Vordrucke für Beurteilungen

Die Mitarbeiterbewertung ist ein fester Bestandteil vom alljährlichen Mitarbeitergespräch. Eine Vorlage kann zu einer strukturierten und transparenten Beurteilung beitragen.

In vielen Unternehmen werden in regelmäßigen Abständen Mitarbeitergespräche geführt. Und im Rahmen eines solchen Gesprächs findet meist auch eine Mitarbeiterbewertung statt. Durch diese Bewertung werden die Leistungen, die der jeweilige Mitarbeiter erbracht hat, eingeordnet. Führungskräfte sind sich einerseits darin einig, dass die Mitarbeiterbewertung sowohl für die Personalentwicklung als auch für die Motivation ein wichtiges und hilfreiches Instrument ist.

Andererseits löst es oft Unbehangen aus, wenn es darum geht, dieses Instrument einzusetzen. Denn es wird befürchtet, dass Kritik das gute Verhältnis zum Mitarbeiter trüben könnte. Oder dass sich der eine oder andere Mitarbeiter benachteiligt fühlt, wenn seine Kollegen mehr Lob abbekommen. Tatsächlich sind solche Bedenken aber unbegründet. Jedenfalls dann, wenn die Bewertung sachlich und fair ist.

Das Feedback durch die Beurteilung ermöglicht dem Mitarbeiter, seine Leistungen zu reflektieren, seine Stärken zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuspüren. In der Folge kann der Mitarbeiter sein Potenzial noch besser ausschöpfen und sich neue Ziele setzen. Außerdem können Sie einen Mitarbeiter durch konstruktive Kritik genauso motivieren wie durch Lob. Denn konstruktive Kritik signalisiert dem Mitarbeiter, dass Sie ihn dabei unterstützen wollen, es künftig besser zu machen. Hinzu kommt, dass Sie die Mitarbeiterbewertung nutzen können, um Ihrem Mitarbeiter noch einmal zu verdeutlichen, was Sie von ihm erwarten. Andersherum kann auch der Mitarbeiter seine Bedürfnisse und Vorstellungen kommunizieren. Missverständnisse können so vermieden oder aufgelöst werden. Und nicht zuletzt bietet Ihnen die Mitarbeiterbewertung eine ideale Bühne, um die Leistungen des Mitarbeiters anzuerkennen und zu würdigen.

5 Tipps für eine faire und konstruktive Mitarbeiterbewertung

Die Mitarbeiterbeurteilung soll aufzeigen, wie sich der Mitarbeiter entwickelt hat, wo seine Stärken liegen und wo er Schwächen hat. Die Einordnung der erbrachten Leistungen soll die Basis dafür schaffen, neue Ziele zu vereinbaren, die weitere Zusammenarbeit zu planen und Maßnahmen zur gezielten Förderung auszuwählen. So zumindest besagt es die Theorie. Doch in der Praxis sieht es oft anders aus. Denn vielleicht werden Sie Kritikpunkte und Fehler nicht offen ansprechen wollen, weil Sie nicht möchten, dass Ihr Mitarbeiter enttäuscht, verunsichert oder beleidigt ist. Andererseits wissen Sie auch, dass Sie sich das Gespräch sparen können und sich nichts ändern wird, wenn Sie die Schwächen nicht ansprechen. Und Ihrem Mitarbeiter geht es nicht viel besser. Denn wenn er weiß, dass er keine Glanzleistungen abgeliefert hat, wird er von vorneherein mit einer Verteidigungshaltung ins Gespräch gehen. Ist er hingegen von sich überzeugt und mit sich zufrieden, wird er befürchten, dass Sie gezielt nach etwas suchen werden, über das Sie meckern können. Umso wichtiger ist deshalb, dass Sie Ihren Mitarbeiter fair und nachvollziehbar beurteilen. Und damit das gelingt, sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen:

1.) Lassen Sie zwischen den Bewertungen nicht zu viel Zeit vergehen.

Die gewünschte Wirkung wird sich nur dann einstellen, wenn die Mitarbeiterbewertungen regelmäßig stattfinden. Und in der Praxis hat sich dafür ein Zeitraum von einem halben Jahr bewährt. Sechs Monate sind überschaubar und gleichzeitig lang genug, um Ergebnisse zu erzielen. Bei einem längeren Zeitraum kann es passieren, dass sich die Rahmenbedingungen so sehr verändern, dass Ihr Mitarbeiter die Vereinbarungen gar nicht einhalten kann.

Zusatztipp: Kombinieren Sie eine Mitarbeiterbeurteilung nie mit einer Gehaltsverhandlung. Sonst könnte der Eindruck entstehen, dass eine gute Bewertung immer und automatisch zu einer Gehaltserhöhung führt.

2.) Legen Sie die Bewertungskriterien vorher fest.

Überlegen Sie sich im Vorfeld, was Sie eigentlich bewerten wollen. Grundsätzlich sollten sich Ihre Bewertungskriterien aus dem Aufgabenbereich und den Anforderungen, die damit zusammenhängen, ableiten. Notwendige Kenntnisse, erforderliche Fertigkeiten und wünschenswerte Eigenschaften können den Kriterienkatalog ergänzen. Behalten Sie aber im Hinterkopf, welche Vereinbarungen Sie mit dem Mitarbeiter getroffen hatten. Sie können schlecht Leistungen und Ziele beurteilen, die bislang noch nie ein Thema waren.

Ein paar Beispiele für mögliche Bewertungskriterien

ArbeitsqualitätWie erledigt der Mitarbeiter seine Aufgaben? Wird er rechtzeitig fertig? Wie hoch ist seine Fehlerquote?
ArbeitsquantitätSchafft der Mitarbeiter sein Pensum? Geht er systematisch und zielorientiert vor? Setzt er die richtigen Prioritäten?
LeistungsbereitschaftWie steht es um die Motivation und das Engagement des Mitarbeiters? Bringt er sich ein?
SelbstständigkeitEntwickelt der Mitarbeiter eigene Lösungsansätze? Sieht er selbst, was zu tun ist? Oder braucht er ständig klare Anweisungen?
FlexibilitätIst der Mitarbeiter offen für Neues? Kann er sich mit Veränderungen zügig arrangieren?
BelastbarkeitWirkt der Mitarbeiter ausgeglichen? Oder über- oder unterfordert? Ist er dem Druck gewachsen?
TeamgeistIst der Mitarbeiter ein Teamplayer oder ein Einzelkämpfer? Gab es Konflikte mit Kollegen?
ZielerreichungHat der Mitarbeiter die Vereinbarungen eingehalten? Hat er sich weiterentwickelt?
ZuverlässigkeitIst der Mitarbeiter verlässlich? Hält er sich an Absprachen? Ist er pünktlich? Fehlt er öfter?

3.) Trennen Sie Fakten von Eindrücken.

Bei einer Mitarbeiterbewertung kommen zwei Dinge zusammen. So gibt es auf der einen Seite Kriterien, die Sie objektiv messen und beurteilen können. Die erzielten Umsätze, die Arbeitsqualität oder die Zielerreichung gehören zu diesen Kriterien. Auf der anderen Seite stehen Ihre subjektiven Eindrücke. Wie das Verhältnis des Mitarbeiters zu seinen Kollegen ist, ob ihm die Arbeit Spaß macht oder ob er gestresst wirkt, sind keine objektiv messbaren Faktoren. Stattdessen handelt es sich um Eindrücke, die Sie im Arbeitsalltag sammeln. Wenn Sie solche Dinge ansprechen wollen, sollten Sie nach objektiven Kriterien für Ihre subjektiven Empfindungen suchen. Die Anzahl der Überstunden, die Fehlzeiten oder das Feedback von Kunden können solche Kriterien sein. Ihr Mitarbeiter wird Ihre Kritik nicht als persönlichen Angriff auffassen, wenn Sie erklären, wie Sie darauf kommen. Und wenn sich Widersprüche ergeben, sollten Sie gemeinsam nach den Ursachen suchen. Ist der Mitarbeiter beispielsweise fleißig und engagiert, schafft sein Pensum aber trotzdem nur selten, braucht er vielleicht gezielte Unterstützung.

4.) Beurteilen Sie erst im Gespräch.

Natürlich sollten Sie sich auf das Gespräch vorbereiten und sich Gedanken dazu machen, wie Sie die verschiedenen Beurteilungskriterien bewerten. Ihre endgültige Beurteilung sollten Sie aber erst im Gespräch vornehmen. Denn bei einer Mitarbeiterbeurteilung geht es nicht darum, dass Sie den Mitarbeiter mit Ihrem vorgefertigten Zeugnis konfrontieren. Die Idee ist vielmehr, dass ein konstruktiver Austausch stattfindet. Das heißt: Sie geben dem Mitarbeiter ein Feedback und gleichzeitig die Möglichkeit, seine Sichtweise zu schildern.

5.) Werden Sie konkret.

Egal, ob Sie positiv oder negativ bewerten: Machen Sie keine allgemeingültigen Aussagen und stellen Sie keine pauschalen Behauptungen auf. Sondern werden Sie konkret, nennen Sie Beispiele und begründen Sie sachlich. Wenn Sie Kritik äußern, muss Ihr Mitarbeiter nachvollziehen können, was Ihnen missfällt. Und zeigen Sie auf, wie es der Mitarbeiter besser machen kann. Dadurch geben Sie ihm die Chance, die Kritik auch wirklich zu nutzen. Für Lob gilt das Gleiche. Machen Sie deutlich, was Sie gut fanden und würdigen. Pauschales Lob klingt schnell wie beiläufiges und nicht ganz ernstgemeintes Blabla.

Ist die Beurteilung abgeschlossen, sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter verbindliche Ziele für den folgenden Bewertungszeitraum festlegen und vereinbaren, welche Maßnahmen dafür notwendig sind. Und: Entlassen Sie den Mitarbeiter unbedingt mit einer positiven Aussage aus dem Gespräch. Denn der letzte Eindruck bleibt im Gedächtnis und ist deshalb für die weitere Zusammenarbeit sehr wichtig.

Die Vorteile einer Vorlage für die Beurteilung

Die Mitarbeiterbeurteilung versteht sich in erster Linie als Instrument für die Motivationsförderung und die Personalentwicklung. Sie soll aufzeigen, welche Stärken der Mitarbeiter hat, wo Verbesserungsbedarf besteht und wie der Mitarbeiter in seiner weiteren Entwicklung gefördert werden kann. Zudem soll sie ans Licht bringen, welche Bedürfnisse und Änderungswünsche der Mitarbeiter hat. Im Kern geht es also um einen offenen und ehrlichen Austausch, der die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bilden soll. Dieses Ziel wird aber nur dann erreicht, wenn der Mitarbeiter die Beurteilung versteht. Er darf nicht das Gefühl haben, dass Sie gezielt nach Fehlern suchen, gute Leistungen als selbstverständlich betrachten und ihm letztlich nur noch mehr Arbeit aufhalsen wollen. Eine Vorlage kann sich deshalb als sehr hilfreiches Instrument erweisen. Denn ein einheitliches Formular für Ihre Mitarbeiterbeurteilungen bringt mehrere Vorteile mit sich:

  • Durch Ihren Vordruck haben Sie einen Gesprächsleitfaden. Sie können die einzelnen Bewertungskriterien Punkt für Punkt mit Ihrem Mitarbeiter durchgehen. So ist sichergestellt, dass nichts in Vergessenheit gerät.
  • Ihr Mitarbeiter weiß durch das einheitliche Formular, dass für alle Kollegen die gleichen Kriterien gelten. Folglich wird er Ihre Beurteilung nicht als subjektive Bewertung oder gar persönlichen Angriff empfinden, bei dem Sie auf einigen wenigen Punkten herumreiten.
  • Ihr Vordruck ermöglicht es Ihnen, die einzelnen Beurteilungen Ihrer Mitarbeiter nachzuvollziehen und miteinander zu vergleichen. Möchten Sie Aufgaben delegieren oder stehen besondere Projekte an, können Sie sich bei der Auswahl der Mitarbeiter an Ihren Formularen orientieren.
  • Geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine Ausfertigung des ausgefüllten Vordrucks mit, kann er sich jederzeit ins Gedächtnis rufen, was Sie besprochen und vereinbart haben.
  • Ihre Vorlage ist nicht nur eine Momentaufnahme, sondern bildet auch die Basis für die nächste Mitarbeiterbewertung. Denn Sie können den Vordruck mit Ihrem Mitarbeiter durchgehen und nachvollziehen, was sich seit dem letzten Mal verändert hat.

Und ein Muster für eine Vorlage zur Mitarbeiterbeurteilung haben wir natürlich ebenfalls für Sie!

Vordruck für eine Beurteilung

Name des Mitarbeiters: ________________________________________

Personalnummer: ____________________  Abteilung: _____________________

Beurteilungsanlass: ___________________ Beurteilungszeitraum: _______________

 

Die Beurteilung erfolgt nach dem Schulnotensystem mit 1 als der besten und 6 als der schlechtesten Bewertung. Die einzelnen Bewertungskriterien werden jeweils gemeinsam vom Mitarbeiter (M) und vom Vorgesetzten (V)beurteilt.

Bewertungskriterien                                                                      

  1. Arbeitsqualität
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Arbeitsquantität
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Fachwissen
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Sorgfalt
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Problemlösung
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Teamfähigkeit
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Kundenorientierung
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Kritikfähigkeit
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Belastbarkeit
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Lernbereitschaft
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Engagement, Eigeninitiative
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Arbeitsorganisation
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Auftreten, Verhalten
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Selbstständigkeit
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

  1. Zuverlässigkeit
    M 1  2  3  4  5  6
    V   1  2  3  4  5  6

 

 

Ergänzende Beurteilungsaussagen:

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Ziele/ Wünsche / Änderungsvorschläge des Mitarbeiters:

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Zielvereinbarungen für den Zeitraum _____________________:

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Weitere Absprachen:
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Gesamturteil

 

Beurteilung des Mitarbeiters insgesamt       M  1  2  3  4  5  6

V   1  2  3  4  5  6

 

Umsetzung der zuvor vereinbarten Ziele      M  1  2  3  4  5  6

V   1  2  3  4  5  6

 

 

 

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Unterschrift Mitarbeiter                    Unterschrift Vorgesetzter