Bewerbungsunterlage Vordruck

Ihre Bewerbungsunterlagen vermitteln dem Personaler einen ersten Eindruck und sind zugleich Ihre erste Arbeitsprobe. Umso wichtiger ist, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen sorgfältig, ansprechend und überzeugend gestalten.

Bewerbungsunterlagen, die ansprechend aussehen und überzeugend formuliert sind, können Sie als möglicherweise richtigen Kandidat für die freie Stelle präsentieren und so das Interesse des Arbeitsgebers an einem persönlichen Kennenlernen wecken. Sind Ihre Bewerbungsunterlagen hingegen unvollständig, schlampig präsentiert oder zu allgemein und wenig aussagekräftig formuliert, kann es passieren, dass Ihre Bewerbung gleich wieder aus dem Rennen ist.

Nun ist es aber alles andere als einfach, rundum gelungene Bewerbungsunterlagen zu erstellen. Und eine perfekte Bewerbung mit Erfolgsgarantie gibt es nicht. Denn jede Bewerbung ist individuell. Sie muss Sie als Person vorstellen, Ihr Wissen und Können aufzeigen und Ihre Motivation verdeutlichen. Zudem muss die Bewerbung zum angestrebten Job und zum Unternehmen passen. Für Sie bedeutet das, dass Sie durchaus Zeit und Arbeit in Ihre Bewertungsunterlagen investieren sollten.

Was ist mit Bewerbungsunterlagen gemeint?

Wenn in einer Stellenanzeige davon die Rede ist, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen einreichen sollen, dann ist damit eine klassische Bewerbungsmappe gemeint. Für Sie bedeutet das, dass Sie

  • ein Anschreiben,
  • einen Lebenslauf und
  • Kopien von Ihren Schul- und Arbeitszeugnissen

brauchen. In manchen Branchen und Berufen werden zusätzlich zu den üblichen Bewerbungsunterlagen noch weitere Dokumente benötigt. Bei diesen Dokumenten kann es sich um ein polizeiliches Führungszeugnis, eine Schufa-Auskunft oder ein ärztliches Gesundheitszeugnis handeln. Manchmal möchten Arbeitgeber auch eine Arbeitsprobe haben. Falls Sie solche Dokumente einreichen müssen, steht das aber ausdrücklich so auch in der Stellenanzeige.

Ist in der Stellenanzeige hingegen davon die Rede, dass Sie nur eine Kurzbewerbung zuschicken sollen, dann heißt das, dass Sie nur Ihr Bewerbungsanschreiben und Ihren Lebenslauf benötigen. Ihre Zeugnisse und die Mappe als Verpackung lassen Sie in diesem Fall weg. Eine vollständige Bewerbungsmappe mit Ihren Bewerbungsunterlagen bringen Sie dann erst zum Vorstellungsgespräch mit. Und: Wenn der Arbeitgeber nur eine Kurzbewerbung will, wird er Ihnen in vielen Fällen Ihre Bewerbungsmappe nicht zurückschicken. Sparen Sie sich also die Mühe und belassen Sie es bei der geforderten Kurzbewerbung.

Wie erstelle ich überzeugende Bewerbungsunterlagen?

Was glauben Sie, wie lange sich ein Personaler bei der ersten Durchsicht mit Ihren Bewerbungsunterlagen beschäftigt? Zehn Minuten? Fünf Minuten? Drei Minuten? Nein! Im Durchschnitt schaut sich ein Personaler eine Bewerbungsmappe weniger als eine Minute lang an. Das heißt für Sie: Sie haben gerade einmal eine knappe Minute lang Zeit, um den Personaler zu überzeugen. Wenn das gelingt, wird er sich Ihre Unterlagen näher anschauen. Doch falls nicht, wird Ihre Bewerbungsmappe gleich wieder aussortiert. Umso wichtiger ist deshalb, dass Sie Ihre Unterlagen ansprechend und aussagekräftig ausarbeiten. Verzichten Sie auf nichtssagende Standardfloskeln, sondern kommen Sie auf den Punkt und präsentieren Sie sich individuell.

Das Anschreiben

Das Anschreiben wird auch als Motivationsschreiben bezeichnet. Denn im Anschreiben geht es darum, dass Sie sich als Person vorstellen, Ihre Motivation für die Stelle aufzeigen und dem Arbeitgeber vermitteln, was Sie zu bieten haben. Unterm Strich sollte Ihr Anschreiben folgende Fragen schlüssig beantworten:

  • Warum will ich ausgerechnet diese Stelle bei diesem Unternehmen haben?
  • Warum bin ich die richtige Besetzung für diese Position?
  • Warum sollte sich das Unternehmen für mich entscheiden? Was hat es davon, wenn es mich einstellt?

Die Inhalte Ihres Anschreibens

Beginnen Sie Ihr Anschreiben, indem Sie erklären, was Ihre Motivation für die Stelle ist. Schildern Sie präzise, warum Sie unbedingt für diesen Arbeitgeber tätig werden wollen. Im Hauptteil greifen Sie dann Ihre wichtigsten Qualifikationen auf und zeigen, wie Sie dieses Wissen und Können für den Job nutzen werden. Stellen Sie dabei aber keine bloßen Behauptungen auf, indem Sie einfach nur irgendwelche Eigenschaften aufzählen. Sondern untermauern Sie Ihre Aussagen mit konkreten Beispielen. Um Ihr fachliches Können zu belegen, können Sie auf Ihre Ausbildungsinhalte oder Ihre bisherigen Tätigkeiten eingehen. Die sogenannten Soft Skills, also Eigenschaften und Charakterzüge, können Sie anhand von Situationen aus dem Berufsalltag, Ihrem privaten Umfeld oder Ihrer Interessen und Hobbys verdeutlichen. Zum Schluss können Sie auf Organisatorisches eingehen, beispielsweise wann Sie die Stelle antreten können oder welche Gehaltsvorstellungen Sie haben.

Achten Sie bei Ihrem Anschreiben darauf, dass Sie aussagekräftig formulieren. Präsentieren Sie sich selbstbewusst und kommen Sie auf den Punkt. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Vorzüge und schwafeln Sie nicht unnötig herum. Und: Verzichten Sie in Ihrem Schlusssatz auf den Konjunktiv. Schreiben Sie nicht, dass Sie sich über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch freuen würden. Denn das wirkt nicht höflich, sondern unsicher. Sie würden sich nicht freuen – Sie freuen sich.

Ein Wort zu Vorlagen und Vordrucken

Natürlich können Sie sich an Bewerbungsmustern orientieren. Und es spricht nichts dagegen, wenn Sie die eine oder andere Formulierung übernehmen. Kommen Sie aber auf keinen Fall auf die Idee, eine Vorlage einfach nur zu kopieren. Denn zum einen kennt jeder Personaler die gängigen Bewerbungsmuster. Überzeugen werden Sie ihn damit deshalb nicht. Und zum anderen ist es Ihre Bewerbung. Folglich muss Ihr Anschreiben zu Ihnen als Person und zur angestrebten Stelle passen. Wenn Sie also eine allgemeine Vorlage als Grundgerüst verwenden, dann formulieren Sie diese so um, dass sie individuell wird.

Die Form des Anschreibens

Das Bewerbungsschreiben sollte maximal eine Seite lang sein. Achten Sie auf eine übersichtliche und lesefreundliche Struktur, indem Sie Ihren Text in Absätze gliedern. Suchen Sie sich immer den zuständigen Ansprechpartner heraus und richten Sie das Anschreiben an ihn. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten Sie nur im absoluten Ausnahmefall, wenn Sie den Ansprechpartner beim besten Willen nicht herausfinden können, verwenden. Achten Sie darauf, dass Ihr Anschreiben das richtige Datum hat und unterschreiben Sie es von Hand. Und überprüfen Sie Ihr Anschreiben auf Rechtschreib-, Tipp- und Grammatikfehler. Verschicken Sie Ihre Bewerbung per Post, wird das Anschreiben lose auf die Bewerbungsmappe gelegt.

Der Lebenslauf

Während es im Bewerbungsanschreiben um Ihre Motivation und Ihre Persönlichkeit geht, steht im Lebenslauf Ihr bisheriger Werdegang im Mittelpunkt. Hier präsentieren Sie Daten und Fakten. Im Ergebnis sollen Ihr Anschreiben und Ihr Lebenslauf eine Einheit bilden und sich gegenseitig ergänzen, so dass sich der Personaler ein umfassendes Bild von Ihnen machen kann.

Die Inhalte des Lebenslaufs

Der Lebenslauf wird als tabellarischer Lebenslauf erstellt. Dazu teilen Sie die Inhalte in Rubriken ein. In den Rubriken ordnen Sie die Angaben dann in zwei Spalten an. In der einen Spalte stehen Zeitdaten oder Stichworte, in der anderen Spalte die entsprechenden Angaben dazu. Ein klassischer Aufbau geht so:

  • Persönliche Daten: Hier geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihr Geburtsdatum an. Angaben zu Ihrem Familienstand, Ihren Eltern, Ihrer Nationalität oder Ihrer Religion lassen Sie weg. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn solche Daten für die Stelle relevant sind. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn Sie sich bei einer kirchlichen Einrichtung bewerben und eine bestimmte Konfession zu den Einstellungsvoraussetzungen gehört.
  • Berufspraxis: Hier führen Sie Ihre beruflichen Stationen auf. Dabei nennen Sie in einer Spalte die Dauer mit Monat und Jahr. In der anderen Spalte führen Sie Ihre Position und den Namen des Arbeitgebers auf. Außerdem beschreiben Sie in zwei, drei Stichworten Ihren Tätigkeitsschwerpunkt. Versuchen Sie dabei Ihre beruflichen Stationen so zu beschreiben, dass sie Kenntnisse aufzeigen, die auch für die angestrebte Stelle wichtig sind.
  • Berufliche Bildung: Hier nennen Sie Ihre Berufsausbildung mit Titel und Abschluss. Haben Sie mehrere Ausbildungen absolviert, führen Sie alle auf. Wenn Sie möchten, können Sie außerdem Ihren höchsten Schulabschluss angeben. Das ist aber nur notwendig, wenn Ihre Schulzeit noch nicht allzu lange zurückliegt.
  • Weitere Qualifikationen: Hier nennen Sie weitere Kenntnisse und Fähigkeiten. Das können beispielsweise PC- und Fremdsprachenkenntnisse, absolvierte Fortbildungen oder Projektteilnahmen sein.
  • Ehrenämter und Hobbys: Um persönliche Eigenschaften und Merkmale zu vermitteln, können Sie Ehrenämter, Hobbys und persönliche Interessen angeben. Auch hier sollten Sie aber darauf achten, dass die Eigenschaften zum angestrebten Job passen. Und belassen Sie es bei insgesamt zwei, drei Ehrenämtern und Hobbys. Sonst könnte der Eindruck entstehen, dass Ihre Freizeit zu viel Raum einnimmt.

Die Rubriken können Sie aber selbstverständlich auch anders benennen. Für die Reihenfolge der Inhalte ist die antichronologische Reihenfolge üblich. Das bedeutet: Sie fangen mit der jüngsten Station an und gehen dann an der Zeitachse entlang rückwärts. Allerdings müssen Sie nicht jede einzelne Station aufführen. Für den Personaler sind in erster Linie die letzten zehn Jahre interessant. Stationen, die länger zurückliegen und für die angestrebte Stelle keine besondere Bedeutung haben, können Sie deshalb in einem Punkt kurz zusammenfassen.

Die Form des Lebenslaufs

Ihr Lebenslauf muss klar strukturiert und übersichtlich gegliedert sein. Der Personaler muss schnell und mit einem Blick die Inhalte finden können, die ihn interessieren. Dass der Lebenslauf keine Rechtschreibfehler enthalten darf, versteht sich von selbst. Was die Länge angeht, so gilt, dass der Lebenslauf maximal zwei Seiten umfassen sollte. Und wie beim Anschreiben gilt auch für den Lebenslauf: Stimmen Sie ihn auf Ihren Wunschjob ab! Anders als das Anschreiben wird der Lebenslauf übrigens weder datiert noch unterschrieben.

Ein Wort zum Foto und zum Deckblatt

Ein Bewerbungsfoto ist zwar keine Pflicht, hierzulande aber durchaus üblich. So kann sich der Personaler nämlich im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild von Ihnen machen. Ihr Foto können Sie neben den Angaben zu Ihrer Person in den Lebenslauf integrieren. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie ein Deckblatt erstellen. Auf dem Deckblatt ordnen Sie das Foto und Ihre Kontaktdaten an. Insgesamt macht ein Deckblatt aber nur dann Sinn, wenn Sie Platz im Lebenslauf gewinnen möchten. Wäre Ihr Lebenslauf zu lang oder zu vollgestopft, wenn Sie das Foto dort einbauen, können Sie also ein Deckblatt erstellen. Reicht der Platz in Ihrem Lebenslauf hingegen locker für das Foto aus, dann integrieren Sie es dort und lassen das Deckblatt weg. Denn in diesem Fall wäre das Deckblatt eine völlig überflüssige Seite.

Die Zeugnisse

Ihre Zeugnisse belegen die Angaben, die Sie im Lebenslauf gemacht haben. In Ihre Bewerbungsmappe fügen Sie deshalb

  • die Arbeitszeugnisse Ihrer bisherigen Arbeitgeber,
  • das Abschlusszeugnis Ihrer Berufsausbildung,
  • Ihr höchstes Schulabschlusszeugnis, wenn Sie diesen Abschluss im Lebenslauf genannt haben, und
  • Zertifikate von Fort- und Weiterbildungen, Seminaren und anderen Kursen, wenn sie für die Stelle relevant sind,

ein. Haben Sie viele Zeugnisse, sollten Sie aber auch hier wieder eine Auswahl treffen. Beschränken Sie sich auf die Zeugnisse, die für die angestrebte Stelle von Bedeutung sind.

In der Bewerbungsmappe ordnen Sie Ihre Zeugnisse dann in der Reihenfolge an, wie Sie im Lebenslauf stehen. Haben Sie Ihren Werdegang antichronologisch aufgelistet, beginnen Sie also mit dem jüngsten und enden mit dem ältesten Zeugnis.

Die Verpackung

Haben Sie alle Bewerbungsunterlagen zusammen, heften Sie diese in Ihre Bewerbungsmappe ein. Die Reihenfolge dabei ist so:

  • Deckblatt, sofern Sie eines erstellt haben
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse in der Reihenfolge, wie Sie im Lebenslauf stehen

Das Anschreiben legen Sie lose auf die Bewerbungsmappe. Das Ganze stecken Sie dann in einen großen Briefumschlag. Achten Sie hier darauf, dass Sie sowohl Ihre Absenderadresse als auch die Anschrift des Unternehmens ordentlich, gerade und fehlerfrei schreiben. Denn der Personaler wird nichts Gutes erwarten, wenn schon die äußere Hülle schlampig aussieht.

Welche Bewerbungsunterlagen bei einer E-Mail-Bewerbung?

In vielen Fällen müssen Sie keine klassische Bewerbungsmappe mehr erstellen, sondern können Ihre Bewerbung auch per E-Mail einreichen. Dabei werden an eine E-Mail-Bewerbung aber genau die gleichen Anforderungen gestellt wie an eine normale Bewerbung. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen nicht ausdrucken, sondern eben per E-Mail verschicken.

Einen Unterschied gibt es aber doch: Sie ordnen Ihre Bewerbungsunterlagen nicht in eine Bewerbungsmappe ein, sondern packen Sie in eine PDF-Datei. Und in dieses PDF fügen Sie auch Ihr Bewerbungsanschreiben ein. Ihre komplette Bewerbung befindet sich also im Anhang der E-Mail. In der E-Mail selbst weisen Sie nur auf Ihre Bewerbung im Anhang hin. Eine Vorlage dazu haben wir am Ende dieses Beitrags für Sie vorbereitet.

Für eine erfolgreiche E-Mail-Bewerbung sind also folgende Punkte wichtig:

  • Packen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in eine PDF-Datei und hängen Sie diese an Ihre E-Mail an.
  • Die Reihenfolge Ihrer Bewerbungsunterlagen in der PDF-Datei ist: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr PDF nicht größer ist als 2 MB.
  • Kontrollieren Sie Ihr PDF, bevor Sie es abschicken. Denn alle Ihre Unterlagen müssen gut lesbar sein. Außerdem wäre es schade, wenn Sie sich selbst aus dem Rennen werfen, nur weil Ihre Unterlagen verschoben sind oder auf dem Kopf stehen.
  • Legen Sie sich eine seriöse E-Mail-Adresse zu und kontrollieren Sie Ihr E-Mail-Postfach regelmäßig

Was gilt für eine Online-Bewerbung?

Immer häufiger stellen Unternehmen Online-Bewerbungsformulare zur Verfügung. Für die Unternehmen reduziert sich dadurch der Arbeitsaufwand. Und auch für Sie ist ein Online-Bewerbungsformular vorteilhaft, weil Sie sich die Arbeit mit einer chicen Bewerbungsmappe sparen können. Achten Sie bei einem Online-Bewerbungsformular aber auf folgende Punkte:

  • Füllen Sie nach Möglichkeit alle Felder aus. Die Pflichtfelder müssen Sie auf jeden Fall mit Ihren Angaben ergänzen. Aber auch die anderen Felder sollten Sie nutzen, um ein vollständiges Bild zu vermitteln.
  • Achten Sie in Freifeldern, also Feldern, die Sie mit eigenem Text ausfüllen, auf aussagekräftige Formulierungen. Versuchen Sie außerdem, Schlüsselwörter zu verwenden, die für die Stelle relevant sind. Denn auch die Freifelder sind oft mit Suchfunktionen hinterlegt. Und je mehr Schlüsselwörter Ihr Text enthält, desto größer sind die Chancen, dass Ihre Bewerbung gefunden wird.
  • Auch bei einer Bewerbung per Online-Formular ist eine korrekte Rechtschreibung Pflicht!
  • Kontrollieren Sie Unterlagen wie Ihren Lebenslauf oder Ihre Zeugnisse, bevor Sie diese hochladen. Prüfen Sie, ob alles gut lesbar ist. Und verwenden Sie ein Dateiformat, das akzeptiert wird.
  • Haben Sie sich auf einer Bewerbungsplattform einen Account eingerichtet, dann wählen Sie einen seriösen Benutzernamen und notieren Sie sich das Passwort.

Vordruck: Begleitmail zu Bewerbungsunterlagen

Verschicken Sie Ihre Bewerbung per E-Mail, befinden sich Ihre Bewerbungsunterlagen samt Anschreiben im Anhang. In der E-Mail selbst verweisen Sie nur auf Ihre Bewerbung. Außerdem können Sie kurz Ihre Motivation verdeutlichen. Belassen Sie es aber bei zwei, drei Sätzen. Und verzichten Sie auf irgendwelche Formatierungen. Sie können vom Empfänger meist sowieso nicht gelesen werden und verzerren schlimmstenfalls nur unnötig die Anzeige.

Geben Sie in der Betreffzeile an, auf welche Position sich Ihre Bewerbung bezieht. Schreiben Sie also beispielsweise “Bewerbung als (Bezeichnung der Tätigkeit)”. Ihre Begleitmail richten Sie an den Ansprechpartner, der in Ihrem Anschreiben steht. Auch hier wählen Sie also eine persönliche Anrede. Und am Schluss der E-Mail sollten Sie Ihre Kontaktdaten aufführen. Denn zum einen wirkt das professionell und zum anderen kann Ihr Ansprechpartner so schnell und einfach Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Wie Ihre Begleitmail aussehen kann, zeigt Ihnen die folgende Vorlage.

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name), 

die von Ihnen beschriebenen Aufgaben und die Möglichkeit, am Aufbau des neuen Standortes mitzuwirken, reizen mich sehr. 

Welche fachlichen Qualifikationen und Kenntnisse ich mitbringe und wie ich mich in Ihrem Unternehmen einbringen kann, habe ich in meinen Bewerbungsunterlagen für Sie zusammengefasst. Diese finden Sie im Anhang.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Anschrift

Telefonnummer

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