Textvorlagen Arbeit Schule

Sie müssen oder wollen ein Schreiben für die Schule oder den Job aufsetzen? In dieser Rubrik finden Sie Infos, Tipps und Vorlagen.

Wenn es um Textvorlagen im Zusammenhang mit der Schule und der Arbeit geht, stehen Bewerbungen vermutlich an erster Stelle. Doch auch Entschuldigungsschreiben, Berichtshefte, Urkunden oder Pläne können auf dem Programm stehen. In dieser Rubrik finden Sie Vorlagen für genau solche Schreiben. Zusätzlich zu den Vordrucken haben wir Infos für Sie, worauf es bei dem jeweiligen Schriftstück ankommt. Und Tipps für ein gelungenes Schreiben gibt’s obendrauf.

Aber behalten Sie eines im Hinterkopf!

Vordrucke, Vorlagen und Mustertexte sind in erster Linie als Hilfsmittel gedacht. Sie sollen Ihnen ein Grundgerüst liefern und Anregungen bieten. Die komplette Arbeit können sie Ihnen aber nicht abnehmen. Das heißt: Natürlich können Sie Vorlagen verwenden und die eine oder andere Formulierung übernehmen. Aber kopieren Sie Textvorlagen nicht 1:1. Vor allem bei Bewerbungen ist sehr wichtig, dass Ihr Schreiben eine persönliche Note bekommt. Passen Sie Vorlagen deshalb immer auf Sie, Ihre Situation und Ihr Anliegen an. Dann steht einem überzeugenden und gelungenen Schreiben nichts mehr im Wege.

10 allgemeine Tipps für Ihre Korrespondenz

Jedes Schreiben hat seine Besonderheiten. Ein Bewerbungsanschreiben beispielsweise werden Sie anders schreiben als einen Lebenslauf und wieder anders als ein Entschuldigungsschreiben für die Schule. Aber es gibt ein paar grundlegende Dinge, die Sie bei jedem Schreiben mit offiziellem oder geschäftlichem Charakter beachten sollten. Und diese Punkte haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

Tipp Nr. 1: Nehmen Sie weißes Papier im Format DIN A4.

Mit neutralem, weißem Papier sind Sie am besten beraten. Denn dieses Papier vermittelt einen seriösen und professionellen Eindruck. Außerdem ist schwarze Schrift auf weißem Untergrund besonders lesefreundlich.

Was das Format angeht, so sollten Sie immer zu Papier im Format DIN A4 greifen. Das gilt auch wenn, wenn Ihr Text nur wenige Zeilen umfasst. Das Format DIN A4 ist in Büros Standard. Ihr Schreiben kann deshalb problemlos abgelegt werden. Wählen Sie hingegen ein kleineres oder ein ungewöhnliches Format, kann Ihr Brief schnell wie ein Notizzettel wirken. Außerdem besteht die Gefahr, dass er irgendwo in der Ablage verloren geht.

Tipp Nr. 2: Verwenden Sie eine lesefreundliche Schriftart.

Verschnörkelte Schriftarten, Schreibschriften oder ausgefallene Schriften mögen zwar hübsch aussehen und für Ihre Kreativität sprechen. Allerdings sind sie oft schwer zu entziffern. Und im geschäftlichen Bereich ist Lesefreundlichkeit äußerst wichtig. Denn hier bleibt einfach keine Zeit, um ewig herumzurätseln, was Sie wohl geschrieben haben könnten. Belassen Sie es deshalb bei einer schlichten und klaren Schrift wie Arial, Times New Roman, Courier, Times oder Helvetica. Durch diese Schriften machen Sie dem Empfänger nicht nur das Lesen leichter, sondern vermitteln auch Professionalität. Ihre Schriftgröße sollte 10 bis 12 Punkt betragen, mit einer Zeile als Zeilenabstand.

Tipp Nr. 3: Achten Sie auf den richtigen Aufbau.

Ein professionelles Schreiben beinhaltet bestimmte Bausteine, die in einer festen Reihenfolge angeordnet sind. Diese Anordnung lautet:

  • Ihr Name und Ihre Kontaktdaten als Absender
  • der Name und die Anschrift des Empfängers
  • das Datum
  • die Betreffzeile
  • die Anredeformel
  • der eigentliche Brieftext
  • die Grußformel
  • Ihre Unterschrift
  • evt. ein Hinweis auf Anlagen

Dieses Schema sollten Sie unbedingt einhalten, damit der Empfänger Ihren Brief schnell erfassen kann und sich gut zurechtfindet. Den Brieftext sollten Sie in mehrere Absätze aufteilen, die Sie jeweils mit einer Leerzeile voneinander trennen. Durch die Abschnitte ist der Text leichter zu lesen und Ihr Schreiben bekommt ganz nebenbei eine übersichtliche Struktur. Was die Absätze angeht, gilt übrigens als Faustregel: ein Gedanke oder eine Aussage pro Abschnitt.

Tipp Nr. 4: Wählen Sie eine persönliche Anrede.

Versuchen Sie immer, den Namen Ihres Ansprechpartners herauszufinden und sprechen Sie ihn direkt an. Nur wenn es nicht möglich ist, den Ansprechpartner zu ermitteln, sollten Sie auf eine allgemeine Anrede zurückgreifen. Die übliche Anredeformel lautet „Sehr geehrte Frau …“, „Sehr geehrter Herr …“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“. Auch wenn diese Grußformel nicht unbedingt originell ist, sollten Sie es dabei belassen. Denn Kreativität ist an dieser Stelle nicht gerne gesehen. Gleiches gilt übrigens für die Grußformel, für die sich „Mit freundlichen Grüßen“ etabliert hat.

Tipp Nr. 5: Formulieren Sie kurz, klar und präzise.

Bevor Sie anfangen, Ihren Text auszuformulieren, sollten Sie sich überlegen, was Sie eigentlich sagen wollen. Was möchten Sie vermitteln? Was ist die Kernaussage Ihres Schreibens? Welche zentrale Botschaft soll beim Empfänger ankommen? Was wollen Sie erreichen? Bringen Sie Ihr Anliegen anschließend auf den Punkt. Formulieren Sie klar und präzise, was Sie dem Empfänger mitteilen möchten. Und beschränken Sie sich dabei auf die Angaben, die wirklich wichtig ist. Alle Informationen, die nur nebensächlich sind, nichts mit der Sache zu tun haben, zu sehr ins Detail gehen oder für Verwirrung sorgen könnten, sollten Sie weglassen.

Tipp Nr. 6: Schreiben Sie in gehobener Umgangssprache.

Ein steifes, verstaubtes Beamtendeutsch ist heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Lassen Sie hochtrabende und komplizierte Formulierungen weg. Sie wirken nicht elegant, sondern bestenfalls altbacken. Verwenden Sie stattdessen einen Stil, der gehobener Umgangssprache entspricht. Am besten stellen Sie sich vor, Sie würden dem Empfänger gegenübersitzen und ihm Ihr Anliegen in einem Gespräch schildern. Wie würden Sie sich ausdrücken? Sicher würden Sie nicht so locker sprechen wie mit einem Kumpel, aber Sie würden sich eben auch nicht furchtbar umständlich ausdrücken. Sondern Sie würden höflich und verständlich formulieren. Genau dieser Stil ist der richtige Stil für Ihre Korrespondenz.

Tipp Nr. 7: Verzichten Sie auf lange und komplizierte Schachtelsätze.

Lange Sätze mit mehreren Nebensätzen und Einschüben sind schwer zu lesen und noch schwerer zu verstehen. Oft wird der Empfänger einen solchen Satz mindestens zweimal lesen müssen, damit er ihn erfassen kann. Das kommt aber nicht besonders gut an. Belassen Sie es deshalb besser bei einfachen und kurzen Sätzen. Optimal ist, wenn Ihre Sätze zwischen zehn und 20 Wörter umfassen. Und wenn Sie kürzere und längere Sätze abwechseln. Dadurch klingt Ihr Text flüssig und bleibt verständlich.

Tipp Nr. 8: Lassen Sie die Konjunktive weg.

Viele neigen dazu, in Briefen Konjunktive wie hätte, wäre, würde oder könnte zu verwenden. Die Idee dahinter ist, dass die Aussagen dadurch besonders höflich klingen sollen. In Wirklichkeit klingen Konjunktive aber nicht höflich, sondern unsicher. Lassen Sie Konjunktive deshalb am besten komplett weg. Schreiben Sie also beispielsweise nicht „Über eine positive Rückmeldung würde ich mich sehr freuen.“, sondern „Ich freue mich sehr über Ihre positive Rückmeldung.“

Tipp Nr. 9: Kontrollieren Sie Ihre Rechtschreibung.

Überprüfen Sie Ihren Text immer auf Rechtschreib-, Tipp- und Grammatikfehler. Sie können dafür zunächst die Rechtschreibprüfung Ihres Textverarbeitungsprogramms verwenden. Aber verlassen Sie sich nicht blind darauf. Sind Sie unsicher, bitten Sie eine andere Person, Ihr Schreiben durchzulesen. Fehler in einem Schreiben wirken unprofessionell und hinterlassen keinen guten Eindruck.

Tipp Nr. 10: Unterschreiben Sie von Hand.

Unterschreiben Sie Ihre Briefe handschriftlich. Denn ein von Hand unterschriebener Brief wirkt einfach sympathischer. Im Unterschied dazu erinnert ein Brief ohne Unterschrift schnell an einen unpersönlichen Serienbrief. In einigen Fällen wäre Ihr Schreiben ohne Ihre Unterschrift sogar ungültig. Bei einer Kündigung ist das beispielsweise so.