Aktualisiert am 4. Januar 2022 von Ömer Bekar
Um ein bestimmtes Ergebnis oder Ziel zu erreichen, geht es meist nicht ohne Planung. Denn nur wenn die einzelnen Arbeitsschritte und Abläufe richtig und sinnvoll geplant sind, können Zeit und Arbeitsmittel optimal eingesetzt werden. Das Instrument, das bei dieser Planung zum Einsatz kommt, ist der Arbeitsplan. Aber wie kannst Du einen Arbeitsplan erstellen? Und worauf solltest Du dabei achten?
Vor allem bei komplexeren Aufgaben und umfangreicheren Arbeiten ist eine gute Planung das A und O. Durch die Planung ist sichergestellt, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt sind. Gleichzeitig werden die vorhandenen Mittel optimal genutzt und unnötige Wartezeiten vermieden. Dies spielt dann eine Rolle, wenn die einzelnen Arbeitsschritte ineinandergreifen und voneinander abhängen. Oft kann ein Arbeitsschritt nämlich erst dann durchgeführt werden, wenn die vorhergehenden Arbeitsschritte erfolgt und abgeschlossen sind. Gleichzeitig müssen die erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel zur Verfügung stehen.
Mustervorlage
Welche Funktion hat ein Arbeitsplan?
Dies lässt sich an einem Beispiel aus dem Alltag verdeutlichen: Du möchtest einen Kuchen backen. Den Teig kannst Du erst dann in die Form füllen, wenn Du alle Zutaten miteinander vermengt und die Kuchenform vorbereitet hast. Zudem muss der Backofen vorgeheizt und frei sein. Solange noch ein anderes Gericht im Backofen ist, kannst Du nicht weitermachen. Die Zeit, in der Dein Kuchen backt, kannst Du wiederum für eine andere Arbeit nutzen, beispielsweise um die Glasur vorzubereiten oder die Küche aufzuräumen.
In der Schule und in Unternehmen ist das nicht anders. Auch hier müssen die Abläufe in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht und die Arbeitsschritte geplant werden, damit alles funktioniert. Ein Arbeitsplan legt aber nicht nur die Abläufe fest. Er ist gleichzeitig auch ein Kontroll- und ein Steuerungsinstrument. Zeichnet sich nämlich ab, dass die Arbeit nicht wie geplant erledigt werden kann, können entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Die Steuerung umfasst dabei alle Maßnahmen und Änderungen, die notwendig sind, damit die Ziele doch noch erreicht werden können.
Wie wird ein Arbeitsplan erstellt?
Wie ein Arbeitsplan konkret aussieht, richtet sich danach, um welche Aufgaben es geht. So sieht ein Arbeitsplan für die Produktionsabläufe in einem Unternehmen anders aus als ein Arbeitsplan in der Schule und wieder anders als ein Arbeitsplan, durch den Du Deine Vorbereitung auf eine Prüfung oder Klassenarbeit festlegst. Vom Grundprinzip her ist die Vorgehensweise jedoch ähnlich. So beantwortet ein Arbeitsplan grundsätzlich,
- was gefertigt oder erreicht werden soll,
- welche Arbeitsschritte dafür notwendig sind,
- in welcher Reihenfolge die Arbeitsschritte erfolgen müssen,
- welche Arbeitsmittel benötigt werden,
- wo die Arbeitsabläufe stattfinden,
- wie lange die einzelnen Arbeitsschritte dauern sollen und
- bis wann das fertige Ergebnis vorliegen oder Ziel erreicht sein soll.
Um diese Fragen beantworten zu können, bietet sich folgende Vorgehensweise bei der Erstellung eines Arbeitsplans an:
1.Du teilst die gesamte Aufgabe in Teilaufgaben ein. Du überlegst Dir also die einzelnen Schritte, die notwendig sind, um das Ziel zu erreichen.
2. Die Teilaufgaben bringst Du in eine sinnvolle Reihenfolge.
3. Jeder Teilaufgabe weist Du eine bestimmte Zeitdauer zu. Hierbei solltest Du aber nicht zu knapp kalkulieren.
4. Neben der geplanten Dauer hältst Du fest, welche Materialien und Arbeitsmittel Du für die jeweilige Teilaufgabe brauchst. Außerdem überlegst Du Dir, an welchem Arbeitsplatz der Arbeitsschritt erfolgen soll.
Deine Überlegungen trägst Du anschließend in eine Tabelle ein. Prinzipiell reichen hierbei vier Spalten aus: In die erste Spalte schreibst Du den Zeitpunkt oder die Dauer. Die zweite Spalte ist für die Beschreibung der Teilaufgabe vorgesehen. Hier notierst Du also in aussagekräftigen Stichworten, um was es bei der Aufgabe geht. In der dritten Spalte werden die Arbeitsmittel, die benötigten Materialien und eventuell der Arbeitsplatz erfasst. In der vierten Spalte kannst Du eigene Anmerkungen festhalten. Gleichzeitig kannst Du diese Spalte nutzen, um Änderungen aufzuschreiben.
Hast Du alle Eintragungen fertig, kannst Du ablesen, wann Du mit Deiner Arbeit beginnen musst. Dazu rechnest Du die geplanten Zeiten für die einzelnen Arbeitsschritte zusammen. Anschließend rechnest Du von dem Zeitpunkt aus, an dem das Ziel erreicht sein soll, zurück.
Dazu ein Beispiel: Du hast einen Arbeitsplan für das Mittagessen im Kindergarten erstellt. Das Mittagessen soll um 13 Uhr serviert werden. Aus Deinem Plan geht hervor, dass Du für die Zubereitung des Essens und das Eindecken des Tisches insgesamt 135 Minuten brauchst. Also weißt Du, dass Du um 10.45 Uhr mit den Vorbereitungen beginnen musst, damit die Kinder rechtzeitig zu Mittag essen können.
Manchmal ist es aber sinnvoll, das Arbeitspensum nicht zu engmaschig zu planen. Gerade bei größeren Projekten oder auch bei Zielen, für die ein längerer Zeitraum zur Verfügung steht, ist ein Stunden- oder Tagesplan mitunter keine gute Lösung. Stattdessen bietet sich hier ein Wochen- oder gar Monatsplan an. Ein Beispiel für einen solchen Arbeitsplan ist die Planung der Lernziele und Abläufe in der Grundschule. Da die Lernziele, die erreicht werden sollen, meist für ein halbes oder ein ganzes Schuljahr definiert sind, würde eine strenge Einteilung in einzelne Tage den Arbeitsplan zu unübersichtlich machen. Besser ist deshalb, größere Zeitabschnitte festzulegen.
Und Infos dazu, wie Du einen solchen Arbeitsplan erstellen kannst, erhältst Du hier:
https://www.youtube.com/watch?v=eUeILfNvBWc
Ein Musterbeispiel wie der Arbeitsplan dann aussehen könnte, siehst Du hier in dieser Vorlage.