Musterbrief Widerspruch

Wenn Sie mit einer Entscheidung nicht einverstanden sind, können Sie sich meist mit einem Widerspruch dagegen wehren. Allerdings sollten Sie ein paar Dinge beachten, wenn Sie Widerspruch einlegen.

Grundsätzlich gibt es zwei Situationen, die Sie dazu veranlassen können, über einen Widerspruch nachzudenken. Der erste Fall ist, dass Ihnen ein Amt oder eine Behörde eine Entscheidung mitteilt, mit der Sie nicht einverstanden sind.

Bei dieser Entscheidung kann es sich beispielsweise um die Antwort auf einen Antrag handeln, den Sie gestellt haben. Die Entscheidung wird Ihnen dann in einem Bescheid mitgeteilt. Und gegen diesen Bescheid können Sie Widerspruch einlegen.

Der zweite Fall ist, dass ein Vertragspartner eine Forderung geltend macht, die Sie nicht nachvollziehen können oder nicht akzeptieren wollen. Eine fehlerhafte Rechnung, eine Zahlungsaufforderung für eine Leistung, die Sie nie in Anspruch genommen haben, eine Mitteilung über steigende Gebühren, eine falsche Jahresabrechnung oder die Ankündigung einer Mieterhöhung sind Beispiele für solche Mitteilungen. Auch dagegen können Sie mit einem Widerspruch vorgehen. Damit Ihr Widerspruch die gewünschte Wirkung erzielt, sollten Sie aber ein paar Punkte berücksichtigen. Welche das sind, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Wann kann ich Widerspruch einlegen?

Im Prinzip können Sie immer dann Widerspruch einlegen, wenn Sie mit einer Entscheidung, einer Mitteilung oder einer Ankündigung nicht einverstanden sind. Durch Ihren Widerspruch bringen Sie einerseits zum Ausdruck, dass Sie die Entscheidung nicht gutheißen. Andererseits fordern Sie die Gegenseite durch den Widerspruch dazu auf, den Sachverhalt noch einmal zu prüfen und bestenfalls in Ihrem Sinne abzuändern.

Haben Sie einen Bescheid von einem Amt oder einer Behörde bekommen, finden Sie am Ende dieses Bescheids die sogenannte Rechtsbehelfsbelehrung. Die Rechtsbehelfsbelehrung belehrt Sie darüber, welche Rechte Sie haben und welches Rechtsmittel Sie nutzen können, um gegen den Bescheid vorzugehen. Und meist steht hier, dass Sie Widerspruch einlegen können. Außerdem steht in der Rechtsbehelfsbelehrung, an wen, in welcher Form und innerhalb welcher Frist Ihr Widerspruch erfolgen muss.

In welcher Form muss ich Widerspruch einlegen?

Möchten Sie gegen einen amtlichen Bescheid vorgehen, steht in der Rechtsbehelfsbelehrung, welche Form für den Widerspruch vorgeschrieben ist. Und in aller Regel gibt es dabei zwei Möglichkeiten:

1. Sie können Ihren Widerspruch zur Niederschrift erklären. Zur Niederschrift bedeutet, dass Sie Ihren Widerspruch mündlich zu Protokoll geben. Dazu suchen Sie das Amt auf und diktieren einem Sachbearbeiter Ihren Widerspruch. Der Sachbearbeiter schreibt Ihren Widerspruch auf und leitet die Bearbeitung ein. Wenn Sie Ihren Widerspruch zur Niederschrift erklären möchten, müssen Sie aber tatsächlich persönlich zum Amt gehen. Per Telefon können Sie Ihren Widerspruch nicht diktieren. Denn Sie müssen das, was der Sachbearbeiter aufgeschrieben hat, durch Ihre Unterschrift bestätigen.

2. Sie können schriftlich Widerspruch einlegen. Dazu setzen Sie ein formloses Schreiben auf. Ein formloses Schreiben ist ein ganz normaler Brief. Diesen Brief unterschreiben Sie handschriftlich und schicken ihn anschließend per Post ans Amt oder geben ihn persönlich dort ab. Die handschriftliche Unterschrift ist wichtig, denn nur so ist die Schriftform erfüllt. Teilweise können Sie Ihren Widerspruch auch per Fax oder E-Mail versenden. Ob das möglich ist, steht in der Rechtsbehelfsbelehrung. Allerdings können bei einer E-Mail besondere Anforderungen gelten, durch die ein vollwertiger Ersatz für Ihre handschriftliche Unterschrift gewährleistet werden soll.

Möchten Sie einer Rechnung oder einer anderen Mitteilung eines Vertragspartners widersprechen, sollten Sie ebenfalls ein Schreiben aufsetzen. Und behalten Sie eine Kopie von Ihrem Widerspruch. Sollte es zu Schwierigkeiten kommen, können Sie den Schriftverkehr belegen.

Tipp: Wählen Sie für Ihren Widerspruch eine Versandart, für die Sie später einen Nachweis haben. Gut geeignet ist ein Einwurf-Einschreiben. Bei dieser Versandart wird Ihr Schreiben in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen und der Postbote quittiert die Zustellung. Ob der Empfänger da ist oder nicht, spielt keine Rolle, denn er muss das Schreiben nicht persönlich entgegennehmen. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Widerspruch persönlich abgeben und sich den Empfang bestätigen lassen. Ein Nachweis ist deshalb für Sie wichtig, weil Sie beweisen müssen, dass der Empfänger Ihren Widerspruch rechtzeitig erhalten hat, falls der Empfänger den Erhalt bestreitet.

Wie viel Zeit habe ich für einen Widerspruch?

In der Rechtsbehelfsbelehrung auf einem Bescheid ist angegeben, bis wann Ihr Widerspruch vorliegen muss. Meist beträgt die Widerspruchsfrist einen Monat. Dabei beginnt die Frist an dem Tag, an dem Sie den Bescheid erhalten haben. Für den fristgerechten Eingang Ihres Widerspruchs zählt aber immer das Datum, an dem Ihr Widerspruchsschreiben bei der Behörde eingeht. Es ist also egal, welches Datum in Ihrem Schreiben steht oder wann Sie den Widerspruch abgeschickt haben. Entscheidend ist, wann Ihr Widerspruch bei der Behörde ankommt. Haben Sie die Frist verpasst, ist der Bescheid bestandskräftig. Ihr Widerspruch wird dann zurückgewiesen, eben weil Sie nicht fristgerecht widersprochen haben. Warten Sie also besser nicht zu lange ab, sondern legen Sie zeitnah Widerspruch ein.

Möchten Sie gegen eine Zahlungsaufforderung oder eine andere Mitteilung eines Vertragspartners vorgehen, müssen Sie in dem Schreiben nachschauen, ob dort eine Frist genannt ist. Falls nicht, legen Sie am besten Widerspruch ein, bevor die Zahlung fällig ist oder die angekündigte Maßnahme ansteht. Und generell sollten Sie möglichst schnell reagieren. Denn wenn Sie abwarten, wird Ihr Vertragspartner annehmen, dass Sie nichts zu beanstanden haben. Folglich wird er die angekündigten Maßnahmen einleiten oder Ihnen, im Fall einer Rechnung, bald eine Mahnung schicken.

Achtung: Vielleicht haben Sie eine Zahlungsaufforderung erhalten, obwohl Sie sicher sind, dass Sie einen solchen Vertrag nie geschlossen oder diese Dienstleistung nie in Anspruch genommen haben. In diesem Fall sollten Sie der Zahlungsaufforderung widersprechen, um sich vor weiteren Forderungen zu schützen. Schreiben Sie in diesem Fall aber nur, dass Sie der Zahlungsaufforderung nicht nachkommen werden, weil sie nicht gerechtfertigt ist. Schreiben Sie jedoch nichts davon, dass Sie den angeblichen Vertrag widerrufen oder kündigen. Denn wenn Sie von einem Widerruf oder einer Kündigung sprechen, räumen Sie indirekt ein, dass es einen Vertrag gibt. Sonst müssten Sie ihn ja nicht widerrufen oder kündigen. Tappen Sie also nicht in diese Falle!

Welche Angaben sollte mein Widerspruch beinhalten?

Strenge Anforderungen werden an einen Widerspruch eigentlich nicht gestellt. Zunächst ist nur entscheidend, dass der Empfänger klar und unmissverständlich erkennen kann, wer Widerspruch einlegt und wogegen sich der Widerspruch richtet. Nicht einmal das Wort Widerspruch muss in dem Schreiben unbedingt auftauchen. Es genügt, wenn aus Ihrem Schreiben hervorgeht, dass Sie mit dem benannten Sachverhalt nicht einverstanden sind. Und es ist auch nicht schlimm, wenn Sie in Ihrem Schreiben Begriffe wie Einspruch, Beschwerde oder Reklamation verwenden. Ein Einspruch, eine Beschwerde oder eine Reklamation sind zwar nicht das Gleiche wie ein Widerspruch. Aber der Empfänger wird Ihr Schreiben trotzdem als Widerspruch verstehen und werten. Um die Sache nicht unnötig kompliziert zu machen, formulieren Sie jedoch am besten gleich in der Betreffzeile, dass es sich bei Ihrem Schreiben um einen Widerspruch handelt. Außerdem sollte Ihr Widerspruch folgende Angaben enthalten:

  • Ihren Namen und Ihre Anschrift; Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse können Sie angeben, wenn Sie möchten. Unbedingt notwendig ist das aber nicht.
  • die Anschrift des Empfängers; bei einem amtlichen Bescheid ist die Adresse, an die Sie Ihren Widerspruch richten müssen, in der Rechtsbehelfsbelehrung angegeben. Schicken Sie Ihren Widerspruch auch unbedingt an diese Adresse. Denn es kann gut sein, dass der Widerspruch nicht von der Stelle bearbeitet wird, die den Bescheid erlassen hat. Bei einer Rechnung oder einer ähnlichen Mitteilung schicken Sie Ihren Widerspruch an die Anschrift, die der Absender angegeben hat.
  • die genaue Bezeichnung des Sachverhalts; legen Sie gegen einen Bescheid Widerspruch ein, nennen Sie den Bescheid und das Datum, an dem der Bescheid erlassen wurde. Ansonsten geben Sie das Schreiben samt Datum an, dem Sie widersprechen.
  • weitere Angaben zur eindeutigen Zuordnung; führen Sie in Ihrem Widerspruch Daten wie das Akten- oder Geschäftszeichen, Ihre Kundennummer, die Vertragsnummer oder die Rechnungsnummer auf.
  • Ihre Widerspruchserklärung; dafür schreiben Sie in einem kurzen Satz, dass Sie mit Ihrem Schreiben Widerspruch einlegen.
  • Ihre Widerspruchsbegründung; hier führen Sie aus, warum Sie Widerspruch einlegen. Auf die Begründung gehen wir gleich noch ausführlicher ein.
  • Ihre handschriftliche Unterschrift; mit diesen Angaben ist Ihr Widerspruch komplett. Achten Sie darauf, dass Ihr Schreiben verständlich ist und eindeutig zugeordnet werden kann. Denn wenn der Empfänger nicht genau herauslesen kann, welchem Sachverhalt Sie widersprechen, verzögert sich die Bearbeitung nur unnötig.

Muss ich meinen Widerspruch begründen?

Sie sind nicht dazu verpflichtet, Ihren Widerspruch zu begründen. Ihre Widerspruchserklärung reicht für einen wirksamen Widerspruch aus. Es genügt also, wenn Sie einfach nur schreiben: “Hiermit lege ich Widerspruch gegen … ein.” Der Empfänger muss sich auch dann um die Angelegenheit kümmern und den Sachverhalt prüfen, wenn Sie keine Gründe nennen.

Allerdings macht ein Widerspruch ohne Begründung nicht allzu viel Sinn. Denn wenn der Empfänger nicht weiß, was Sie beanstanden, kann er nur die Informationen verwerten, die ihm vorliegen. Und genau diese Informationen haben ja zu seiner Entscheidung oder Mitteilung geführt. Wenn ihm kein offensichtlicher oder gravierender Fehler unterlaufen ist, wird er keinen Anlass sehen, seine Entscheidung zu korrigieren. Deshalb sollten Sie begründen, warum Sie Widerspruch einlegen. Erläutern Sie möglichst präzise und schlüssig, wo Sie einen Fehler sehen oder warum Sie nicht einverstanden sind. Dabei können Sie einzelne Angaben aus dem Bescheid oder der Mitteilung aufgreifen und sie mit Gegenargumenten widerlegen, richtigstellen oder die Sachlage aus Ihrer Sicht schildern. Haben Sie Nachweise wie Kontoauszüge, Rechnungen, frühere Schreiben, Gutachten, Atteste oder Fotos, legen Sie diese Ihrem Widerspruchsschreiben bei. So können Sie Ihre Aussagen glaubhaft untermauern.

Tipp: Manchmal dauert es ein bisschen, bis Sie eine überzeugende Begründung formuliert haben. Vielleicht brauchen Sie auch noch bestimmte Unterlagen oder Nachweise, die Sie aber erst anfordern müssen. In solchen Fällen können Sie zunächst fristwahrend Widerspruch einlegen. Fristwahrend heißt, dass Sie Ihren Widerspruch erklären, um die Frist einzuhalten. Ihre Begründung reichen Sie dann in einem zweiten Schreiben nach. Auf diese Weise gewinnen Sie Zeit. Informieren Sie den Empfänger aber sicherheitshalber in Ihrem Schreiben darüber, dass die Begründung noch folgt.

Musterbrief für einen Widerspruch

Ihr Vor- und Nachname
Ihre Anschrift

Name des Empfängers
Anschrift

Datum

 

Ihr/e ___ (Bescheid/Rechnung/Schreiben) ___ vom __________ – Widerspruch
Aktenzeichen/Geschäftszeichen: ________________________
Kundennummer/Rechnungsnummer: ______________________

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

am ­­­­­­­__________ habe ich den/die/das in der Betreffzeile genannte/n Bescheid/Rechnung/Schreiben erhalten. Dagegen lege ich hiermit Widerspruch ein.

Begründung
__________ (Erläutern Sie hier sachlich und präzise, was Sie zu beanstanden haben. Argumentieren Sie mit klaren und nachvollziehbaren Fakten. Haben Sie Nachweise für Ihre Ausführungen, verweisen Sie darauf und legen Sie Kopien davon bei. In der Begründung können Sie auch Sachverhalte angeben, die sich erst jetzt ergeben haben oder die Sie zuvor vergessen hatten.) _______________________________________

Oder: Eine ausführliche Begründung meines Widerspruchs reiche ich Ihnen in Kürze mit separatem Schreiben nach.

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift