist das beispielsweise der Fall. Was es mit der Textform und der Schriftform auf sich hat, erklären wir im Abschnitt über die Kündigung per E-Mail genauer.

Der Versand des Kündigungsschreibens

Wenn Sie Ihr Kündigungsschreiben verfasst haben und nun losschicken möchten, sollten Sie sich für einen belegbaren Versandweg entscheiden. Und dafür gibt es zwei Gründe:

  • Eine Kündigung kann erst und nur dann wirksam werden, wenn Ihr Vertragspartner sie bekommen hat. Erhält er keine Kündigung, kann er schließlich nicht wissen, dass Sie die Vertragsbeziehung beenden wollen.
  • Sollte es zu Streitigkeiten kommen, müssen Sie den Nachweis erbringen, dass Sie gekündigt haben und dass Ihr Kündigungsschreiben rechtzeitig bei Ihrem Vertragspartner angekommen ist.

Verschicken Sie Ihr Kündigungsschreiben als Einschreiben oder als Fax mit Sendeprotokoll, haben Sie einen Beleg, der Ihnen im Streitfall weiterhelfen kann.

Neben dem Versandweg ist wichtig, dass Sie Ihre Kündigung rechtzeitig losschicken. Denn für die Wahrung der Kündigungsfrist zählt nicht, wann Sie das Kündigungsschreiben erstellt oder abgeschickt haben. Stattdessen ist das Eingangsdatum bei Ihrem Vertragspartner entscheidend. Schicken Sie Ihre Kündigung also besser nicht auf den letzten Drücker los!

Die Kündigung per E-Mail

Lange Zeit war es so, dass für eine wirksame Kündigung die Schriftform notwendig war. Schriftform im Sinne des Gesetzgebers heißt, dass das Schreiben von Hand unterschrieben sein muss. Im Unterschied dazu bedeutet Textform, dass die Erklärung zwar schriftlich erfolgen muss, aber ohne eigenhändige Unterschrift auskommt. Allerdings haben viele Vertragspartner gerade auf die Unterschrift bestanden. Eine Kündigung per E-Mail, die zwar die Textform, aber eben nicht die Schriftform erfüllt, wurde deshalb nicht akzeptiert.

Seit dem 1. Oktober 2016 ist das anders. Denn zu diesem Stichtag hat sich die Rechtslage geändert. Seitdem können viele Verträge auch per E-Mail wirksam gekündigt werden. Auch Kündigungen per SMS, Fax oder Chatnachricht sind zulässig. Die neue Rechtslage gilt für Verträge, die seit dem 1. Oktober 2016 geschlossen wurden. Bei diesen Verträgen dürfen die Vertragspartner nur noch eine Kündigung in Textform verlangen. Aber auch bei Verträgen, die vorher abgeschlossen wurden, sind laut Vertragsbedingungen oft mehrere Formen für eine wirksame Kündigung benannt.

Das Problem bei einer Kündigung per E-Mail oder auf anderen digitalen Wegen ist jedoch folgendes: Sie können kaum den Nachweis erbringen, dass Ihr Vertragspartner die Kündigung erhalten hat. Denn selbst wenn Sie Ihre E-Mail so verschicken, dass der Empfänger zu einer Empfangsbestätigung aufgefordert wird und er dieser Aufforderung nachkommt, bedeutet eine Empfangsbestätigung nur, dass Ihr Vertragspartner eine E-Mail in seinem E-Mail-Postfach vorgefunden hat. Ob die E-Mail richtig und lesbar angezeigt wurde, ist damit aber nicht gesagt. Auch bei einem Onlineformular wird Ihnen lediglich bestätigt, dass Sie eine Nachricht verschickt haben. Ob die Nachricht den Empfänger tatsächlich erreicht hat und vollständig übertragen wurde, können Sie nicht nachvollziehen. Wenn Ihr Vertragspartner bestreitet, eine Kündigung bekommen zu haben, haben Sie also schlechte Karten.

  • Daher der Tipp: Bleibt bis zum Ablauf der Kündigungsfrist noch ausreichend Zeit, können Sie per E-Mail kündigen. Speichern Sie die E-Mail aber zusammen mit der Zieladresse und dem Sendedatum oder drucken Sie sie aus. Und bitten Sie Ihren Vertragspartner darum, Ihnen die Kündigung schriftlich zu bestätigen. Bekommen Sie die Kündigungsbestätigung, ist alles in Ordnung. Falls nicht, fragen Sie nach oder verschicken Sie Ihr Kündigungsschreiben noch einmal klassisch als Einschreiben.

Aber: Bei einigen Verträgen müssen Sie nach wie vor die Schriftform einhalten. Das gilt in erster Linie für Arbeitsverträge, Mietverträge und Verträge, die notariell beurkundet werden. Solche Verträge können nur dann wirksam gekündigt werden, wenn das Kündigungsschreiben eigenhändig unterschrieben ist.

Vorlage für ein Kündigungsschreiben

Absender
Anschrift

Vertragspartner
Anschrift

Ort, Datum

 

Kündigung meines/r (genaue Bezeichnung des Vertrags)

Kundenummer: ______________________________

Vertragsnummer: _____________________________

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich den oben genannten Vertrag zum ______________. Sollte eine Kündigung zu diesem Termin wider Erwarten nicht möglich sein, kündige ich hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

An weiteren Angeboten bin ich nicht interessiert. Bitte sehen Sie daher von Rückwerbeversuchen in jeglicher Form ab.

Vorsorglich weise ich darauf hin, dass die Ihnen erteilte Einzugsermächtigung mit Wirksamwerden der Kündigung und darüber hinaus erlischt.

Bitte bestätigen Sie mir meine Kündigung innerhalb der kommenden 14 Tage schriftlich. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

3 einfache Schritte:

1. Schritt: Kündigungsvorlage auswählen

2. Schritt: Die Vorlage mit Ihren Daten ergänzen

3. Schritt: ausdrucken und fertig!

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