Aktualisiert am 4. Januar 2022 von Ömer Bekar
Die Quittung bestätigt den Erhalt einer Leistung. Lesen Sie hier, wie Quittungen richtig ausgestellt werden.
Als Privatperson werden Sie vermutlich recht selten in die Situation kommen, dass Sie eine Quittung schreiben müssen. Aber ausgeschlossen ist es nicht. Denn wenn Sie beispielsweise etwas verkaufen, kann Sie der Käufer dazu auffordern, ihm eine Quittung auszustellen. Im Unterschied dazu ist das Schreiben von Quittungen für Unternehmen gängige Praxis. Und dabei ist das Ausstellen von Quittungen deutlich unkomplizierter als das Schreiben von Rechnungen. Nur: Was ist eine Quittung überhaupt? Wann wird sie benötigt? Und welche Angaben muss eine Quittung enthalten? Diese und weitere Fragen rund um die Quittung beantworten wir Ihnen im Folgenden. Und einen Vordruck für Ihre Quittungen haben wir natürlich ebenfalls für Sie!
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine schriftliche Empfangsbestätigung, die belegt, dass eine Zahlung geleistet oder eine Ware erhalten wurde. Der Schuldner hat durch die Quittung also einen Nachweis dafür, dass er die Leistung, die er dem Gläubiger schuldet, erbracht hat. Deutlicher und anschaulicher wird das Ganze, wenn sie sich die Wortherkunft des Namens vor Augen führen. So geht die Bezeichnung Quittung geht auf das inzwischen etwas veraltete quitt zurück. Die Quittung quittiert eine Leistung, bestätigt diese Leistung also. Und nachdem die Leistung erbracht wurde, sind die Vertragspartner quitt. Sie schulden sich somit gegenseitig nichts mehr.
In der Praxis wird eine Quittung in erster Linie dann ausgestellt, wenn eine Barzahlung erfolgt. Verkaufen Sie beispielsweise privat einen Gegenstand und bezahlt der Käufer diesen Gegenstand in bar, kann er Sie dazu auffordern, ihm den Erhalt des Geldes durch eine Quittung zu bestätigen. Aber auch wenn der Käufer die Ware per Überweisung bezahlt hat, kann er von Ihnen eine Quittung verlangen. Ausgestellt wird die Quittung dabei immer von demjenigen, der die Zahlung oder Leistung erhalten hat. Ihr Käufer kann sich also selbst keine Quittung ausstellen, die belegt, dass er Ihnen das Geld bezahlt hat.
Die rechtlichen Grundlagen rund um die Quittung
Rund um die Quittung gibt es einige gesetzliche Regelungen. Diese stehen zum Teil im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und zum Teil in der Zivilprozessordnung (ZPO). Die wichtigsten Regelungen, die Sie beim Ausstellen einer Quittung kennen und berücksichtigen sollten, sind folgende:
- Der Schuldner kann verlangen, dass ihm der Gläubiger eine Quittung ausstellt. Und der Gläubiger ist dazu verpflichtet, dieser Aufforderung nachzukommen. Das ergibt sich aus § 368 BGB. Wenn Sie beispielsweise etwas verkaufen und der Käufer die Ware bezahlt hat, kann er Sie dazu auffordern, ihm eine Quittung zu schreiben. Sie müssen diesem Wunsch nachkommen. Andersherum können Sie natürlich auch eine Quittung verlangen, wenn Sie etwas gekauft und bezahlt haben.
- Die Kosten für die Quittung muss der Schuldner übernehmen. Das steht so in § 369 BGB. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, können Sie also von Ihrem Vertragspartner verlangen, dass er die Kosten übernimmt, die Ihnen durch das Ausstellen der Quittung entstehen. In der Praxis ist das allerdings eher unüblich.
- Die Quittung gilt als Privaturkunde. Nach § 416 ZPO dient sie als Beweis dafür, dass die Erklärungen, die im Rahmen der Quittung abgegeben wurden, auch tatsächlich von demjenigen stammen, der die Quittung ausgestellt hat. Das heißt: Haben Sie eine Quittung ausgestellt und unterschrieben, belegt diese Quittung Ihre darin gemachten Angaben.
- Eine Quittung muss die erhaltene Leistung bestätigen und ein Datum enthalten. Außerdem braucht die Quittung eine handschriftliche Unterschrift. Denn für die Quittung ist die Schriftform vorgeschrieben. Schriftform bedeutet, dass die Quittung schriftlich erteilt und von Hand unterschrieben sein muss. Fehlt die handschriftliche Unterschrift, ist das Schriftformgebot nicht erfüllt. Damit ist die Quittung nichtig. Allerdings kann der Schuldner verlangen, dass die Quittung in einer anderen Form ausgestellt wird, wenn er ein rechtliches Interesse daran hat. Diese ganzen Regelungen ergeben sich aus den § 125 BGB, 126 Abs. 1 BGB und 368 Satz 1 und 2 BGB.
- Derjenige, der dem Schuldner die Quittung aushändigt, ist nach § 370 BGB normalerweise auch derjenige, der die entsprechende Leistung entgegennehmen darf. Stellen Sie eine Quittung aus und überreichen Sie Ihrem Vertragspartner, sind Sie somit auch derjenige, der die Leistung, die durch die Quittung bestätigt wird, in Empfang nimmt.
Für spezielle Formen von Quittungen gelten andere Regelungen. Das betrifft beispielsweise die Spendenquittung, die Bewirtungsquittung oder die arbeitsrechtliche Ausgleichsquittung. In unseren Nachbarländern wiederum gibt es vergleichbare Gesetzte. So ist die Quittung in Österreich in den § 1426 bis 1430 des Allgemeinen bürgerlichen Gesetzbuches geregelt. In der Schweiz finden die Artikel 88 und 89 des Obligationenrechts Anwendung.
Ein Kassenbon ist keine Quittung!
Wenn Sie etwas in einem Geschäft kaufen, bekommen Sie in aller Regel einen Kassenbon. Der Kassenbon belegt Ihren Kauf und bestätigt Ihre Zahlung. Trotzdem ist ein Kassenbon keine Quittung im rechtlichen Sinne. Denn der Kassenbon enthält keine handschriftliche Unterschrift des Zahlungsempfängers und erfüllt damit die formalen Anforderungen nicht. Gleiches gilt übrigens für einen Kontoauszug. Ein Kontoauszug kann zwar belegen, dass eine Zahlung per Überweisung oder Lastschrift geleistet wurde. Doch auch der Kontoauszug ersetzt eine Quittung nicht, weil derjenige, der das Geld bekommen hat, den Erhalt des Geldes nicht durch seine handschriftliche Unterschrift bestätigt.
Der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung
Eine Quittung ist die Bestätigung für einen Zahlungseingang. Im Unterschied dazu ist eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung. Durch eine Rechnung fordern Sie Ihren Vertragspartner also dazu auf, eine Ware oder eine Dienstleistung zu bezahlen. Hat er diese Zahlung geleistet, können Sie die geleistete Zahlung durch eine Quittung bestätigen. Dabei werden an eine Rechnung aber viel umfangreichere Anforderungen gestellt als an eine Quittung.
Erfüllt die Quittung die gesetzlichen Vorgaben, die an eine Rechnung gestellt werden, kann das Schriftstück Rechnung und Quittung in einem sein. Ersetzen kann die Quittung die Rechnung aber nicht. Sie können also nicht auf eine Rechnung verzichten und Ihrem Vertragspartner stattdessen nur eine Quittung ausstellen. Sie können aber eine Quittung ausstellen, die zugleich eine Rechnung ist. Vorausgesetzt, Ihre Quittung erfüllt die gesetzlichen Vorgaben einer Rechnung. Andersherum kann Ihre Rechnung zugleich eine Quittung sein. Dazu genügt, dass Sie auf Ihrer Rechnung eine Formulierung wie „Betrag dankend erhalten“ vermerken und den Zahlungseingang mit dem Datum und Ihrer Unterschrift bestätigen.
Was muss auf einer Quittung stehen?
Eine ordnungsgemäß ausgestellte Quittung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese sind:
- die Bezeichnung „Quittung“
- eine fortlaufende Nummer; stellen Sie als Privatperson eine Quittung aus, können Sie die Nummer aber weglassen
- der Nettopreis
- der Steuersatz und der Steuerbetrag
- der Bruttopreis, als Zahl und zusätzlich dazu in Worten
- der Name des Schuldners, also desjenigen, der die Zahlung geleistet hat; die Anschrift des Schuldners können Sie ebenfalls angeben, zwingend notwendig ist das aber nicht
- der Verwendungszweck, also die Art und die Menge des Produkts oder der Dienstleistung, für die der Schuldner bezahlt hat
- Ort und Datum
- handschriftliche Unterschrift des Ausstellers; zusätzlich zur handschriftlichen Unterschrift kann auch der Firmenstempel abgedruckt sein
Im Schreibwarenbedarf gibt es sogenannte Quittungsblöcke. Darin sind Vordrucke für Quittungen enthalten, die Sie ausfüllen und heraustrennen können. Allerdings müssen Sie solche vorgefertigten Formulare nicht verwenden. Stattdessen können Sie Ihre Quittungen auch auf normalem Papier schreiben oder am PC erstellen und ausdrucken. Eine Mustervorlage finden Sie am Ende dieses Beitrags.
Ein Wort zur Mehrwertsteuer
Prinzipiell muss eine Quittung den Nettobetrag, den Mehrwertsteuerbetrag samt Steuersatz und den Bruttobetrag ausweisen. Der Nettobetrag ist der Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer. Als Mehrwertsteuersatz kommen, je nach Steuersatz, 19 oder 7 Prozent des Bruttobetrags dazu. Der Bruttobetrag ergibt sich dann aus dem Nettobetrag plus den Mehrwertsteuerbetrag.
Sind Ihnen nur der Nettobetrag oder nur der Bruttobetrag bekannt, können Sie die beiden fehlenden Beträge recht einfach ausrechnen. Dazu rechnen Sie mit folgenden Formeln:
| Normaler Steuersatz von 19 % | Ermäßigter Steuersatz von 7 % |
| Bruttobetrag : 1,19 = Nettobetrag | Bruttobetrag : 1,07 = Nettobetrag |
| Nettobetrag x 1,19 = Bruttobetrag | Nettobetrag x 1,07 = Bruttobetrag |
| Nettobetrag x 0,19 = Mehrwertsteuerbetrag | Nettobetrag x 0,07 = Mehrwertsteuerbetrag |
| Bruttobetrag – Nettobetrag = Mehrwertsteuerbetrag |
| Nettobetrag + Mehrwertsteuerbetrag = Bruttobetrag |
Als Privatperson können Sie sich die ganzen Berechnungen aber sparen. Denn wenn Sie privat eine Quittung ausstellen, reicht es aus, wenn Sie nur den Bruttopreis angeben. Und: Wenn Sie zwar Unternehmer sind, aber die sogenannte Kleinunternehmerregelung nutzen und folglich umsatzsteuerbefreit sind, dürfen Sie gar keine Steuern ausweisen. Auch in diesem Fall führen Sie auf Ihrer Quittung deshalb nur den Bruttobetrag auf.
Wie fülle ich ein Quittungsmuster aus?
Ein Muster oder ein Vordruck für eine Quittung ist eigentlich ziemlich überschaubar. Denn es sind darauf nur wenige Zeilen enthalten. Diese Zeilen füllen Sie wie folgt aus:
- Die Beträge: Ganz oben sind Felder für den Nettobetrag, den Steuersatz und den Mehrwertsteuerbetrag sowie für den Bruttobetrag vorgesehen. Hier tragen Sie die entsprechenden Zahlenwerte ein. Als Privatperson oder als steuerbefreiter Unternehmen müssen Sie aber nur den Bruttobetrag angeben.
- Der Bruttobetrag in Worten: Unter den Zahlenbeträgen findet sich ein Feld für den Bruttobetrag in Worten. Hier schreiben Sie den Bruttobetrag noch einmal auf, dieses Mal aber nicht als Zahl, sondern eben in Worten. Dabei setzten Sie vor und nach dem ausgeschriebenen Betrag je einen Minus- oder Bindestrich. Diese Striche sollen gewährleisten, dass die Quittung im Nachhinein nicht verändert werden kann.
- Die Von-Zeile: In diese Zeile tragen Sie denjenigen ein, von dem Sie das Geld oder die Leistung bekommen haben. Der Vor- und Nachname reichen dabei aus. Wenn Sie möchten, können Sie aber auch die Anschrift notieren.
- Die Für-Zeile: In dieses Feld tragen Sie ein, wofür Ihr Vertragspartner bezahlt hat. Hier benennen Sie also die Ware oder die Dienstleistung, für die Sie das Geld bekommen haben.
- Datum, Ort, Unterschrift: Zum Schluss vermerken Sie den Ort und das aktuelle Datum. Außerdem bestätigen Sie Ihre Quittung mit Ihrer Unterschrift. Haben Sie einen Stempel, können Sie ihn zusätzlich zu Ihrer Unterschrift abdrucken.
Vordruck für eine Quittung
Netto EUR _______________
Nr. _____ + ___% MwSt. EUR _______________
Gesamtbetrag EUR _______________
Gesamtbetrag in Worten: ___________________________________________________
von _________________________________________________________________________
für __________________________________________________________________________
_________________________________________ dankend erhalten.
_________________________ _________________________
Ort, Datum Unterschrift