Aktualisiert am 4. Januar 2022 von Ömer Bekar
Bezahlt ein Kunde seine Rechnung nicht, können Sie Ihn mit einer Mahnung an die fällige Zahlung erinnern. Manchmal ist eine Mahnung sogar notwendig, damit Sie bei Bedarf weitere Schritte einleiten können. Nur: Wie wird eine Mahnung eigentlich geschrieben?
Wenn Sie eine bestellte Ware geliefert, einen Auftrag erledigt oder eine andere Leistung erbracht haben, werden Sie Ihrem Kunden eine Rechnung zugeschickt haben. Und diese Rechnung hat zwei Funktionen. So dokumentiert die Rechnung zum einen Ihre Forderung gegenüber dem Kunden. Zum anderen fordern Sie den Kunden durch die Rechnung dazu auf, die vereinbarte Zahlung zu leisten.
Warten Sie nach Ablauf der Zahlungsfrist noch immer vergeblich auf Ihr Geld, können Sie den Rechnungsbetrag anmahnen. Dabei haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit wäre, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Allerdings müssen Sie nicht gleich die großen Geschütze auffahren. Schließlich kann es gut sein, dass Ihr Kunde die Rechnung im Alltagstrubel einfach nur übersehen oder vergessen hat. Und das kann schließlich jedem einmal passieren. Deshalb ist in der Praxis die zweite Möglichkeit üblich: Sie schicken Ihrem Kunden zunächst eine Mahnung. Bringt sie keinen Erfolg, steht Ihnen das gerichtliche Mahnverfahren immer noch offen. Und was Sie zur außergerichtlichen Mahnung wissen sollten, haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.
Was ist eine Mahnung?
Durch eine Mahnung fordern Sie Ihren Kunden eindeutig und unmissverständlich dazu auf, die Leistung, die er Ihnen schuldet, zu erbringen. Sie mahnen also den Rechnungsbetrag an und fordern Ihren Kunden auf, die offene Rechnung zu bezahlen. Gleichzeitig setzen Sie Ihren Kunden durch die Mahnung in Verzug. Denn der Zahlungsverzug tritt erst dann ein, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Forderung ist fällig. Wann die Zahlung fällig ist, hängt von den Vereinbarungen ab, die Sie mit Ihrem Kunden getroffen haben. Diese Vereinbarungen können sich beispielsweise aus dem Kaufvertrag oder Ihren AGB ergeben. Wurden keine ausdrücklichen Vereinbarungen zur Fälligkeit getroffen, ist die Forderung sofort fällig. Und sobald die Fälligkeit besteht, können Sie von Ihrem Kunden verlangen, dass er die Zahlung leistet.
- Sie haben Ihren Kunden durch eine Mahnung unmissverständlich zur Zahlung aufgefordert. Bezahlt Ihr Kunde eine fällige Rechnung nicht und reagiert er auch nicht auf Ihre Mahnung, gerät er in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt können Sie zusätzlich zum eigentlichen Rechnungsbetrag den Verzugsschaden, der Ihnen durch die nicht erfolgte oder verspätete Zahlung entstanden ist, gegenüber Ihrem Kunden geltend machen.
Ist eine Mahnung immer notwendig?
Leistet Ihr Kunde eine Zahlung nicht, obwohl sie bereits fällig ist, müssen Sie ihn grundsätzlich durch eine Mahnung in Verzug setzen. Denn die Mahnung hat eine Schutzfunktion für Ihren Kunden und soll ihm die Möglichkeit geben, die negativen Konsequenzen aus dem Zahlungsverzug abzuwenden. Allerdings gibt es nach § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ein paar Ausnahmen, in denen Ihr Kunde auch ohne eine Mahnung in Verzug gerät. So können Sie in folgenden Fällen auf eine Mahnung verzichten:
- Die Fälligkeit ist nach dem Kalender bestimmt oder lässt sich anhand des Kalenders berechnen. Das ist gegeben, wenn Sie mit Ihrem Kunden ein konkretes Datum als Zahlungsziel vereinbart haben. Oder wenn sich das Zahlungsziel aus Angaben wie „zwei Wochen nach Lieferung“, „30 Tage ab Rechnungsdatum“, „Kalenderwoche 15“ oder „Innerhalb von sechs Wochen nach Ostern“ ableiten lässt. Bezahlt der Kunde die Rechnung bis zum vereinbarten Zahlungsziel nicht, müssen Sie ihm keine Mahnung schicken. Denn weil der Kunde vorher wusste, wann die Zahlung fällig ist, braucht er den Schutz der Mahnung nicht.
- Ihr Kunde verweigert die Zahlung ausdrücklich und endgültig. Erklärt Ihnen Ihr Kunde beispielsweise unmissverständlich „Diese Rechnung bezahle ich nicht“, wäre Ihre Mahnung sinnlos. Deshalb tritt der Verzug sofort ein, nachdem der Kunde seine Verweigerung erklärt hat.
- Unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ist ein sofortiger Verzug gerechtfertigt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn besondere Eile geboten ist und Ihr Kunde genau weiß, dass es Folgen haben wird, wenn seine sofortige Leistung ausbleibt. Ein anderes Beispiel ist, wenn es zu einer Rücklastschrift kommt. Denn die Lastschrift ist eine Vereinbarung, die den Kunden dazu verpflichtet, den entsprechenden Geldbetrag auf seinem Girokonto bereitzuhalten. Kann die Lastschrift mangels Deckung nicht eingelöst werden, verletzt Ihr Kunde seine Pflicht fahrlässig. Außerdem können Sie bei einer sogenannten Selbstmahnung auf eine Mahnung verzichten. Eine Selbstmahnung liegt zum Beispiel vor, wenn Ihnen der Kunde immer wieder verspricht, die Zahlung zu leisten, dann aber doch nicht bezahlt. Oder wenn er behauptet, er habe schon überweisen, um Sie auf diese Weise von einer Mahnung abzuhalten. Oder wenn Ihr Kunde ständig den Wohnort wechselt, damit Sie ihm keine Mahnung zuschicken können.
- Sie haben mit Ihrem Kunden ausdrücklich vereinbart, dass keine Mahnung notwendig ist, um ihn in Verzug zu setzen. Bei dieser Vereinbarung muss es sich aber um eine individuelle Absprache handeln. Im Rahmen der AGB können Sie solche Vereinbarungen nicht treffen.
Daneben kommt Ihr Kunde automatisch in Verzug, wenn er eine Rechnung 30 Tage nach dem Zugang und der Fälligkeit noch nicht bezahlt hat. Ist Ihr Kunde ein Verbraucher, müssen Sie ihn aber schon in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen haben.
Welche formalen Vorgaben gelten für eine Mahnung?
Bestimmte Formvorgaben gibt es bei der Mahnung nicht. Da Sie im Ernstfall aber nachweisen müssen, dass Sie Ihrem Kunden eine Mahnung zugeschickt haben, sollten Sie schriftlich mahnen. In Ihrem Mahnschreiben sollten Sie dann zum einen klar benennen, um welche Rechnung es geht. Zum anderen sollten Sie Ihren Kunden klar und eindeutig dazu auffordern, die Zahlung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu leisten. Und: Achten Sie auf unmissverständliche Formulierungen. Ihre Mahnung muss als Mahnung zu erkennen sein. Schreiben Sie beispielsweise, dass Sie der Zahlung des Kunden entgegensehen, oder schicken Sie ihm erneut eine Rechnung, laufen Sie Gefahr, dass Ihre Mahnung nicht als solche verstanden wird und Sie Ihren Kunden folglich auch nicht in Verzug setzen.
Wie kann ich eine Mahnung formulieren?
Natürlich ist es nicht angenehm, wenn Sie Ihrem Kunden eine Mahnung schicken müssen. Schließlich kann die Mahnung die eigentlich gute Kundenbeziehung ganz schön belasten. Aber auf der anderen Seite kann die Kundenbeziehung genauso leiden, wenn überfällige Rechnungen im Raum stehen. Zumal Sie selbst Zahlungsschwierigkeiten bekommen können, wenn mehrere Kunden nicht bezahlen. Deshalb müssen Sie wegen einer Mahnung kein schlechtes Gewissen haben!
Ein weit verbreiteter Irrglaube ist übrigens, dass eine Forderung mehrfach angemahnt werden muss. Das ist so aber schlichtweg falsch. Denn entweder es liegt ein Ausnahmefall nach § 286 BGB vor und es ist gar keine Mahnung notwendig. Oder Sie müssen von Gesetztes wegen nur eine einzige Mahnung schreiben, um Ihren Kunden in Verzug zu setzen. Diese eine Mahnung reicht dann tatsächlich aus. Der Mythos kommt dadurch zustande, dass es sich in der kaufmännischen Praxis etabliert hat, dem Kunden bis zu drei Mahnungen zuzuschicken.
Die erste Mahnung
Die erste Mahnung gleicht oft einer freundlichen Zahlungserinnerung. Sie erinnern Ihren Kunden darin an die offene Rechnung und fordern ihn nett und höflich, aber dennoch bestimmt dazu auf, die fällige Zahlung zu leisten. Eine Zahlungsfrist müssen Sie jetzt noch nicht unbedingt setzen und auch weitere Konsequenzen müssen Sie noch nicht androhen. Außerdem können Sie Ihr Schreiben ruhig als „Zahlungserinnerung“ betiteln. Denn Ihr Brief ist und bleibt trotz dieser Überschrift eine Mahnung. Aber der Ton ist freundlich und falls Ihr Kunde tatsächlich nur vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen, wird er sicher nicht verärgert sein.
Vordruck für die erste Mahnung
Ihr Name
Ihre Anschrift
Name Ihres Kunden
Anschrift Ihres Kunden
Datum
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,
im hektischen Alltag kann eine Rechnung schnell untergehen. Sicherlich haben auch Sie übersehen, dass die Rechnung
Nummer _________________
für ______ (Ware/Leistung) _____
vom __________
über _________ EUR
am __________ fällig war.
Wir erlauben uns daher, Sie an die offene Rechnung zu erinnern. Bitte begleichen Sie den Rechnungsbetrag zeitnah. Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift
Die zweite Mahnung
Passiert nach der ersten Mahnung nichts, können Sie etwa zwei Wochen später eine weitere Mahnung verschicken. Auch dieses Schreiben wahrt natürlich einen höflichen Ton. Aber Sie können Ihre Zahlungsaufforderung nun noch bestimmter formulieren. Außerdem sollten Sie jetzt auch eine konkrete Zahlungsfrist setzen. Mahngebühren können Sie ebenfalls in Rechnung stellen. Beachten Sie bei den Mahngebühren aber, dass diese nicht zu hoch sein dürfen. Feste, verbindliche Regeln für die Höhe der Mahngebühren gibt es nicht. Die Rechtsprechung besagt vielmehr, dass die Mahngebühren angemessen sein und dem tatsächlichen Aufwand entsprechen müssen. Mahngebühren, die 2,50 Euro überschreiten, werden von den Gerichten deshalb nur selten akzeptiert.
Vordruck für die zweite Mahnung
Ihr Name
Ihre Anschrift
Name Ihres Kunden
Anschrift Ihres Kunden
Datum
Mahnung
Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,
bislang konnten wir leider keinen Zahlungseingang zur Rechnung
Nummer _________________
für ______ (Ware/Leistung) _____
vom __________
über _________ EUR
fällig am __________
feststellen. Auch auf unsere Zahlungserinnerung vom __________ haben Sie bisher nicht reagiert.
Wir bitten Sie deshalb noch einmal darum, Ihrer Zahlungspflicht nachzukommen. Den Eingang des Gesamtbetrags von
Rechnungsbetrag __________ EUR
+ Mahngebühr __________ EUR
gesamt __________ EUR
erwarten wir bis zum __________.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Die dritte Mahnung
Folgt auch auf die zweite Mahnung keinerlei Reaktion Ihres Kunden, können Sie ihm weitere zwei Wochen später eine dritte und letzte Mahnung schicken. In diesem Schreiben kann Ihr Tonfall noch einmal bestimmter und etwas schärfer werden. Fordern Sie Ihren Kunden unmissverständlich dazu auf, die Rechnung zu bezahlen. Setzen Sie ein Datum als Zahlungsziel. Und weisen Sie Ihren Kunden auf die Folgen hin, die drohen, falls er die Zahlung innerhalb dieser Frist nicht leistet.
Vordruck für die dritte Mahnung
Ihr Name
Ihre Anschrift
Name Ihres Kunden
Anschrift Ihres Kunden
Datum
Letzte Mahnung
Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,
leider haben Sie es noch immer versäumt, die Rechnung
Nummer _________________
für ______ (Ware/Leistung) _____
vom __________
über _________ EUR
fällig am __________
zu begleichen. Auch auf unsere beiden Mahnungen vom __________ und __________ haben Sie nicht reagiert.
Wir fordern Sie deshalb letztmalig auf, den Gesamtbetrag von
Rechnungsbetrag __________ EUR
+ Mahngebühren __________ EUR
gesamt __________ EUR
zu bezahlen. Sollte unsere Forderung wider Erwarten bis zum __________ nicht oder nicht vollständig ausgeglichen sein, werden wir ohne erneute Ankündigung weitere Schritte einleiten. Bitte bedenken Sie, dass Ihnen dadurch weitere, nicht unerhebliche Kosten entstehen.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Mehr als drei Mahnungen machen wenig Sinn
Wie viele Mahnungen Sie verschicken, bleibt letztlich Ihrem eigenen Geschmack überlassen. Die gesetzlichen Vorgaben haben Sie erfüllt, wenn Sie nur eine einzige Mahnung verschicken. In der Geschäftspraxis sind bis zu drei Mahnungen üblich. Viel mehr als drei Mahnungen machen aber meist keinen Sinn. Denn wenn der Kunde nach zwei oder drei Mahnungen überhaupt keine Reaktion zeigt, wird er das vermutlich auch nach noch mehr Mahnschreiben nicht tun. Und Sie müssen nicht unendlich viel Geduld aufbringen. Bleiben Ihre außergerichtlichen Mahnverfahren erfolglos, wird Ihnen deshalb nicht viel anderes übrig bleiben, als ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Für dieses Verfahren müssen Sie ein amtliches Formular ausfüllen. Dieses Formular steht online zur Verfügung. Und auf der Internetseite, die eine Anwendung der deutschen Mahngerichte ist, sind auch alle Informationen hinterlegt, die Sie für das Mahnverfahren brauchen.