Mahnungsformular Vordruck

Ein Mahnungsformular oder ein Muster, hat sicher jeder Mensch schon einmal in seinem Briefkasten gehabt. Der Grund dafür ist wirklich nicht nur, dass jemand nicht zahlen kann oder will. Es kann halt immer mal wieder vorkommen, dass man vergisst eine Überweisung zu machen. Während manche „Geschäftsleute“ sehr böse werden, wenn sie eine Mahnung verschicken müssen, schicken andere provisorische einmal die Woche Mahnungen raus für Rechnungen die noch nicht bezahlt wurden.

Als Gewerbetreibender muss man aber bei einer Mahnung auch einiges beachten. Man weiß ja nicht, was den Kunden gerade im Weg steht und wenn man in der ersten Mahnung gleich einen grantigen Ton anschlägt, dann ist man den Kunden sicher schnell wieder los.

Eine Mahnung muss enthalten:

  • Die Rechnungsnummer um die es geht und den Zusatz Mahnung als Betreff.
  • Ein kurzes Schreiben, dass auf den Zahlungsverzug hinweist und um eine Überweisung bittet. Hier bitte, keine Romane hinschreiben. Je mehr man schreibt, desto mehr Missverständnisse können entstehen.

 

Eine Beispielformulierung kann lauten:

Sehr geehrte/r Frau/Herr XXX,

scheinbar ist es ihnen entfallen, dass sie für die Rechnung XY vom (Datum der Rechnungsstellung) noch keine Zahlung geleistet haben. Deshalb bitten wir Sie, diese Zahlung umgehend auf unser Konto anzuweisen.

!WICHTIG!Falls der Kunde schon überwiesen hat, und sich der Zahlungseingang mit der Mahnung überschneidet, sollte man noch eine „Höflichkeitstüre“ offen lassen.

„Falls Sie diesen Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“

Dieser Schlusssatz ist eine Standartformulierung, die man so in fast jede Mahnung übernehmen kann.

 

Mahnungsformular Vordruck

Firma:
Datum:

Name:
Straße:
Postleitzahl:

 

Sehr geehrte Frau/Herr …

wir haben bei der Durchsicht unserer Unterlagen festgestellt dass Sie die nachstehende Rechnung noch nicht beglichen haben.

Leider mussten wir feststellen dass zudem die Zahlungsfrist verstrichen wurde. Daher müssen wir Ihnen bei einer weiteren Mahnung die Bearbeitungsgebühren in Rechnung stellen.

Rechnungs- Nummer: Rechnungsdatum: Rechnungsbetrag:

Wir möchten Sie höflichst um die Überprüfung bzw. Begleichung der oben genannten Rechnung bitten.

Mit freundlichen Grüßen

 

Datum, Unterschrift