Faxvordrucke

Mit einem Faxvordruck haben Sie ein Formular, das Sie für Ihre Korrespondenz per Fax verwenden können. Lesen Sie hier, wie Sie sich Ihre eigenen Faxvorlagen erstellen.

Allen modernen Technologien zum Trotz hat das gute alte Fax noch längst nicht ausgedient. Nach wie vor stehen Faxgeräte in Büros und wenn eine Mitteilung verschickt werden soll, wird sie häufig als Fax übermittelt.

Und natürlich ist es dann sehr praktisch, wenn eine Faxvorlage vorhanden ist. Denn die Faxvorlage muss nur ausgefüllt werden, ohne dabei jedes Mal alle Daten, die ohnehin gleich bleiben, komplett neu schreiben zu müssen. Nur: Wie wird eine Faxvorlage eigentlich erstellt? Und worauf sollte dabei geachtet werden? Diese Fragen klären wir im Folgenden.

Was ist ein Fax?

Ein Fax ist im Prinzip ein Mittelding zwischen Brief und E-Mail. Verschicken Sie ein Fax ganz klassisch von Ihrem Faxgerät aus zum Faxgerät des Empfängers, haben sowohl Sie als auch der Empfänger ein schriftliches Dokument in der Hand. Damit ähnelt das Fax einem Brief. Druckt Ihr Faxgerät nach dem erfolgreichen Versand einen qualifizierten Sendebericht aus, haben Sie außerdem auch gleich noch einen Nachweis, der dem Beleg bei einem Einschreiben gleichwertig ist. Im Unterschied zu einem Brief, der auf dem Postweg verschickt wird, erhält der Empfänger das Fax aber sehr viel schneller. Denn das Fax wird in dem Moment übertragen, in dem Sie es losschicken. Und beim Empfänger wird das eingegangene Fax direkt ausgedruckt. Was die kurze Versandzeit angeht, ähnelt das Fax somit der E-Mail.

  • Übrigens: Durch ein Fax ist die sogenannte Textform erfüllt. Textform bedeutet, dass der Empfänger Ihre Mitteilung als Text und somit schriftlich bekommt. Die Schriftform erfüllt ein Fax aber nicht. Denn damit die Schriftform erfüllt ist, muss Ihr Schreiben handschriftlich unterschrieben sein und die Unterschrift muss im Original vorliegen. Das ist bei einem Fax nicht der Fall. Das Faxgerät druckt nämlich nur eine Kopie Ihres Schreibens aus. Selbst wenn Sie die Mitteilung handschriftlich unterschrieben haben, hat der Empfänger die Unterschrift auf seinem Fax deshalb nicht im Original, sondern nur als Kopie vor sich.

Für die Praxis heißt das: Sie können alle Mitteilungen, bei denen die Textform genügt, auch per Fax an den Empfänger übermitteln. Und seit einer Gesetzesänderung im Oktober 2016 gilt das auch für die meisten Verträge. Wenn Sie also beispielsweise Ihren Vertrag mit Ihrem Mobilfunkanbieter, Ihrem Energielieferanten oder einem anderen Unternehmen kündigen wollen, reicht ein Fax aus. Einen Brief mit Unterschrift brauchen Sie nicht mehr, denn die Textform genügt. Allerdings gilt diese Regelung nicht für alle Verträge. So erfordert etwa eine Kündigung beim Mietvertrag oder beim Arbeitsvertrag nach wie vor die Schriftform.

Wie wird ein Fax verschickt?

Für den Faxversand gibt es mehrere Möglichkeiten. Der klassische Weg ist ein Faxgerät. Daneben gibt es sogenannte Multifunktionsdrucker. Diese Drucker sind Drucker, Scanner und Faxgerät in einem. Aber um Faxe zu verschicken und zu empfangen, brauchen Sie weder ein Faxgerät noch einen Multifunktionsdrucker. Denn Sie können Faxe auch über Ihren Computer verschicken. Dazu schicken Sie Ihr Fax an eine E-Mail-Adresse. Beim Empfänger kommt Ihr Fax dann als E-Mail-Anhang an. Oder Sie verschicken eine E-Mail als Fax. In diesem Fall schreiben Sie eine normale E-Mail, nur tragen Sie im Empfängerfeld anstelle der E-Mail-Adresse die Faxnummer des Empfängers ein.

Was sind Faxvordrucke?

Um den Empfänger schriftlich über einen Sachverhalt zu informieren, können Sie ihm einen Brief, eine E-Mail oder eben ein Fax schicken. Damit Sie aber die Angaben und Inhalte, die gleich bleiben, nicht jedes Mal neu schreiben müssen, können Sie eine Vorlage verwenden. Eine Faxvorlage ist somit im Prinzip das Gleiche wie eine Briefvorlage. Nur ist eine Faxvorlage für den Versand als Fax vorgesehen. Ein Faxvordruck ist also ein Entwurf, der Ihnen ein Grundgerüst liefert. Und vor dem Versand müssen Sie nur noch die entsprechenden Inhalte hinzufügen.

Um Faxvorlagen zu erstellen, können Sie eine spezielle Software verwenden. Oder Sie können sich aus dem Internet Faxvordrucke herunterladen. Genauso können Sie Ihre Faxvordrucke aber auch mit jedem beliebigen Textverarbeitungsprogramm erstellen. Speichern Sie Ihre Vordrucke als Vorlagen ab, können Sie diese bei Bedarf öffnen, ausfüllen und den Faxversand starten.

  • Tipp: Speichern Sie Ihre Faxvordrucke tatsächlich als Vorlagen und nicht als reine Textdokumente ab. Bei Vorlagen öffnen Sie nicht das Originaldokument, sondern nur eine Kopie davon. Ihre eigentliche Vorlage bleibt dadurch unverändert. Im Unterschied dazu würden Sie direkt in Ihrem Vordruck arbeiten und ihn entsprechend abändern, wenn Sie ihn als Dokument speichern.

Welche Inhalte braucht eine Faxvorlage?

Wie Sie Ihre Faxvordrucke gestalten und welche Angaben Sie als feste Inhalte integrieren, bleibt natürlich Ihrem eigenen Geschmack überlassen. Allerdings hat es sich bewährt, wenn Sie Ihre Faxvordrucke mit folgenden Inhalten aufbauen:

Ihre Kontaktdaten mit Name, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse; verwenden Sie bei Ihrer Korrespondenz einen bestimmten Briefkopf, können Sie ihn bei Ihren Faxvordrucken natürlich ebenfalls verwenden

  • Kontaktdaten des Empfängers; hier reicht es aber auch aus, wenn Sie nur den Namen und die Faxnummer vermerken
  • Datum, Sendezeit und Anzahl der Seiten, die zum Fax gehören
  • Betreffzeile
  • Feld für Ihre Nachricht

Wenn Sie möchten, können Sie vor dem Textfeld noch Kästchen zum Ankreuzen einfügen. Dadurch weiß der Empfänger auf einen Blick, um was für ein Fax es sich handelt oder wie er damit verfahren soll. Mögliche Kästchen wären beispielsweise „Wichtig“, „zur Kenntnisnahme“ oder „mit Bitte um Rückruf“.

Worauf sollte ich achten, wenn ich Faxvorlagen erstelle?

Sie können Ihre Faxvordrucke als dauerhafte Vorlagen erstellen, die Sie in dieser Form dann immer wieder verwenden. In diesem Fall bietet es sich an, die Vorlagen eher allgemein zu halten, damit sie für möglichst viele Mitteilungen verwendet werden können. Daneben können Sie Faxvorlagen anlegen, die für bestimmte Anlässe gedacht sind. Diese Vorlagen können Sie nutzen, wenn Sie beispielsweise Glückwunsche zum Geburtstag oder Weihnachtsgrüße verschicken, eine Aktion ankündigen oder zu einer Veranstaltung einladen wollen. Doch unabhängig vom Thema Ihrer Vorlagen gibt es ein paar Dinge, die Sie beim Erstellen Ihrer Faxvordrucke immer berücksichtigen sollten:

1. Halten Sie Ihre Faxvorlagen am besten in Schwarz-Weiß.

Es gibt zwar auch Farbfaxe. Sie konnten sich auf dem Markt aber nie so richtig durchsetzen und sind deshalb kaum verbreitet. Stattdessen erstellen die meisten Faxgeräte nur Schwarz-Weiß-Ausdrucke. Genauer gesagt, setzen Standard-Faxgeräte beim Drucken lediglich schwarze Punkte nebeneinander. Sitzen diese schwarzen Punkte direkt neben- und aneinander, entstehen durchgehende schwarze Linien und Flächen. Um Farbabstufungen zu erreichen, bleiben mehr oder weniger große Räume zwischen den schwarzen Punkten frei. Fügen Sie in Ihrer Faxvorlage also Grautöne oder andere Farben ein, setzt das Faxgerät des Empfängers die Darstellung um, indem es beim Druck weiße Punkte als Abstandshalter zwischen die schwarzen Punkte setzt. Das kann dazu führen, dass das ausgedruckte Fax unschön aussieht oder nur schlecht zu erkennen ist. Am besten ist deshalb, wenn Sie bei Ihren Faxvorlagen von vorneherein nur mit der Farbe Schwarz arbeiten.

2. Verwenden Sie klare, einfache Schriften.

In Ihren Faxvordrucken sollten Sie am besten einfache und klare Schriftarten wählen. Serifenlose Schriften wie beispielsweise „Arial“ sind bestens geeignet. Denn ein Faxvordruck wird meistens zweimal ausgedruckt, nämlich einmal von Ihnen, damit Sie ihn mit dem Faxgerät verschicken können, und einmal vom Faxgerät des Empfängers. Das kann sich aber deutlich auf die Druckqualität auswirken und vor allem bei verschnörkelten Schriften kann es passieren, dass sie kaum noch zu entziffern sind. Um eine gute Lesbarkeit sicherzustellen, sollten Sie deshalb auch die Schriftgröße nicht zu klein wählen. Kleiner als 10 Punkt sollte die Schrift auf keinen Fall sein. Besser ist aber, wenn Sie Ihre Faxnachricht in größeren Buchstaben schreiben. Und auch für die Schriftfarbe gilt: Belassen Sie es bei schlichtem Schwarz.

3. Gehen Sie sparsam mit Grafiken um.

Bei der Faxtechnologie ist die Auflösung stark begrenzt. Eine Auflösung von 200 x 200 dpi gilt schon als fein. Wenn Sie Bilder oder Grafiken in Ihre Faxvorlagen integrieren möchten, dann sollten Sie auf eine möglichst hohe Auflösung achten. Weniger als 300 dpi sollten es auf keinen Fall sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Bilder auf dem Computerbildschirm zwar scharf aussehen, auf dem ausgedruckten Fax aber verschwommen oder kaum zu erkennen sind. Bedenken Sie außerdem, dass das Faxgerät des Empfängers die Grafiken als Schwarz-Weiß-Bilder darstellt. Auch dadurch kann sich die Optik komplett verändern. Insgesamt fahren Sie aber besser, wenn Sie Ihre Faxvordrucke eher klar, schlicht und übersichtlich halten und auf Grafiken weitestgehend verzichten.

  4. Legen Sie Ihre Vorlagen im Format DIN A4 an.

Bei heutigen Faxgeräten ist das Format DIN A4 Standard. Dabei arbeiten die Geräte entweder mit ganz normalem Kopierpapier oder mit Endlospapier. Thermopapier auf Rollen gibt es kaum noch. Ihre Faxvordrucke erstellen Sie deshalb am besten im Format DIN A4. Denn wenn Sie ein anderes Format verwenden, kann es passieren, dass das Faxgerät des Empfängers die Nachricht im Zuge der Skalierung auf das Format DIN A4 verkleinert oder vergrößert. Dadurch ist das Fax dann aber möglicherweise nicht mehr zu lesen. Oder das Faxgerät teilt die Nachricht auf mehrere Seiten auf. Im Ergebnis hat der Empfänger in diesem Fall kein Fax, sondern eher ein Puzzle vor sich, das er erst noch zusammensetzen muss.

Allgemeines Muster für Faxvordruck

FAX
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Straße Hausnummer                                                PLZ Ort

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E-Mail-Adresse                                                         Homepage

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Faxnummer:

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